Comment préconfigurer les remboursements des résiliations ?

Lors d'une résiliation, plusieurs modes de remboursement sont possibles. Selon la politique du club, il est possible de rendre visible les modes de remboursement lors des actions de résiliations sur la fiche membre et d'en présélectionner par défaut. 

Résiliations en ligne

Dans cet article, nous aborderons uniquement les cas de résiliation depuis le backoffice. Pour savoir comment permettre aux clients de résilier depuis leur espace membre, rendez-vous sur cet autre article. 

Comment choisir les modes de calculs de remboursement par défaut ?

• Modes de remboursement bloqués selon les profils

Lors d'une résiliation, il est toujours possible de voir les trois modes de remboursement sur l'écran. Seulement pour certains profils, certaines possibilités pourraient être grisées (non utilisables). Il faut simplement contacter le service support pour rendre l'ensemble des options utilisables par un profil utilisateur.

⚠️"Ne pas solder les échéances en cours" sera toujours sélectionnable au moment de résilier un abonnement quoi qu'il arrive. Mais, on peut décider de faire apparaître ou non le mode remboursement au prorata (il faut contacter notre service client pour cela).

• Mode de remboursement présélectionné lors de l'action de résiliation

Depuis le menu Paramètres > Clubs / Juridique > Clubs > Résiliations, il est possible de définir quel mode sera présélectionné par défaut.

Ce choix s'apparente au cas le plus courant selon la politique du club. 

Ici, deux choix sont faits :

• Quel mode est présélectionné lors d'une résiliation pour des échéances à venir (annulation des échéances) ? Il s'agit de la liste déroulante présente sur le champ 1 qui contient trois possibilités. 
• Quel mode est présélectionné lorsque la résiliation a lieu sur la période de facturation initiale ? C'est la liste déroulante présente sur le champ 2 qui contient deux possibilités.

Pour comprendre les modes de calculs à choisir par défaut...

Sur cet écran du backoffice visible lors d'une résiliation, nous allons déterminer comment est calculé le montant de l'avoir créé en conséquence de la résiliation. Il existe plusieurs possibilités et selon le choix réalisé, le détail du calcul est indiqué.

Le choix à faire au niveau des paramètres permet présélectionner un mode de calcul donné sur cet écran.

Nous prendrons deux exemples : l'un d'un abonnement au prorata, l'autre d'un abonnement date à date. En dessous de chaque schéma situationnel seront expliqués les répercussions financières de chacune des possibilités de résiliation.

Cas 1 - Avec un abonnement au prorata

Dans le cas présent, l'abonnement est résilié au 04/04. Une échéance est prévue le 15/04 pour l'ensemble du mois d'avril. Un prélèvement est prévu au mois de mai, mais pas encore au statut "en cours". 

Ne pas solder les échéances en cours.

Le client a payé son échéance du mois de mars le 15/03. Si on ne solde pas l'échéance en cours (celle du 15/04), le client sera prélevé, comme habituellement, du montant équivalent à un mois plein pour l'ensemble de son mois d'avril (date de service du 01/04 au 30/04). L'échéance de mai (celle du 15/05) ne sera pas facturée.

Solder la période en cours, au prorata.

Le client a payé son échéance du mois de mars le 15/03. Le remboursement au prorata permet de rembourser le nombre de jours non utilisés sur le mois d'avril. On crée un avoir du montant de la valeur totale du mois en cours – la valeur du nombre de jours utilisés. Dans notre exemple, on calcule une valeur totale de 30 jours en avril et on soustrait le nombre de jours utilisés (3 jours du 1er avril au 4 avril exclu).

Un avoir sera généré sur l'échéance du 15/04 en cours, pour la réduire. L'échéance de mai (celle du 15/05) ne sera pas générée, ni prélevée. 

Solder la période en cours, intégralement.

Le client a payé son échéance du mois de mars. Pour solder la période en cours intégralement (le mois d'avril, un avoir sera généré sur l'échéance du 15/04 : le client n'aura rien à régler à cette date-là). L'échéance de mai (celle du 15/05) ne sera pas facturée.

Cas 2 - Avec un abonnement en date à date

Ne pas solder les échéances en cours.

Le client a payé son échéance du mois de mars le 20/03. Si on ne solde pas l'échéance en cours (celle du 20/04), le client sera prélevé, comme habituellement, du montant équivalent à un mois plein pour l'ensemble du mois (date de service du 10/04 au 09/05). L'échéance de mai (celle du 20/05) ne sera pas facturée.

Solder la période en cours, au prorata.

Le client a payé son échéance du mois de mars le 20/03. Le remboursement au prorata permet de rembourser le nombre de jours non utilisés sur le mois en cours (date de service du 10/04 au 09/05). On crée un avoir du montant de la valeur totale du mois en cours – la valeur du nombre de jours utilisés. Dans notre exemple, on calcule une valeur totale de 30 jours du 10/04 au 09/05 et on soustrait le nombre de jours utilisés (3 jours du 10/04 au 14/04 exclu).

Un avoir sera généré sur l'échéance du 20/04 en cours, pour la réduire. L'échéance de mai (celle du 20/05) ne sera pas facturée.

Solder la période en cours, intégralement.

Le client a payé son échéance du mois de mars. Pour solder la période en cours intégralement (le mois du 10/04 au 09/05, un avoir sera généré sur l'échéance du 20/04 : le client n'aura rien à régler à cette date-là). L'échéance de mai (celle du 20/05) ne sera pas facturée.