Comment changer la formule d'abonnement d'un client ?

Un client souhaite changer d'abonnement ? La fonctionnalité de changement de formule est celle qu'il vous faut. Simplement intégrées au tunnel de vente, une fois la configuration faite, vous pourrez changer la formule d'un client en quelques clics. On vous explique comment procéder dans cet article…

Limite de la fonctionnalité⚠️

Cette fonctionnalité ne fonctionne qu'avec des contrats à durée indéterminée en prélèvement et n'est pas disponible sur l'espace membre.

Prérequis - Comment définir ses offres de transformation ?

Avant tout, il faut définir quelles offres du catalogue sont disponibles dans le processus de changement de formule.

🚩Rendez-vous au niveau de l'abonnement.

Pour cela, on se rend dans Paramètres > Catalogue, puis on crée les offres qui pourront être proposées lors d'un changement de formule depuis le tarif. Si les offres existent déjà, on se rend simplement sur le tarif de celles qui sont concernées.

🚩Définir l'offre comme offre de transformation.

Depuis le tarif des offres disponibles lors d'un changement de formule, on clique sur les trois petits points puis sur "Définir comme offre de transformation".

Cette rubrique apparaît en bas des informations du tarif : Ici, nous avons deux options : 

• Si on coche la case, cela signifie que ce tarif sera disponible uniquement dans le cadre d'un changement de formule d'abonnement.
• Si on ne coche pas la case, cela signifie que le tarif sera accessible soit lors d'une vente "classique", soit dans le cadre d'un changement de formule d'abonnement.

🚩Définir les dates de changements possibles

À cet endroit, nous allons définir les jours que nous souhaitons rendre disponibles comme date de transformation, c'est-à-dire date à laquelle on passera d'un abonnement à un autre. Il y a trois options :

•  Sans restriction : on pourra choisir le jour même, le lendemain ou une prochaine date de renouvellement.

💡Admettons qu'on transforme un abonnement en prorata, le 11 octobre, alors les dates de changement proposé seront la date du jour (10 octobre), le lendemain (11 octobre) ou les prochaines dates de renouvellement (01nov - 01dec - 01jan...etc).

• Dans le mois en cours : si le changement doit avoir lieu dans le mois en cours, alors on proposera le jour même, le lendemain ou toutes les dates de renouvellement suivantes, toujours dans le mois en cours.

💡Admettons qu'un client souhaite procéder à un changement d'abonnement et se présente au club le 11 octobre pour cela. Alors les dates de changement proposées seront les suivantes : la date du jour (10 octobre) et, si situées dans le mois en cours, la date du lendemain (11 octobre) et la prochaine date de renouvellement. Si l'abonnement est en prorata, la prochaine date de renouvellement sera le 01/11 et ne sera alors pas proposée puisqu'elle appartient au mois suivant.

• À la date de renouvellement de l'abonnement : dans ce cas, on proposera les prochaines dates de renouvellement de l'abonnement.

💡Admettons qu'on transforme un abonnement en prorata, le 11 octobre, alors les dates de changement proposées seront les prochaines dates de renouvellement (01nov - 01dec - 01jan...etc).

Les modes avec dates de renouvellement permettent que le changement prenne effet à la fin d'un mois complet d'abonnement, ce qui simplifie la gestion.

Une fois le choix fait, on clique sur Enregistrer.

Comment procéder au changement de formule d'un client ?

On démarre en cliquant sur "Faire une vente". Puis, on se rend dans Abonnements. 

Une fois sur l'onglet Abonnements, un message est visible "Vous avez la possibilité de transformer un abonnement actif en nouvel abonnement". 

A savoir

Les packages aussi peuvent faire l'objet de changement de formule lorsqu'ils contiennent des abonnements, donc si vous souhaitez procéder à un changement impliquant un package, rendez-vous dans Packages.

Les abonnements disponibles pour la transformation apparaissent. On clique sur Sélectionner sur la formule qu'on souhaite changer.

On sélectionne l'abonnement par lequel on souhaite remplacer le premier. Ici, nous allons pouvoir définir la date de démarrage (et l'éventuel avoir à appliquer sur le panier pour ce qui a été payé sur le mois en cours) et le jour de prélèvement. 

On détermine la date de démarrage du nouvel abonnement. Plusieurs possibilités dans le mois en cours ou plus tard s'offrent à nous en fonction de ce qui a été configuré dans le catalogue (cf Partie Prérequis).

• Démarrer dès aujourd'hui : un avoir dont le montant est indiqué sera appliqué sur le panier en fonction du nombre de jours de l'ancien abonnement restant et dont la période a déjà été réglée.
• Débuter le lendemain : un avoir dont le montant est indiqué sera appliqué sur le panier en fonction du nombre de jours de l'ancien abonnement restant et dont la période a déjà été réglée.
• Démarrer aux dates de renouvellement des mois suivants des mois suivants : cela n'impliquera pas d'avoir, car les périodes payées seront terminées à ce moment-là.

On choisit ensuite le jour de prélèvement comme habituellement lors d'une vente d'abonnement.

L'avoir sera ensuite appliqué sur le panier. Si l'avoir généré au moment de l'échange est supérieur au montant du panier, la différence sera utilisée pour régler (en partie) la prochaine facture qui sera prélevée pour le nouvel abonnement.

On clique sur valider le panier. 

On peut ensuite sélectionner le mandat déjà présent sur la fiche membre.

Le client signe le nouveau contrat.  Dans l'exemple que nous avons pris, le client n'a rien à payer. On clique sur Continuer. La vente est terminée. On tombe sur l'écran habituel de finalisation de la vente. Le changement est réalisé !🎉

A savoir 💡

Gestion financière📊

Si l'avoir généré au moment de l'échange est supérieur au montant du panier, la différence sera utilisée pour régler (en partie) la prochaine facture qui sera prélevée pour le nouvel abonnement.

Attestation de résiliation 📜

• Si vous utilisez les attestations de résiliation, la signature du nouveau contrat permettra également de valoir pour celle de l'attestation de la résiliation du premier abonnement.

Quelques cas en relation avec le module famille👨‍👩‍👧‍👧

• Comment passer d'un abonnement familial à un abonnement non familial ?

Si l'adhérent dispose d'un abonnement familial et qu'il est responsable de la famille et passe à un abonnement individuel, alors les bénéficiaires perdent uniquement l'abonnement familial. L'abonnement familial initial est considéré comme annulé et, de ce fait, les bénéficiaires ne sont plus affiliés à cet ancien abonnement et aucun lien n'est créé dans le nouvel abonnement.

Si l'adhérent est bénéficiaire d'un abonnement familial, il faudra dès le dossier familial indiquer qu'il n'est plus bénéficiaire de l'abonnement familial et procéder à une nouvelle vente.

• Comment ajouter un membre à un abonnement familial à partir du mois prochain ?

Il faut attendre le mois suivant pour modifier l'abonnement et ajouter le nouveau membre à la famille, puisqu'il n'a pas de date de début ni de fin. Le changement est donc immédiat. Si vous souhaitez que le changement soit effectué à partir du mois prochain, il faudra le faire à ce moment-là.

• Comment passer d'un abonnement familial pouvant accueillir 4 bénéficiaires à un abonnement familial ne pouvant en accueillir que 3 ?

Une fois le changement d'abonnement effectué, il faut retirer la 4ème personne de l'abonnement familial. Dans tous les cas, s’il n’est pas retiré, il y aura une alerte bloquante dans la démarche pour non-respect du nombre de bénéficiaires.

Limite et périmètre❌

• Une seule modification peut être effectuée par vente, c'est-à-dire que si le client dispose de deux abonnements modifiables et souhaite modifier les deux, il devra effectuer la démarche deux fois.
• La résiliation de l'ancien abonnement résultant d'un changement d'abonnement ne peut être annulée. Vous devez annuler la facture pour le nouveau paiement. Cela annulera le nouvel abonnement et réactivera l’ancien.
• Il est uniquement possible de modifier l'offre en paiements par prélèvement et CDI.
• Une offre ne peut être définie que comme une offre d'échange pour des abonnements et des formules de type abonnement.
• Il est possible de mettre l'offre d'échange à la disposition des clients disposant d'un tag ou statut spécifique. Cela permet de répondre aux problématiques comme : « Je voudrais que cette offre ne soit proposée qu’aux clients voulant upgrade, mais n’ayant que l’abonnement X actuellement ».