Tout savoir sur les abonnements de type "Centre de loisir" ! 📆

Dans le cadre de stage d'été ou de journée d'activité au club, il est possible de commercialiser des abonnements spécifiques. En tant que tel, la spécificité de cet abonnement est qu'il permet de ressortir le listing qui permet

• d'identifier les personnes à inscrire sur le planning au stage prévu
• de connaître des informations utiles dans le cas de stagiaire mineur (autorisation de sortie, adulte de confiance, numéro de téléphone)

Cet article explique comment créer un abonnement de type Centre de loisir et récupérer le listing en lien avec ces abonnements. 

Comment configurer un abonnement de type "centre de loisir" ?⚙️

Depuis les Paramètres > Catalogue > Abonnements, il suffit de créer un abonnement comme habituellement, payé par prélèvement mensuel, hebdomadaire ou au comptant en précisant le type d'abonnement "Centre de loisirs - inscrire le bénéficiaire au planning après la vente".  

Besoin de gérer des listes d'attente sur ce type d'abonnement ?⌛

Il faudra alors penser à configurer un quota de vente sur le tarif de l'abonnement. Une fois que ce quota sera atteint, les membres interessés pourront indiquer leur intérêt sans pouvoir s'inscrire car il n'y a plus de place et un système de liste d'attente est mis en place (cf partie "Comment gérer la liste d'attente de ce type d'abonnement ?⌛")

Attention au nom de l'abonnement ⚠️

Une fois vendu, l'abonnement n'aura pas de signe distinctif qui permettront d'identifier qu'il est de type "centre de loisir". Il faut donc le nommer de manière explicite si vous souhaitez l'identifier facilement sur la fiche membre ou mettre en place des mots-clés spécifiques au moment de sa création.

Quelques vérifications avant de commercialiser ce type d'abonnement💡

• N'oubliez pas que la durée de l'abonnement peut être indiquée en jours ou en mois, c'est-à-dire que si le stage doit durer une semaine, on peut indiquer sept jours dans le champ durée, sans problème.

• Veillez à ce que les mots-clés de l'abonnement permettent de s'inscrire aux activités en vérifiant la configuration de vos droits de réservations. Également, veillez à ce que le créneau du stage soit bien créé sur le planning. 

Comment commercialiser un abonnement de type "centre de loisir" ?🛒

• La vente se réalise comme habituellement. Pour revoir le process de vente au club, cliquez ici. Pour revoir le process de vente en ligne, cliquez là.
• ⚠️Autorisations de sorties : dans le cadre d'un stage adressé à des mineurs, il est possible d'indiquer sur la fiche du membre, si le mineur peut repartir seul ou doit repartir accompagné et avec qui. Pour revoir comment gérer les autorisations de sortie, cliquez ici. L'information de l'autorisation de sortie apparaîtra dans le listing mentionné dans la dernière partie de cet article. 
• En fonction du process établi au club, il peut être souhaité d'inscrire la personne sur le planning à l'issue de la vente. 

Comment récupérer le listing des abonnés "centre de loisir" ?📜

Il suffit de se rendre dans le menu Gestion > Export de gestion et de retrouver l'export nommé "Centre de loisir : liste des participants" :

Pour retrouver facilement les informations concernant un ou des stages en particulier, ciblez selon la date des créneaux de stage sur le planning et exporter : 

L'export ressortira ensuite avec les informations suivantes au sujet des abonnements de type Centre de loisir permettant de valider les inscriptions sur le planning et de retrouver les informations des participants aux stages :

• Nom et prénom des contacts
• Nom du club
• Numéro de téléphone
• Email
• Nom de l'abonnement Centre de loisir
• Nom de l'offre tarifaire de l'abonnement
• Date d'achat
• Option d'abonnement (s'il y en a)
• Adulte de confiance autorisé pour la sortie
• La sortie sans adulte de confiance est-elle autorisée ? Oui ou non

Comment gérer la liste d'attente de ce type d'abonnement ?⌛

Un abonnement de type "Centre de loisir" est principalement utilisé pour permettre l'inscription des clients à une période définie de cours figurant dans le planning. Par exemple, ces périodes peuvent couvrir une durée de 1, 2 ou 3 mois, voire plus.

Lorsque toutes les places disponibles pour cette période sont réservées, autrement dit lorsque le quota de ventes défini dans la configuration est atteint, il est utile de pouvoir ajouter les clients intéressés à une liste d'attente. Cette fonctionnalité facilite la gestion des inscriptions, car elle permet de recontacter facilement ces clients dès qu'une place se libère.

⚠️Gestion des désistements

Si vous allez utiliser la liste d'attente avec cette fonctionnalité, afin d'avoir des informations les plus pertinentes possibles, il faudra annuler la vente plutôt que de résilier l'abonnement en cas de désistements. En effet, l'annulation d'une vente incrémente le quota et permet de suivre facilement les places vacantes sur ce type d'abonnement.

Cela optimise à la fois l'expérience client et la gestion des disponibilités des cours.

⌛Un client est intéressé, mais il n'y a plus de place ?

• Au niveau du backoffice, au moment du choix de l'activité, dans le tunnel de vente, lorsque le quota de vente de l'abonnement est atteint, on peut le marquer comme intéressé.

• Au niveau de l'espace membre, s'il est connecté en tant que prospect ou client, au moment du choix de l'activité, il peut choisir l'option "Me prévenir si une place se libère".

• S'il n'était pas encore inscrit au club et était sur le chemin d'inscription, il pourra également sélectionner “Me prévenir si une place se libère”, et il devra ensuite remplir un formulaire avec ses coordonnées, autorisations de communication et la validation des points légaux.
• Sur la fiche membre, dans tous les cas, à l'issue de l'information de l'intérêt du membre, une note sera indiquée sur la fiche du client avec l'intérêt qu'il porte pour le produit.

• Pour avoir une vue d'ensemble sur les contacts intéressés…

L'ensemble des notes d'intérêt pour des cours sont ensuite accessible depuis la liste des Notes, en filtrant sur le type de note. Il est donc possible de retrouver facilement les clients intéressés par les abonnements Centre de loisir.

Il est également possible d'utiliser l'export Clients/Prospect intéressés par un abonnement centre de loisir pour lister les contacts intéressés par un abonnement à un centre de loisirs, basé sur des notes enregistrées dans le système.

L’export contient les informations suivantes : nom, prénom, statut (client ou prospect), ID unique, email, téléphone mobile, âge, date d’ajout au réservoir de contact, date de création de la note, et abonnement actif (vide si inexistant). Il inclut aussi des détails tels que le sujet de la note ("Intéressé par"), les adultes de confiance associés, le contenu de la note, le nom de l’offre campus, et le club d’inscription. Ces données permettent de suivre efficacement les contacts intéressés par un abonnement.

• Pour avoir une vue d'ensemble sur les abonnements de type Centre de Loisir vacants…

L'export du catalogue donne l’information du quota de vente et donc des abonnements vacants. On ajoutera simplement de nouveaux filtres avant de générer l’export.