Comment anonymiser un grand nombre de fiches membres simultanément ?

L’anonymisation est un traitement qui consiste à utiliser un ensemble de techniques de manière à rendre impossible, en pratique, toute identification de la personne, par quelques moyens que ce soit, et ce, de manière irréversible. (cf la CNIL).

Pour répondre à cette norme, Xplor Resamania vous propose plusieurs fonctionnalités d'anonymisation de la fiche client. L'anonymisation simple, client par client (plus d'informations disponibles ici), ou l'anonymisation en masse.

Qu'il s'agisse de nettoyer votre base clients ou de répondre aux exigences de la CNIL, cet article vous montrera comment anonymiser un grand nombre de fiches membres simultanément. 

Quels impacts sur la fiche membre ? 

Sur les membres qui ne sont pas au statut client, un bouton "Anonymiser le client" est maintenant disponible. À l'issue du process d'anonymisation, le membre aura changé de prénom, nom, adresse et numéros de téléphone. Il s'appellera "No No".

L'ensemble de ses autorisations de communication seront désactivées ainsi que ses badges. Les factures, documents, historiques et réservations passées ne seront pas modifiés.

On bloquera également la vente et les réservations pour ce client.

🚩Étape 1 : Accéder à l'anonymisation de masse

Accessible par un profil Admin ou un autre profil ayant le droit d'accès depuis :

Gestion > Anonymisation.

Droit d'accès à l'anonymisation de masse

Comme vous le verrez dans ce tuto, l'anonymisation de masse fonctionne grâce à un système d'import/export de fichiers liés à votre base de données clients.

Une mauvaise utilisation de la fonctionnalité peut donc avoir des répercussions importantes sur celle-ci, c'est pour cela que par défaut, seuls les profils admin sont autorisés à réaliser une anonymisation de masse.

Pour donner ce droit aux autres profils que le profil Admin, parlez-en à votre conseiller Xplor Resamania.

🚩Étape 2 : Réaliser l'export d'anonymisation

Depuis la page d'Anonymisation, assurez-vous d'être sur la page Export et cliquez sur Nouvel Export. Cette page listera l'ensemble de vos exports déjà réalisés. 

1. Nommez votre export afin de pouvoir le retrouver facilement ultérieurement.
2. Sélectionnez le club sur lequel vous réalisez l'export.
3. Sélectionnez la durée minimale d'inactivité des contacts.
4. Cliquez sur Enregistrer pour entamer la création de votre export.

Quelques précisions sur la création d'un export

• Un seul club peut être sélectionné à la création d'un export. Ce club sera celui sur lequel l'utilisateur est affecté dans le cadre d'un monosite. Pour les utilisateurs multisites, sélectionnez le club sur lequel réaliser l'export parmi la liste des clubs qui s'affichera.
• La durée minimale d'inactivité est sélectionnable par tranche de 6 mois, de 12 mois jusqu'à 84 mois.
• La création d'un export peut prendre jusqu'à plusieurs minutes. Suivez sa progression sur la liste de vos exports.

Si vous souhaitez rechercher un export en particulier, déployez la barre de filtres, puis cliquez sur le pictogramme de téléchargement ou de suppression pour agir sur l'export.

Qu'est-ce que la durée d'inactivité ?

Le fichier que vous allez créer contiendra une liste des membres qui répondent aux critères d'inactivité suivants :

• Pas de passage depuis minimum la durée indiquée lors de la création de l'export.
• Pas de réservation depuis minimum la durée indiquée lors de la création de l'export.
• Pas d'achat depuis minimum la durée indiquée lors de la création de l'export.
• Pas d'échéances depuis la durée indiquée lors de la création de l'export.

Une fois terminé, cliquez sur le pictogramme de téléchargement pour obtenir un fichier .zip contenant votre fichier XLSX.

Ce format de fichier ne doit pas être modifié, sinon l'import d'anonymisation de masse sera impossible.

Recevabilité du membre à l'anonymisation

Pour être éligible à l'anonymisation de masse, un membre ne doit pas avoir de dettes ou de trop perçu.

🚩Étape 3 : Importer le fichier pour procéder à l'anonymisation

Valider le fichier téléchargé

Avant de pouvoir lancer l'import, vous devez ouvrir le fichier xlsx téléchargé et l'enregistrer (même si vous ne faites pas de modification du fichier), afin de valider le fait que vous avez vérifié son contenu.

Assurez-vous d'être sur l'onglet Import et utilise le champ d'import de fichier pour ajouter le fichier d'export réalisé dans l'étape précédente (via glisser/déposer ou en cliquant sur le champ directement pour sélectionner le fichier).

Validez le lancement de l'anonymisation puis suivez sa progression depuis la liste des imports.

L'état final de l'export sera visible via les pictogrammes ou en fin de ligne, vous indiquant ainsi si celui-ci a été correctement effectué ou s'il comporte des erreurs.

Téléchargez le fichier des erreurs pour consulter et corriger les données si besoin.

Plusieurs causes d'erreurs sont possibles :

• Absence d'ID ou de numéro membre sur le fichier (suite à modification manuelle).
• Fichier relatif à un autre club que celui de l'utilisateur.
• Incohérence sur le contenu du tableau suite à modification manuelle.
• Mauvaise extension de fichier (CSV au lieu de XLSX par exemple).

Cette page vous listera également vos précédents imports. Déployez la liste des filtres pour effectuer une recherche plus précise.

Comprendre l'impact de l'anonymisation 

Une fois l'anonymisation terminée, les membres ne sont plus présents dans votre base de données. Les factures ne sont plus consultables bien que toujours présentes dans vos historiques.

Suppression des badges

L'anonymisation rendra impossible la réattribution d'un badge attribué à un membre anonymisé. Nous vous conseillons de supprimer les badges des fiches membres, au moment où les membres vous les rendent.

Droit d'accès à l'anonymisation de masse

Comme vous le verrez dans ce tuto, l'anonymisation de masse fonctionne grâce à un système d'import/export de fichiers liés à votre base de données clients.

Une mauvaise utilisation de la fonctionnalité peut donc avoir des répercussions importantes sur celle-ci, c'est pour cela que par défaut, seuls les profils admin sont autorisés à réaliser une anonymisation de masse.

Pour donner ce droit aux autres profils que le profil Admin, parlez-en à votre conseiller Xplor Resamania.

🚩Étape optionnelle : Visualiser le nombre de contacts à anonymiser dans vos alertes

Vous pouvez ajouter l'information des contacts à anonymiser via la configuration du dashboard.

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Vous savez maintenant comment réaliser une anonymisation de masse sur votre logiciel Xplor Resamania. Si vous souhaitez anonymiser un prospect ou un ancien client au cas par cas, cliquez ici.

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