Comment faire ma clôture de caisse ?

🎬Un tuto vidéo est disponible pour cette action sur votre plateforme de formation. Si vous disposez d'un identifiant, cliquez ici et connectez-vous. Sinon, contactez votre commercial.

La clôture de caisse est l'acte qui valide définitivement et achève un cycle de caisse. Légalement, cette action doit être réalisée quotidiennement. 

Avant de démarrer...

Je clôture ma caisse uniquement si je suis sûr qu'il n'y a pas d'erreur. En effet, lorsqu'une caisse a été clôturée, les données qu'elle contient sont figées dans le système et il n'est plus possible de modifier ou d'annuler un paiement.

ÉTAPE 1 : JE RÉALISE UNE MISE AU COFFRE

Dans le menu Actions financières, sous-menu Caisse et clôture, je clique sur Faire une mise au coffre. Une fenêtre correspondant à cette mise au coffre s'ouvre. Je remplis les informations de la première fenêtre puis je valide. 

Je renseigne les informations qui permettent de définir le périmètre de la mise au coffre.

 CHOIX DU/DES TYPE(S) DE PAIEMENT

Je peux choisir de faire une mise au coffre de l'ensemble des moyens de paiement, mais je peux aussi choisir de ne mettre au coffre que les paiements ayant été réglés par Carte Bleue par exemple. 

Attention

Si je fais une clôture de caisse pour un type de paiement, je devrais répéter l'action pour les autres types de paiement.  

CHOIX DE LA DATE DU DÉPÔT

Si je souhaite renseigner un dépôt qui aurait du avoir lieu plus vite, je peux choisir une date de dépôt antérieure en décochant la case "Maintenant"

Exemple : nous sommes le 16, je n'ai pas encore fait ma clôture du 14, je dois aller changer la date pour faire ma clôture du 14. Je fais l'ensemble de la manipulation de clôture de caisse puis je pourrai ensuite passer à celle du 15 et du 16.

Attention

Si je fais mes clôtures de caisse en temps et en heure, c'est-à-dire chaque jour, je ne dois normalement pas être amené à modifier cette date.

 CONSERVATION D'UN FOND DE CAISSE 

Je renseigne ici le fond de caisse que je me garde pour le prochain cycle. Si je mets '0' cela signifie que je ne garde rien dans ma caisse. 

Le fond de caisse sont les espèces qui restent dans la caisse pour pouvoir rendre la monnaie aux clients par exemple.

Je peux aussi choisir de renseigner les détails des billets et pièces du fond de caisse.

Je valide ! Une nouvelle fenêtre s'affiche.

J'ai créé un sac, qui comporte l'ensemble des paiements enregistrés ici. La nouvelle fenêtre m'informe du numéro du sac (105-1). Je peux voir le montant des espèces, des CB, chèques et coupons qui y sont contenus ainsi que le nombre de CB, Chèques et coupons.

Si je le souhaite, je peux en cochant la case "Je compte les espèces réellement présentes dans le sac", valider le montant des espèces présents dans le sac. Mais cette étape de validation pourra également être réalisée par la suite si je ne le fais pas tout de suite. 

Je valide. La mise au coffre est effectuée, mais ce n'est que la première étape de la clôture de caisse sur Xplor Resamania.

ETAPE 2 : JE VALIDE LES PAIEMENTS REÇUS

En cliquant sur Le coffre, je peux visualiser la mise au coffre que je viens d'effectuer. 

Je clique dessus pour accéder à la validation des paiements.

J'ai maintenant une vue détaillée de ma mise au coffre.

 COMPRENDRE L'ÉCRAN DE VALIDATION DES PAIEMENTS

POUR VALIDER LES ESPÈCES ET LES CARTES BLEUES

Ce sont les types de paiements pour lesquels je n'ai pas forcément besoin de visualiser le détail. 

En effet, le ticket de télécollecte m'indique le montant global des cartes bleues reçues dans la journée. 

Et, les espèces peuvent être comptées au global.

Je peux donc simplement cocher les cases de l'écran principal pour valider que j'ai le bon montant.

Si besoin je peux aussi cliquer sur les onglets correspondants au CB ou espèces pour voir le détail. 

Les espèces sont le seul type de moyen de paiement qui peut être validé avec un écart. Ce champ permet de renseigner le montant réel des espèces contenues dans la mise au coffre.

POUR VALIDER LES CHÈQUES ET COUPONS

Ce sont les types de paiement pour lesquels j'ai besoin de visualiser le détail. En effet, je n'ai pas de montant global, je dois vérifier les éléments un par un. 

L'autre avantage de la vérifier les chèques un par un, c'est que cela permet d'être sûr d'avoir bien renseigné l'ensemble des numéros de chèques et banque. Ainsi, les bordereaux pourront être imprimés depuis Xplor Resamania directement et cela évitera de la ressaisie manuelle.

Pour vérifier les chèques et coupons pièce par pièce, depuis l'interface du coffre et de la mise au coffre, je me rends dans le moyen de paiement. 

 

Par exemple en cliquant sur CHÈQUE, j'arrive sur cet écran :

Je peux ensuite vérifier l'ensemble des chèques un par un. Lorsqu'un chèque est correct et qu'il comporte l'ensemble des bonnes informations, je coche la case : 

J'AI REPÉRÉ UNE ERREUR DANS MES PAIEMENTS...

En cliquant sur la ligne correspondant au paiement qui pose problème, je peux encore le modifier ou l'annuler. 

Ici, on se rend compte d'une erreur de manipulation : le paiement a été saisi en tant que CB, hors, il s'agit d'espèces. Il suffit de cliquer sur la ligne et de modifier le paiement. Celui-ci sera reclassé dans la bonne catégorie.

Attention

Dans le cas d'une annulation de paiement, si une facture y est liée, elle passera en dette et devra être régularisée.

En cas de besoin, je peux consulter cet article qui m'aide à comprendre d'où proviennent les écarts de la clôture.

UNE FOIS QUE LES PAIEMENTS SONT VALIDÉS, JE VALIDE LA CLÔTURE DE CAISSE.

Je clique sur Prêt à passer en banque, un message de confirmation s'affiche, on valide. 

Ma clôture de caisse est réalisée. 

OÙ RETROUVER MES CLÔTURES DE CAISSE VALIDÉES ?

Toujours dans Caisse et clôture, je peux visualiser les dernières mises au coffre validées dans "À mettre en banque". 

Je peux également exporter mes clôtures de caisse sous format Excel ou PDF, cet article m'explique comment faire.