Comment faire mon inventaire d'espèce ?

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L'inventaire des espèces consiste à reporter la comptée des différentes pièces et billets physiquement présents dans la caisse à l'instant t. Xplor Resamania me permet de réaliser l'inventaire de mes espèces à partir du menu Actions financières puis Caisse et Clôture.

Ce n'est pas une action obligatoire au même titre que la clôture de caisse mais il est vivement recommandé de l'instaurer comme pratique courante ! 

QUELLE UTILITÉ ?

Cet inventaire des espèces permet de mieux cibler les moments de désynchronisation du réel et du théorique lors d'un cycle de caisse. Je peux réaliser autant d'inventaires des espèces que je le souhaite, il n'y pas de limitation particulière. Il est recommandé d'en réaliser lors de changement d'équipes ou lors de périodes déterminées au préalable par exemple. 

COMMENT FAIRE ?

ETAPE 1 : JE ME RENDS DANS L'ONGLET "CAISSE ET CLÔTURE"

Une fois connecté à mon instance Resamania, je me situe dans le menu GESTION. Je me rends alors dans le menu ACTIONS FINANCIÈRES puis dans l'onglet Caisse et Clôture.

ÉTAPE 2 : J'AJOUTE UN INVENTAIRE DES ESPÈCES

JE RENSEIGNE LE MONTANT RÉEL TOTAL DE MON FOND DE CAISSE

Je clique sur Ajouter un inventaire des espèces, une nouvelle fenêtre s'ouvre. Je constate un montant théorique total de 10€ pour mon fond de caisse : le logiciel a calculé que je devrais avoir cette somme dans ma caisse au moment de l'inventaire. 

Si j'ai bien 10€, j'indique 10 dans montant réel.

Je laisse un commentaire indiquant la raison de l'écart si j'ai un écart.

Je valide. L'inventaire est réalisé. 

A SAVOIR

Il ne donne lieu à aucun mouvement comptable même s'il est intéressant pour le suivi.

JE PEUX AUSSI RENSEIGNER LES MONTANTS DÉTAILLÉS COMPOSANT MON INVENTAIRE

Je clique sur Ajouter un inventaire des espèces, une nouvelle fenêtre s'ouvre. Je clique sur Détails. Je peux alors renseigner la composition exacte de mes espèces. 

J'ai 2 billets de 5€.

Je peux aussi indiquer un commentaire sur la raison de l'écart si j'en ai un par exemple. 

Je valide. Mon inventaire est réalisé. 

ÉTAPE 3 : JE RETROUVE L'INVENTAIRE DANS LA TIMELINE

Toujours dans l'onglet Caisse et clôture, je constate que les points correspondants aux inventaires que j'ai ajoutés sont présents sur la ligne Inventaire.

En cliquant dessus, je peux accéder de nouveau aux informations que j'ai renseignées lors de la création de l'inventaire.

Je sais maintenant réaliser un inventaire de mes espèces. Il est conseillé de le faire quotidiennement ou lors de changement d'équipe afin de ne pas perdre d'information sur la raison des écarts potentiels.