Comment créer un créneau de réservation dans mon planning ?

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Une bonne gestion du planning est essentielle pour organiser efficacement les cours et activités de votre club. Que ce soit pour un cours ponctuel ou une récurrence hebdomadaire, l'utilisation des fonctionnalités disponibles permet d'optimiser les ressources, studios et coachs.

Dans cet article, nous vous guidons à travers les étapes de création d'un créneau d'activité, en intégrant la gestion des disponibilités des coachs et des cours récurrents. Vous découvrirez également comment configurer les droits de réservation et ajouter des instructions ou des liens accessibles aux membres.

Comment créer un créneau d'activité sur le planning ?📅

Avant de créer un créneau d'activité, qu'il soit récurrent ou non, il est nécessaire de configurer les activités, les studios et, si souhaité, les coachs. Il faut également mettre en place les droits de réservation.

ÉTAPE 1 - RENDEZ-VOUS DANS LE PLANNING

Connectez-vous à votre interface et rendez-vous dans le menu Planning.

ÉTAPE 2 - AJOUTER LE CRÉNEAU D'ACTIVITÉ ET RENSEIGNER SES INFORMATIONS

Une fois dans le planning, sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez programmer votre cours. 

Cliquez sur l'horaire souhaité dans le planning. Si vous cliquez à côté, vous pourrez toujours modifier manuellement les horaires par la suite. Une fenêtre s'ouvre alors pour vous permettre de renseigner les informations suivantes :

• Studio (obligatoire) : choisissez le studio dans lequel se déroulera l'activité.

• Activité (obligatoire) : sélectionnez l'activité concernée.

• Durée de l'activité (obligatoire) : en fonction des ressources, plusieurs durées peuvent être proposées.

• Coach (fortement recommandé) : attribuez un coach à l'activité. Si un profil coach a été créé dans les ressources, vous pourrez l'associer à cette activité. Si vous avez défini des horaires pour vos coachs et que le coach n'est pas disponible, il ne sera pas sélectionnable. 

• Nombre de places (obligatoire) : définissez le nombre de participants maximum sur le créneau. 

• Liste d'attente (optionnel) : c'est le nombre de places en liste d'attente sur le cours. Pour en savoir plus sur la gestion des listes d'attente, cliquez ici. 

• Limitation des inscriptions en ligne : si vous activez cette case, vous pourrez fixer un nombre maximum d'inscriptions en ligne pour cette activité.

• Instructions du cours vous permet d'ajouter des instructions pour chaque cours directement depuis le créneau d'activité en back-office. Vous pouvez également insérer des liens URL (Google Meet, Teams, Zoom, etc.), qui seront cliquables depuis l'espace membre. Les clients peuvent consulter ces instructions en cliquant sur l'icône de cloche (alerte) visible en haut du créneau dans leur espace.

• Commentaire : ce champ est destiné à toute information interne que vous souhaiteriez rendre visible sur le créneau pour votre équipe. 

Une fois les informations renseignées, vous pouvez cliquer sur Appliquer. Votre activité est maintenant correctement créée !🚀

Comment ajouter une récurrence sur un cours créé sur le planning ?🔂

Si une activité a lieu chaque semaine à un horaire fixe toutes les semaines, il est possible d'automatiser sa programmation grâce à la fonction de récurrence.

ÉTAPE 1 - AJOUTER UNE RÉCURRENCE A L'ACTIVITÉ

Une fois l'activité enregistrée comme détaillée dans la première partie de cet article, vous pouvez cliquer sur son onglet Récurrence. Cochez la case Récurrence.

ÉTAPE 2 - RENSEIGNEZ LA PÉRIODE ET LES DATES DE LA RÉCURRENCE

Renseignez les paramètres suivants :

• la fréquence de répétition (par exemple, chaque lundi à 9 h) 
• la date du premier cours et la date du dernier cours.
• cliquez sur Appliquer.

ÉTAPE 3 - VALIDER LA LISTE DES DATES DE LA RÉCURRENCE 

Les dates des récurrences s'affichent. Les conflits d'emploi du temps apparaissent dans la liste, et vous pouvez décocher certaines dates si besoin.

Puis confirmez en scrollant tout en bas de la liste :

Si un coach n'est pas disponible sur l'une des récurrences… ⚠️

Si un coach n'est pas disponible exceptionnellement sur une des dates concernées, par défaut la date de la récurrence restera cochée, mais indiquera "Coach non disponible".

Soit, vous laissez cocher la date concernée pour générer un créneau sur celle-ci, mais il faudra gérer son remplacement en accédant au créneau concerné à l'issue de la manipulation. 

Soit, vous décochez la case de la date concernée et le créneau ne sera pas créé. 

Dans tous les cas, si la date est créée sans coach, vous avez plusieurs manières de vous en rendre compte et de pouvoir être attentif à la réattribution du créneau (voir partie suivante sur la gestion des horaires des coachs). 

Cliquez sur Confirmer.

La récurrence est créée !

Comment bien gérer les horaires des coachs ?🏋️‍♂️

L'un des prérequis pour pouvoir gérer les horaires des coachs sur votre planning est de renseigner leurs horaires lors de la création de la ressource coach (vous pouvez aussi les ajouter à postériori). Pour savoir comment faire, rendez-vous sur cet article. 

Une fois les horaires de vos coachs renseignés, la gestion de votre planning et de l'attribution des cours sera amplement facilité :

✅Dès la création d'un créneau, Xplor Resamania vous indique si le coach est disponible ou non sur cet horaire.

✅Lors de la création des cours récurrents, lors de la création de la récurrence, les dates sur lesquelles le coach est absent sont cochées par défaut avec un message d'alerte, mais restent modifiables manuellement :

• Soit, vous laissez cocher la date concernée pour générer un créneau sur celle-ci, mais il faudra gérer son remplacement en accédant au créneau concerné à l'issue de la manipulation. 

• Soit, vous décochez la case de la date concernée et le créneau ne sera pas créé.

Dans tous les cas, si la date est créée sans coach, vous avez plusieurs manières de vous en rendre compte et de pouvoir être attentif à la réattribution du créneau (voir partie suivante sur la gestion des horaires des coachs). 

✅Si un coach est absent et a malgré tout été attribué à un créneau, un pictogramme spécifique sera visible sur le créneau au niveau des vues standards ou filtrées :

✅Grâce au filtre "Coach sur la journée" dans le planning, vous pouvez en un coup d’œil :

• Identifier les créneaux sur lesquels un coach est absent, ceux-ci étant affichés en gris.
• Repérer facilement les conflits d’horaires, c’est-à-dire les créneaux sur lesquels un coach a été attribué, mais est indisponible, signalés par un indicateur visuel.

✅Une nouvelle section dans le dashboard des alertes vous permet de visualiser les cours impactés par une absence de coach.

• Un widget d’alerte affiche le nombre de cours sans coach valide.

• En cliquant dessus, vous accédez directement au planning filtré sur ces cours.

✅ Expérience client préservée : Les adhérents ne voient pas les absences non gérées, permettant au club d’ajuster le planning sans perturber l’affichage sur l’espace membre.

Pour en savoir plus sur la création d'un créneau d'activité sur le planning, cliquez ici. Si vous souhaitez en savoir plus sur la création de cours récurrents, c'est par là.