Comment configurer mes droits de réservation ?

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Dans cet article, nous vous guidons étape par étape pour configurer les droits de réservation des activités. Il est important de rappeler que ces droits peuvent également être paramétrés directement depuis les abonnements ou les carnets, en passant par les onglets dédiés dans l’interface.

À savoir💡

• Dans cet article, nous prendrons l'exemple d'une configuration des droits de réservation depuis l'activité, mais il est aussi possible de partir des abonnements et des carnets pour la configuration.
• Certaines spécificités concernant les réseaux de clubs sont abordées dans la dernière partie de cet article, notamment le cas des réservations externes via des brokers ou de la réservation libre d'un club à l'autre du réseau.

🚩Étape 1 - Rendez-vous dans les droits de réservations.

Depuis le menu Paramètres, cliquez sur Planning et Réservations puis Droits de réservation et enfin, sélectionnez l'activité pour laquelle vous souhaitez configurer les droits de réservation.

Comme indiqué dans l'introduction, il est également possible de partir depuis l'abonnement ou le carnet pour définir les cours auxquels ils donnent accès, les options à configurer sont sensiblement les mêmes.

🚩Étape 2 - Définir les informations du droit de réservation de l'activité.

Cliquez sur "Ouvrir l'accès à la réservation".

Et, on indique ensuite ce que doit posséder le client pour pouvoir réserver : rien, un abonnement, un carnet, les deux ou l'un ou l'autre.

Le délai que nous indiquerons ensuite permet d'éviter que des membres soient basculés en liste principale au dernier moment et ne puissent pas venir à l'activité, car ils n'ont pas été prévenus assez en avance :

Notre conseil💡

Pensez à configurer votre campagne automatisée de Smartmessaging pour informer les clients qui passent de la liste d'attente à la liste principale !

🚩Étape 3 - Définir les contraintes d'inscription.

Plusieurs contraintes d'inscriptions peuvent être mises en place depuis l'onglet Contraintes d'inscription et désinscription, en cliquant sur Contrainte d'inscription. Nous allons les détailler une par une.  

Avant de commencer, une option commune à toutes les contraintes...

Vous verrez que ce paramètre est toujours visible au niveau des contraintes.

Ce paramètre permet de définir ce qui se passe lorsqu’un client tente de s’inscrire à une activité alors qu’il dépasse une contrainte d’inscription (par exemple : une limite de réservation par semaine, une deadline d’inscription, ou une limite de places). En ligne, l'inscription sera toujours bloquée si la contrainte n'est pas respectée. Par contre, au club, on peut apporter plus de flexibilité pour gérer l'inscription avec les trois options disponibles.

• Le paramètre Limitation d'inscription vous permet de contrôler le nombre maximum d'inscriptions d’un client sur une période donnée et de gérer ses réservations futures.

En limitant l’inscription dans le temps, vous pouvez définir un nombre maximum d’inscriptions pour un client sur une période précise :
Exemple : 3 fois par semaine → Le client ne pourra pas réserver plus de 3 cours sur une même semaine.

En limitant les réservation à venir, vous restreignez le nombre de pré-inscriptions qu’un client peut avoir en simultané pour des cours futurs.

Exemple : Si vous définissez 1 pré-inscription autorisée, le client pourra réserver un seul cours à l'avance.
Tant que ce cours n’a pas eu lieu, il ne pourra pas réserver d’autres cours futurs.

Lorsqu’un client atteint ces limites, le système bloquera automatiquement l’inscription supplémentaire.

• Le paramètre Limitation d'inscription en ligne vous permet de limiter le nombre d’inscriptions en ligne à une activité spécifique.

Exemple : Si vous définissez 3 inscrits, une fois que 3 personnes se sont inscrites en ligne, il ne sera plus possible d’effectuer de nouvelles réservations pour ce cours via la plateforme en ligne.

 

• Le paramètre Deadline permet de définir le nombre d'heures avant le début d’un cours à partir duquel il devient impossible pour un client de s’inscrire.

Exemple : Si vous définissez 1 heure avant le début du cours, les clients ne pourront plus réserver à partir d'une heure avant son démarrage.

 

• Le paramètre Anticipation vous permet de limiter l’anticipation des réservations pour vos cours.

Exemple : Si vous définissez 12 jours avant l’heure de réservation, cela signifie que vos clients ne pourront réserver un cours qu’au plus 12 jours à l’avance.

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🚩Étape 4 - Définir les contraintes de désinscription.

Rendez-vous dans les "Contraintes de désinscription" et cocher la case "Définir des règles de désinscription":

Définir le délai de désinscription hors délai
Vous devez d'abord définir à partir de quand une désinscription est considérée comme "hors délai".

• Exemple : Si vous indiquez 60 minutes, une désinscription effectuée 2 jours avant le début du cours sera normale et les unités dépensées seront recréditées au client.
• En revanche, si le client se désinscrit 30 minutes avant le début du cours, elle sera considérée comme "hors délai", et les règles suivantes s’appliqueront.

Puis lorsqu’une désinscription hors délai est faite au club, vous pouvez choisir :

1. Ne pas autoriser la désinscription.
2. Recréditer toutes les unités dépensées pour l’inscription.
3. Recréditer un nombre précis d’unités au moment de la désinscription.
4. Recréditer un pourcentage des unités dépensées (par exemple, 50 % des unités)

Dans le cas de l'option "Définir le nombre d'unités à rendre lors de la désinscription, cet écran apparaîtra sur le backoffice :

Au moment de la désinscription, si le club a indiqué l'option 3) dans ces droits de réservations, cet écran apparaîtra pour gérer le nombre d'unités rendues aux clients : 

🚩Étape 5 - Définir les offres qui donnent accès à l'activité.

Les abonnements : Depuis l'onglet Abonnement, on ajoute les abonnements valables pour l'activité ainsi que les horaires d'accès pour chaque abonnement. On peut définir les horaires de manière globale ou en fonction des jours de la semaine. ⚠️S'il n'y a pas d'horaire particulier pour s'inscrire, il est pas obligatoire d'en ajouter.

On peut définir, spécifiquement aux abonnements ou carnets les limitations, anticipation et deadline d'inscription comme précédemment en cliquant sur les trois petits points. 

Les carnets :On choisit le type de séance valable pour l'activité puis le coût d'inscription en cliquant sur les trois petits points. Et on définit le coût en fonction de la période. Les durées qui s'affichent sont celles qui ont été définies lors de la création de l'activité dans l'onglet Ressources. 

➡️Concernant les carnets, La fonctionnalité de pondération majorée permet de choisir de définir un coût d’inscription sur une activité par participant (méthode historique) ou à partager entre les participants depuis les droits de réservation. Pour en savoir plus, rendez-vous sur cet article.

Une fois les droits de réservation configurés, si les carnets de séances sont valides pour réserver vos activités et que vous avez plusieurs types d'unités, il faut penser à déterminer les priorisations des débits d'unités. Cette configuration est importante dans le cas où un client dispose de plusieurs unités de différents types (aqua, séances classiques, fitness, etc.).

Pour cela, il faut se rendre dans le menu de Priorisation des débits sur la page principale et nous avons deux possibilités : 

• Si le client a plusieurs types d'unités valables pour la réservation, on utilise l'unité dont la date de péremption est imminente. 
• Si le client a plusieurs types d'unités valables pour la réservation, on détermine un ordre qui les priorisera. Pour cela, il faut simplement ordonner la liste pour configurer la priorisation de telle unité par rapport à une autre.

🚩Étape 6 - On enregistre !

Une fois que l'ensemble des droits de réservations est configuré soit en partant des activités, soit en partant des abonnements et des carnets, on peut enregistrer !

⛔Bloquer les réservations en cas de mandats manquants ou de dettes

Pour que les clients en dette ou sans mandat ne puissent pas réserver, la configuration des blocages peut être ajustée dans les Paramètres > Clubs/Juridiques. Il suffit de cocher les cases correspondantes aux blocages à mettre en place sur les réservations du backoffice ou de l'espace membre.

💡À partir du moment où le client a le tag "dette" ou "mandat manquant", il ne pourra pas réserver si vous cochez ces cases. S'il régularise sa situation, il pourra réserver de nouveau.

🔦Spécificités Réseaux de clubs & Marketplace 

• Libre réservation : Sur un réseau, il est possible de permettre aux clients d'un Club A de réserver d'autre Clubs B, C et D du réseau. Pour cela, vous pouvez demander à activer la libre réservation.
• Contraintes propres aux clubs : Lorsque les droits de réservations sont partagés sur le réseau, il est possible de définir des contraintes d'inscription et de désinscription par club. Contactez votre conseiller pour en savoir plus.
• Limitation des réservations externes : La libre circulation et la libre réservation rendent certains créneaux de cours très populaires. Il est possible, en cas de besoin, de distinguer ou de limiter les inscriptions des participants externes (provenant d’un autre club ou via une marketplace comme Gymlib ou Classpass) par rapport aux participants internes (provenant du club organisateur) grâce au paramètre "limiter la réservation des clients externes au club".

💡Il sera toujours possible, en fonction des droits activés avec votre conseiller Resamania, de modifier ce chiffre à la hausse au moment de la création d'un créneau d'activité sur le planning pour accepter davantage de participants externes dans le cours.