Comment configurer mes droits de réservation ?

🎬Un tuto vidéo est disponible pour cette action sur votre plateforme de formation. Si vous disposez d'un identifiant, cliquez ici et connectez-vous. Sinon, contactez votre commercial.

Cet article explique comment configurer les droits de réservation depuis les activités. Pour rappel, il est également possible de configurer les droits de réservation depuis les abonnements ou les carnets en partant des onglets Abonnements et Carnets de l'interface. 

ETAPE 1 : JE ME RENDS SUR L'ACTIVITÉ CONCERNÉE DANS LES DROITS DE RÉSERVATION 

Une fois connecté sur Resamania, je me rends dans le menu PARAMÈTRES, je déroule le sous-menu Planning et droits de réservation puis je clique sur Droits de réservation. Je choisis ensuite l'activité concernée.

Ici, on prendra comme exemple l'activité AQUABIKE. 

ETAPE  2 : JE RENSEIGNE L'ONGLET INFORMATIONS

JE DÉCIDE D'OUVRIR L'ACCÈS A LA RÉSERVATION 

JE DÉTERMINE CE QUE DOIT POSSÉDER LE MEMBRE POUR POUVOIR S'INSCRIRE A L'ACTIVITÉ

Pour cet exemple, nous restreindrons selon les abonnements ou les unités. C'est-à-dire que le membre devra posséder soit un abonnement soit un carnet pour être inscrit à l'activité. 

JE DÉTERMINE LE MOMENT A PARTIR DUQUEL LES MEMBRES SUR LISTES D'ATTENTE NE PASSERONT PLUS SUR LA LISTE PRINCIPALE

Ce délai permet d'éviter que des membres soient basculés en liste principale au dernier moment et ne puissent pas venir à l'activité. 

Communication passage sur liste d'attente

Il est possible d'activer une campagne de Smartmessaging pour avertir les membres qu'ils passent de la liste d'attente à la liste principale.

ETAPE 3 : JE RENSEIGNE L'ONGLET CONTRAINTES D'INSCRIPTION ET DE DÉSINCRIPTION POUR L'ACTIVITÉ

Bon à savoir

La gestion des règles de réservations par club

Les activités du planning de mon club sont les mêmes que sur l'ensemble du réseau dont mon club dépend, et sont partagées ?

Par exemple, il y a l'activité Aquabike pour tous les clubs du réseau pour laquelle des règles d'inscription et de désinscription ont été définies et s'appliquent.  Cette activité Aquabike est réservable 3 fois par semaine et les clients ont le droit de se désinscrire jusqu'à 1 heure avant le début d'une séance. Mais, je souhaiterais que ces règles soient différentes dans mon club. En effet, l'activité Aquabike serait réservable 1 fois par semaine seulement. C'est possible de gérer mes propres règles de réservations. 

Pour savoir comment gérer les règles de réservations par club, je consulte cet article. 

Je me rends dans l'onglet Contraintes d'inscription et de désinscription:

Pour déterminer les contraintes d'inscription, je sélectionne "Contraintes d'inscription" et je clique sur +Ajouter une condition d'inscription":

JE PEUX IMPOSER UNE LIMITATION D'INSCRIPTION

Je peux choisir combien de fois la personne peut s'inscrire à l'activité sur une période donnée. Puis, je définis les conséquences s'il demande à s'inscrire quand même depuis l'accueil du club. Il est tout à fait possible de mettre plusieurs limitations d'inscription (1 fois par semaine + 2 fois par mois, par exemple).

JE PEUX LIMITER LE NOMBRE D'INSCRIPTIONS EN LIGNE

Je choisis le nombre maximum de personnes pouvant s'inscrire sur cette activité depuis l'espace membre. Par exemple, j'ai 10 places sur mon activité Aquabike, je fixe une limite à 5, sur les 10 personnes inscrites, au maximum, 5 ont pu s'inscrire depuis l'espace membre.

JE DÉFINIS LA DEADLINE POUR S'INSCRIRE

Je choisis le nombre d'heures avant la réservation à partir duquel le client ne pourra plus s'inscrire. Puis, je définis les conséquences s'il demande à s'inscrire depuis l'accueil du club sans respecter la règle.

J'INDIQUE LE MOMENT À PARTIR DUQUEL LE CLIENT PEUT S'INSCRIRE (ANTICIPATION)

Je définis le nombre de jours avant l'activité à partir duquel le client peut s'inscrire ainsi que l'heure. Puis, je définis les conséquences s'il demande à s'inscrire quand même depuis l'accueil du club.

Je définis les contraintes de désinscription. Pour cela, je sélectionne "Contraintes de désinscription" et coche la case "Définir des règles de désinscription":

Ici, j'indique les règles de désinscription en cochant la case "définir des règles de désinscription". 

• La première chose à définir est le délai à partir duquel la désinscription est considérée comme hors délai. Par exemple, si j'indique 60 minutes, si le client se désinscrit deux jours avant le début du cours, la désinscription n'est pas considérée comme hors délai et il sera recrédité des éventuelles unités dépensées. En revanche, s'il se désinscrit 30 minutes avant le début du cours, les règles expliquées à la suite de ce point seront appliquées.
• On détermine les impacts d'une désinscription hors délai, faite au club : soit elle ne sera tout simplement 1) pas autorisé (non), 2) soit on rend les unités dépensées pour l'inscription à l'activité(Oui, le client sera recrédité (montant en points) lors de sa désinscription du planning), 3) soit on définit le nombre d'unités à rendre au client au moment où il se désinscrit (Oui, définir le nombre d'unités à rendre lors de la désinscription), 4) soit on détermine un pourcentage du nombre d'unités qui seront récupérées par le client (Oui, déterminer le montant (en %) à recréditer).

Que se passe-t-il si le club désinscrit le client et peut choisir le nombre d'unités recréditées ?

Au moment de la désinscription, si le club a indiqué l'option 3) dans ces droits de réservations, cet écran apparaîtra pour gérer le nombre d'unités rendues aux clients : 

Cas de la pondération majorée

Si vous ne savez pas encore ce qu'est la pondération majorée, rendez-vous sur cet article. 

Concernant les règles de désinscription hors délai :

• On détermine les impacts d'une désinscription hors délai, faite en ligne. Soit on ne l'autorise pas (non), soit on l'autorise mais sans recrédit de points (Oui, sans recrédit de points).

ETAPE 4 : JE CHOISIS LES ABONNEMENTS VALABLES POUR CETTE ACTIVITÉ AINSI QUE LES HORAIRES ACCEPTÉS SI BESOIN

J'ajoute les abonnements valables pour l'activité ainsi que les horaires d'accès pour chaque abonnement. Je peux définir les horaires de manière globale ou en fonction des jours de la semaine.

S'il n'y a pas d'horaire particulier pour s'inscrire, je ne suis pas obligé d'en ajouter.

Je peux également définir pour les abonnements, les limitations, anticipation et deadline d'inscription comme précédemment en cliquant sur les trois petits points. 

ETAPE 5 : JE CHOISIS LES CARNETS VALABLES POUR CETTE ACTIVITÉ, LE COÛT EN UNITÉ ET LES HORAIRES

Je choisis le type de séance valable pour l'activité puis le coût d'inscription en cliquant sur les trois petits points. 

Je peux définir le coût en fonction de la période. Les durées qui s'affichent sont celles qui ont été définies lors de la création de l'activité dans l'onglet Ressources. 

On clique sur "Enregistrer", les droits de réservation sont sauvegardés. 

Une dernière étape pour les carnets de séances !

Une fois les droits de réservation configurés, si les carnets de séances sont valides pour réserver vos activités et que vous avez plusieurs types d'unités, il faut penser à déterminer les priorisations des débits d'unités. Cette configuration est importante dans le cas où un client dispose de plusieurs unités de différents types (aqua, séances classiques, fitness, etc.).

Pour cela, il faut se rendre dans le menu de Priorisation des débits sur la page principale et nous avons deux possibilités : 

• Si le client a plusieurs types d'unités valables pour la réservation, on utilise l'unité dont la date de péremption est imminente. 
• Si le client a plusieurs types d'unités valables pour la réservation, on détermine un ordre qui les priorisera. Pour cela, il faut simplement ordonner la liste pour configurer la priorisation de telle unité par rapport à une autre.