Bien choisir la configuration de mes abonnements en prélèvement⭐

Lors de la configuration d’un abonnement en prélèvement, il faut définir le comportement tarifaire de l'échéancier. Les choix faits depuis l’écran des tarifs de l’abonnement définissent le comportement de l’échéancier et la facturation, l'étape de la réflexion ne peut donc pas être évitée.

Je peux constater ici que de nombreux choix sont à faire et il est important de ne pas commencer ses ventes sans être sûr de ce qu'on a configuré. Cet article aide à prendre les bonnes décisions dans la configuration des abonnements par prélèvement, mais en cas de doute après sa lecture, le mieux est de contacter mon chargé d'implémentation.  

DÉTERMINER LA MENSUALITÉ DE L'ABONNEMENT

Cette étape est la plus simple : elle consiste simplement à déterminer ce que le membre paie chaque mois. 

DÉTERMINER SI L'ABONNEMENT EST UN CDD OU UN CDI

Ce champ permet de définir s’il s’agit d’un abonnement en prélèvement CDD ou CDI.

Si on choisit pendant x mois → c'est un CDD alors l'abonnement s'arrêtera après la durée d'abonnement indiqué dans l'onglet Abonnements.

Si on choisit pour une durée illimitée → c'est un CDI alors l'abonnement sera reconduit : soit suite à la durée d'engagement indiquée sur le tarif s'il y en a une, soit suite à la durée d'abonnement indiqué dans l'onglet Abonnements, s'il n'y a pas de durée d'engagement sur le tarif. L'action qui permettra d'arrêter l'abonnement sera la résiliation par le membre. Pour en savoir plus sur la résiliation, je consulte cet article.

DÉTERMINER LE RYTHME DE FACTURATION 

Par défaut, le rythme de facturation est mensuel* : pour chaque échéance prévue, une nouvelle facture est générée et donc l’échéance apparaît mois par mois. 

A SAVOIR

Les factures issues d’une facturation mensuelle sont générées 15 jours avant la date de fin de validité du mois en cours (état : anticipé) et leur date d'écriture comptable (dans le journal de vente, d'encaissement et de banque) sera faite au moment de la confirmation des prélèvements en banque. Mais, il est possible de visualiser l'échéancier d'un abonnement à partir de l'onglet Abonnements de la fiche membre.

DÉTERMINER CE QUI EST PAYÉ LORS DE LA VENTE

Prendre soin de cette étape est essentiel si je souhaite que mon abonnement réponde réellement à mon besoin. Pour comprendre ce qui est payé, quand et comment, des schémas sont indiqués pour chaque situation.

La légende de ces schémas est la suivante :

CAS 1 - Le mode prorata simple

A la vente, le membre paiera à l'accueil du club (chèque, carte bleue, espèces...) le prorata calculé sur le montant du service utilisé sur le mois en cours par rapport au prix d'une mensualité totale.

Ici, lors de la vente le membre paiera le prorata du nombre de jours consommés sur le premier mois. 

Exemple : l'abonnement démarre le 11 mars. Le membre paiera à la vente le prorata de ce qu'il a consommé sur le mois et sera prélevé le mois suivant d'une mensualité totale.

Ce schéma illustre ce qu'il se passe au niveau de l'échéancier et des paiements du membre avec l'exemple d'une date de démarrage au 11 du mois et un jour de prélèvement au 5 du mois avec le mode prorata classique : 

CAS 2 - Le mode prorata par palier

Ici, lors de la vente, en fonction du jour du mois auquel démarre l'abonnement, le membre paiera le tarif décidé. Puis, il sera prélevé le mois suivant du montant de la mensualité totale.

Exemple : l'abonnement démarre le 16 janvier. Le membre paiera 10€ à la vente, puis il sera prélevé le mois suivant d'une mensualité totale.

CAS 3 - le mode prorata et premier mois payé à la vente 

Ici, le prorata/prorata par palier (voir explication cas 1 et 2) sera payé à la vente et le premier mois complet d'abonnement sera facturé. On peut décider en cochant également la deuxième case "le premier mois complet est payé lors de la vente" de faire payer ce premier mois complet en plus du prorata.

Voici le schéma qui détaille ce mode : 

Attention

Lorsqu'on choisit un des modes "prorata", celui-ci viendra toujours se positionner au début de l'échéancier. L'objectif étant de repartir le mois d'après sur des mois complets, le premier mois sera toujours du premier au 30/31 du mois.  

CAS 4 - Le mode "date à date" : Frais de dossier et 1er mois facturés à la vente

A la vente, le membre ne paie rien, il paiera son premier mois lors du futur jour de prélèvement le plus proche. Dans le cas où des frais de dossier seraient configurés sur l'abonnement, le premier mois sera également facturé au jour de la vente. (facturé, pas payé)

Exemple : Je démarre mon abonnement le 11 mars. Si mon jour de prélèvement est le 5. Je serai prélevé pour la première fois le 05 avril.

CAS 4 - Le mode "date à date" : Frais de dossier et 1er mois facturé et payé à la vente 

Le membre paiera son premier mois lors de la vente. Comme on est en mode date à date, il est possible que ce mode l'amène à être prélevé pour le second mois assez longtemps après. 

Exemple : mon jour de prélèvement est le 5 du mois, l'abonnement démarre le 11/03/19. Donc mon premier mois court du 11/03/19 au 11/04/19. Je serai donc prélevé de mon deuxième mois le 05/05/2019. 

Voici le schéma explicatif de ce mode de prélèvement :

Je sais maintenant comment bien choisir mon rythme d'échéancier. Pour savoir comment créer un nouvel abonnement depuis le début, je peux consulter cet article. 

 *la facturation totale n'est pas recommandée.

CAS 5 - Le mode "date à date" : Frais de dossier et 1er mois facturé et payé à la vente 

Ce mode est adapté dans le cas de préventes en date à date.

Sur ce mode, lorsque des frais de dossiers sont configurés, la facture de la vente inclut uniquement les frais de dossier. Le premier mois sera facturé lors de la première échéance de prélèvement. Ce mode est particulièrement adapté aux préventes lorsqu'on est sur du mode date à date puisqu’il permet de facturer le premier mois lorsqu’il a réellement été encaissé.

  SI BESOIN, DÉTERMINER LA PÉRIODE D'ENGAGEMENT 

 

Depuis le trois petits points du tarif, je peux ajouter une période d'engagement à l'abonnement CDI.

A SAVOIR

- Si je ne mets pas de durée d’engagement sur le tarif, la durée d’engagement est la durée de l’abonnement indiquée sur le 1er onglet.

- Si l'abonnement est un CDD (sans reconduction tacite), cette option ne sera pas proposée.

- Si je ne souhaite pas qu’il y ait d’engagement sur le tarif, je dois mettre une durée d’engagement à 0 mois/jours.

- Si je souhaite faire un CDI avec 12 mois d’engagement, la durée de l’abonnement indiquée sur le 1er onglet n’a pas d’importance tant que j’ai indiqué correctement qu’il y avait une tacite reconduction sur le tarif. (je peux mettre la durée d’abonnement que je souhaite)