Comment configurer mes scénarios de rejet?

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Les scénarios de rejet permettent de paramétrer les impacts sur le financier, la réservation, les accès et bien d'autres éléments lorsqu'un rejet est indiqué de manière automatisée ou manuelle à Xplor Resamania. Avant d'importer ou d'indiquer un rejet, je dois configurer mes scénarios de rejet.

ÉTAPE 1 : JE ME RENDS DANS LES SCÉNARIOS DE REJETS

Depuis le menu PARAMÈTRES, je me rends dans Juridique et financier puis dans Scénarios de rejets.

ÉTAPE 2 : JE CRÉE L'ENSEMBLE DES SCÉNARIOS POSSIBLES

Ici, je ne tiens pas compte des circonstances (codes d'erreur, nombre d'erreurs) dans lesquelles surviendront ces scénarios. Je définis simplement le champ des possibles, scénario par scénario.

Attention

L'exemple qui suit est celui de la création d'un scénario, mais il faudra en créer autant qu'il n'y a de possibilité. 

J'ajoute le scénario et le nomme

Je clique sur Ajouter un scénario et je le nomme de manière explicite. Le mieux est d'indiquer les conséquences principales du scénario.

Je détermine les conséquences du scénario

• Suspendre les prélèvements du membre : dans ce cas-là, le client sera exclu des lots de prélèvements, car il aura un tag "prélèvements suspendus". À tout moment, il est possible de réactiver ses prélèvements depuis la fiche membre. Attention, les prélèvements sont suspendus d'un point de vue "technique" mais les factures liées aux échéances continuent de se générer.

• Représenter le prélèvement : cela permet de relancer le prélèvement (en l'hébergeant dans un lot futur), en cochant la case qui correspond au moment auquel vous souhaitez le relancer. Il est possible d'exclure de ce scénario les prélèvements qui ont déjà été rejetés.

Que se passe-t-il si j'ai également choisi de représenter le prélèvement ?

Si on a choisi de recouvrer le paiement avec la carte bancaire stockée et qu'on a également choisi de représenter le prélèvement, alors on tentera d'abord de faire payer le client avec la carte stockée puis, si cela ne fonctionne pas, on représentera le prélèvement.

• Désactiver le mandat de prélèvement : cela permet d'éviter que le client soit dans le lot de prélèvement et de le faire apparaître sans mandat.

• Résilier l'abonnement lié au prélèvement :il est possible de résilier tous les abonnements du client à la date d'engagement ou immédiatement et d'indiquer un motif de résiliation.

• On choisit de résilier à la date d'engagement : quels impacts ?

Dans ce cas, on crée une résiliation “anticipée” pour l’abonnement du client. Étant donné qu’il est engagé, contractuellement, il doit ses échéances. Ainsi, on laisse les prochaines échéances se générer : le client sera alors en dette tant qu’il n’aura pas tout régularisé.

• On choisit de résilier immédiatement : quels impacts ?

Dans ce cas, la dernière échéance de l’abonnement sera annulée via un avoir. Il n’y a pas de possibilité, pour le moment, de définir si on veut ou non générer un avoir : celui-ci sera généré automatiquement. 

Attention

L'ensemble des abonnements que le client possède sera résiliés et pas seulement celui-ci qui est à l'origine du rejet de prélèvement.

Une fois qu'on a défini les conséquences liées au scénario, on peut se rendre dans l'onglet Frais de dossier.

• Désinscrire le client de ses réservations à venir : L'ensemble des réservations à venir à compte la journée suivant la date de l'incident seront annulées. Si une réservation a lieu le jour du rejet, alors elle n'est pas annulée. Les contraintes de désinscription indiquées dans les droits de réservation sont outrepassées. 

Attention - Réseau et libre-réservation🌐

Dans le cas d'un réseau avec planning partagé (ou en tout cas un club depuis lequel on voit les réservations du membre dans d'autres clubs) :  le client est désinscrit de toutes les réservations visibles depuis son club de rattachement.

Dans le cas d'une libre-réservation, mais d'un planning non partagé : le client n'est désinscrit que des réservations faites sur son club de rattachement.

• Clôturer le client : il est également possible de clôturer la fiche du client, pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, cliquez ici.

Je détermine les Frais de dossier liés au scénario

J'ajoute des frais de dossier en cochant la case destinée à cet effet et en renseignant le montant. On me propose ensuite de prélever automatiquement ces frais et si oui, à quel moment. Si je ne choisis pas de prélever automatiquement les frais, on retrouvera simplement une facture sur la fiche membre.

Je détermine les éventuels blocages

J'ai ici la possibilité de bloquer la réservation en ligne du membre et/ou son accès.

J'indique si je tente de recouvrer le paiement avec la carte bancaire enregistrée.

Ici, il est possible d'indiquer si on recouvre le montant dû sur la carte bancaire enregistrée sur la fiche du client ainsi que les frais de dossier s'il y en a.

Quid d'une situation avec recouvrement par CB ?

Si j'ai indiqué dans mon scénario que je recouvre par CB un prélèvement, alors on ne jouera aucune conséquence de scénarios autre que celle de la création de frais de dossier si on l'avait indiqué dans le scénario.

• Si j'avais indiqué dans le scénario que je bloque les réservations et que le recouvrement via la carte bancaire est un succès, alors on ne bloquera pas les réservations. 
• Si le recouvrement via la carte bancaire est un échec, alors on jouera toutes les conséquences du scénario dont le blocage de réservations.  

• Si un deuxième rejet se produit à la suite du recouvrement réussi, alors on se réfère à la case suivante pour déterminer si on utilise le premier scénario ou le deuxième.

Il est également possible de choisir de finalement désactiver une carte bancaire si la tentative de recouvrement échoue pour tout autre raison que « fond insuffisant ». 

Que se passe-t-il si j'ai également choisi de représenter le prélèvement ?

Si on a choisi de recouvrer le paiement avec la carte bancaire stockée et qu'on a également choisi de représenter le prélèvement, alors on tentera d'abord de faire payer le client avec la carte stockée puis, si cela ne fonctionne pas, on représentera le prélèvement.

J'enregistre le scénario.

Je clique sur "Enregistrer", le scénario apparaît alors dans la liste :

 Je répète l'action pour chacun des autres scénarios possibles

Je peux ensuite répéter l'action et créer le reste des scénarios possibles en cliquant une nouvelle fois sur Ajouter un Scénario. 

Une fois que l'ensemble des scénarios est créé, je peux passer à l'étape 3.

Je me suis trompé(e) ?

Si je me suis trompé(e), je peux toujours modifier le scénario en cliquant dessus ou le supprimer à l'aide des trois petits points de la ligne...

ÉTAPE 3 : JE DÉCIDE DANS QUELS CAS CHACUN DES SCÉNARIOS SERA APPLIQUÉ

Dans cette étape, je vais définir quand interviendront chacun des scénarios établis à l'étape 2.

Cela se définit en fonction du nombre d'erreurs qui correspond au nombre de rejets consécutifs du membre et/ou en fonction du code d'erreur qui correspond à la raison du rejet établie par la banque.

  Je me rends dans le PARAMÉTRAGE DES SCÉNARIOS

  Je définis le calcul du nombre d'erreurs

On va définir ici comment est calculé le nombre d'erreurs (rejet) consécutives. 

• Je coche la première case si je ne souhaite pas compter les rejets qui ont été régularisés (réglés par le membre)
• Je coche la seconde case si je ne souhaite pas compter les rejets qui proviennent du prélèvement des frais de rejet.
• Je coche la troisième case si je ne souhaite pas compter les rejets qui proviennent de représentation de prélèvement. Il est d'ailleurs possible de déterminer un scénario pour le cas de la représentation de prélèvement.

Pour en savoir plus sur la manière dont sont calculées les erreurs de rejet, je clique ici.

  Je définis les scénarios par défaut 

J'indique ici quand doivent intervenir chacun des scénarios. Dans la liste déroulante de chacune des erreurs en fonction de leur classement, je retrouve les scénarios possibles que j'ai paramétré lors de l'étape 2.

Dans l'exemple, j'ai défini que si le membre a un premier rejet, le prélèvement sera représenté et qu'il aura des frais de rejet, s'il a un deuxième rejet, on bloque son accès et ses réservations et s'il en a un troisième on bloque et désactive tout.

  Je souhaite définir des scénarios propres à un code d'erreur en particulier ?

Lorsqu'un prélèvement est rejeté à cause d'une opposition, je souhaite appliquer des scénarios particuliers... Cela se passe dans la partie inférieure de l'écran, en cliquant sur ce bouton : 

Une fenêtre s'ouvre et je peux alors définir quel groupe d'erreur et code en particulier sont concernés par le traitement particulier et quels scénarios seront appliqués aux différentes erreurs.

Je retrouve dans les listes déroulantes l'ensemble des scénarios types définis lors de l'étape 2.

J'enregistre.

Et à la 4ᵉ erreur ?

On appliquera le scénario de la 3ᵉ erreur.

Ça y est, mes scénarios de rejet sont correctement configurés. Je peux désormais importer mes rejets ou les signaler manuellement dans le logiciel. Pour savoir comment faire, je consulte les articles sur l'import des rejets via un CAMT054, via Slimpay ou manuel.