Les essentiels de la gestion des stocks 🔍

La gestion des stocks est un outil essentiel pour suivre en temps réel l'état des produits, des articles de boutique ou des badges, en comparaison avec ce qui a déjà été vendu. Lorsqu'elle est correctement paramétrée, elle permet un suivi précis des disponibilités et peut même empêcher la vente d'articles en rupture de stock, garantissant ainsi une gestion fluide et fiable.

De la création de stocks à leur archivage, en passant par le suivi des ventes, cet article vous guide à travers toutes les fonctionnalités offertes par Xplor Resamania pour optimiser la gestion de vos produits, articles de boutique et badges.

Gestion des stocks de badges

Pour gérer les stocks de badges, le principe est exactement le même. Lors de l'étape de configuration du débit de stock dans le catalogue, il faudra simplement se rendre dans la catégorie de produit ou badge dans laquelle vous avez créés vos badges.

Comment créer un stock et l'associer à un produit du catalogue ?⚙️

ÉTAPE 1 : AJOUTER LE PRODUIT EN STOCK

La première étape est de configurer le stock au niveau du menu Gestion > Stocks > Gestion. Puis, si le stock n'est pas encore existant, cliquez sur le bouton "Ajouter un stock". On nomme ensuite le stock et on peut ajouter une description qui sera visible en interne si besoin.

💡L'idéal pour éviter les aller-retours est d'avoir déjà créé dans le catalogue le produit qui correspond à ce stock comme expliqué dans cet article.

ÉTAPE 2 : AJUSTER LE NOMBRE DE PRODUITS PRÉSENT EN STOCK

Une fois enregistré, le stock est visible sur l'interface. On y voit des informations importantes comme le stock global du réseau pour ce produit ainsi que le nœud sur lequel nous allons gérer le stock. Ici, le club de Lille.

Pour ajouter du stock à ce produit sur ce club, cliquez simplement sur la ligne du stock visé. 

Pour ajouter du stock, il faut cocher la case "Ajouter" puis indiquer le nombre d'unités présentes dans le stock.  Il est possible de laisser un commentaire en cas de besoin et on clique ensuite sur Valider.

Les mouvements sont visibles dans le bas de la fenêtre. 

ÉTAPE 3 : (FACULTATIF) INDIQUER LE PRIX D'ACHAT DU STOCK

Pour une gestion optimale de vos stocks, l'export de valorisation des stocks est un outil précieux qui permet de suivre leur évolution dans le temps. Afin de tirer pleinement parti de cet export, il est recommandé de renseigner le prix d'achat des articles.

Cela permettra d'inclure cette information dans le fichier exporté, aux côtés d'autres données clés telles que :

• Le nom du stock
• Le nom du club
• Le prix unitaire
• Le stock actuel
• La valorisation du stock actuel
• Le nombre d’unités créditées et débitées
• Le stock à ce jour
• La valorisation du stock à ce jour

Cet export peut être utilisé pour analyser la performance des stocks, effectuer des bilans financiers ou encore ajuster les stratégies d’approvisionnement et de vente en fonction des données actualisées.

ÉTAPE 3 : ÉTABLIR LES ALERTES ET BLOCAGES SE RAPPORTANT AUX STOCKS

 Il est possible de déterminer des alertes et des blocages depuis la fenêtre de gestion du stock. On peut mettre en place plusieurs choses :

• mettre en place un avertissement lorsque le stock est à une quantité définie. Cette alerte sera visible depuis le tableau de bord des alertes du club.
• Bloquer la vente en club lorsque le stock tombe à une certaine quantité. 
• Bloquer la vente en ligne lorsque le stock tombe à une certaine quantité. 

Une fois que c'est fait, cliquez sur Enregistrer.

ÉTAPE 4 : JE RELIE LE STOCK AU PRODUIT DU CATALOGUE

Depuis les Paramètres et le catalogue, il faut aller sur le produit boutique que vous aurez créé au préalable (si ce n'est pas encore le cas, cliquez ici pour accéder à l'article de création de produit boutique.)

Puis, depuis l'onglet Débit de stock, il faut :

• Activer le "débiter un stock"
• Choisir dans la liste déroulante le stock impacté correspondant au produit du catalogue
• Indiquer combien d’article sont débités lors d'une vente (en général 1 seul, hors cas particuliers ou vous commercialisez des produits par lot par exemple)
• Puis, choisir si vous réincrémentez le stock lors d'une annulation de vente.

Ensuite, on clique sur Enregistrer.

Le tour est joué, le stock est créé et rattaché au produit du catalogue qui y correspond. 🚀

Cette configuration sera la même pour les stocks de badges, il faudra simplement se rendre dans le catalogue au niveau des Badges pour rattacher le stock au badge.

Que se passe-t-il au moment de la vente d'un produit relié à un stock ?🛍️

Lors d'une vente, le stock restant d'un produit est indiqué. 

Si un niveau de blocage défini lors de la mise en place du stock est atteint, alors le produit ne pourra pas être vendu et ce message apparaîtra si on tente de l'ajouter au panier : 

En fonction des règles définies dans le catalogue, à la vente du produit, le stock sera actualisé en fonction du nombre de produits restants.

Comment fonctionne la gestion des stocks sur un réseau ?🌐

Point d'attention ⚠️

Si un stock global existe pour un produit, mais qu’aucun stock spécifique au club n’a jamais été créé, ce produit n’apparaîtra pas dans le tunnel de vente. 

Depuis un nœud supérieur du réseau, au niveau du menu Gestion > Stocks, le siège du réseau peut créer l'élément de stock, c'est-à-dire définir le nom du stock correspondant au produit commercialisé sur le réseau. 

Le siège du réseau pourra voir l'ensemble des stocks sur l'ensemble des clubs. Tandis que chaque club verra ses propres stocks et aura également accès au stock créé par le siège du réseau. Dans tous les cas, qu'on soit connecté sur le siège ou depuis un club, pour gérer un stock, il suffit de cliquer dessus :

Puis, on accède aux clubs sur lesquels on a le "droit" en tant qu'utilisateur, de gérer les stocks :

Au clic sur le club, il est ensuite possible d'ajuster le stock de ce produit dans le club : 

• En indiquant la quantité à ajouter, et en cliquant sur Valider. 
• En indiquant la quantité à retirer, et en cliquant sur Valider. 
• Si le produit n'est plus commercialisé, ou pas pertinent pour le club, il est aussi possible de l'archiver (cf. dernière partie de cet article). ⚠️le stock devra avoir été passé à zéro au préalable.

En fonction des droits et de la visibilité octroyée aux utilisateurs, ils peuvent voir et gérer l'ensemble des stocks du réseau ou le stock d'un seul club sur cette interface depuis les onglets Gestion et Stock par Club.

Comment gérer l'archivage d'un stock ?❌

La fonctionnalité d'archivage des stocks vise à améliorer la visibilité et la pertinence des produits disponibles, tout en garantissant une organisation optimale. En effet, en éliminant les produits invendables ou non pertinents, elle contribue à un tunnel de vente clair et efficace, en fonction de la situation des stocks de chaque club.

Fonctionnement de l'archivage en réseau

Pour que le siège du réseau puisse archiver le stock d'un produit qu'il aura créé pour l'ensemble ou plusieurs clubs du réseau, il faudra d'abord que les stocks des clubs correspondant à ce produit soient archivés. 

ÉTAPE 1 : ARCHIVER LE STOCK D'UN PRODUIT D'UN CLUB

Pour archiver un stock d'un produit spécifique d'un club, qui ne sera plus vendu ou plus pertinent, il faut se rendre dans le menu Gestion > Stocks > puis Stocks par Club et enfin, cliquez sur la ligne correspond au stock qu'on souhaite archiver. 

On peut ensuite cocher la case Archiver le stock et cliquer sur Valider. 

Attention : le stock doit être à 0.⚠️

Il faudra que le stock du club soit à 0 pour pouvoir l'archiver. En cas de besoin, pensez donc à retirer d'abord le stock nécessaire à l'aide du champ "Retirer X articles" puis procédez à l'archivage seulement une fois le retrait validé et le stock tombé à 0.

Une fois le stock archivé, il sera toujours possible de le retrouver en filtrant sur "Uniquement les stocks archivés" depuis la liste Stocks par Club.

Retrouver les stocks archivés permet notamment de le réutiliser en cliquant sur le bouton Désarchiver.

ÉTAPE 2 : ARCHIVER LE STOCK D'UN PRODUIT AU GLOBAL SUR LE RÉSEAU

Pour le siège du réseau ou l'administrateur de plusieurs clubs, l'option Archiver sera disponible depuis les trois petits points de la ligne de stock visible sur l'onglet Gestion.

⚠️Les utilisateurs doivent être positionnés sur le bon nœud réseau pour archiver les stocks globaux.

Pour que le siège du réseau puisse archiver le stock d'un produit qu'il aura créé pour l'ensemble ou plusieurs clubs du réseau, il faudra d'abord que les stocks des clubs correspondant à ce produit soient archivés, sinon ce message d'erreur apparaîtra au clic sur "Archiver". Si tel est le cas, réalisez d'abord les actions indiquées dans l'étape 1 concernant l'archivage sur le club.

Au clic sur le bouton "Archiver", le stock global du réseau sera directement archivé. Et, comme pour les stocks de club, on pourra toujours retrouver ces stocks archivés, grâce aux filtres et le désarchiver en cas de besoin à l'aide des trois petits points :