Comment créer un abonnement en prélèvement dans le catalogue ?

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L'abonnement est une offre très couramment proposée par les clubs. La configuration de ce type de produit dans le catalogue Resamania permet diverses possibilités de tarification et droits d'accès. 

ÉTAPE 1 : JE ME RENDS DANS LE CATALOGUE

Un fois connecté à Resamania, je clique sur le menu déroulant puis sur "Paramètres" et "Catalogue". Ici je retrouverai l'ensemble de mes produits et services une fois qu'ils y seront enregistrés.

ÉTAPE 2 : JE RENSEIGNE LES INFORMATIONS PRINCIPALES DE L'ABONNEMENT

Je clique sur le + Nouvel abonnement bleu en haut à droite. Une fenêtre nouvel abonnement s'ouvre.

Je peux alors remplir l'ensemble des informations principales de mon abonnement :

 SON NOM 

Le choix du nom de l'abonnement est plutôt libre. 

A SAVOIR

Le nom apparaîtra sur la facture et sur le contrat d'abonnement. Si je fais de la vente en ligne, il sera possible de distinguer le nom de l'abonnement indiqué sur le backoffice du nom indiqué sur l'espace membre. 

 SA DESCRIPTION 

La description sera visible sur le contrat d'abonnement. Si vous avez besoin de la rendre visible sur la facture, indiquez-le à votre chargé d'implémentation ou de support.

Si je fais de la vente en ligne, il sera possible de distinguer le nom de l'abonnement indiqué sur le backoffice du nom indiqué sur l'espace membre.

 SON CODE PRODUIT 

Si mon plan comptable n'est pas encore configuré dans le logiciel (sur demande à mon interlocuteur Resamania), je ne touche pas à ce champ. Une fois l'abonnement enregistré, un code y sera automatiquement généré. Il permettra de récupérer la ligne comptable du futur plan comptable si besoin. Si je n'ai pas  de configuration comptable, je ne me préoccupe pas de ce champ. Et, si j'ai déjà une configuration comptable, je suis les instructions de Resamania pour le compléter. 

 SA DURÉE 

Si l'abonnement a une période d'engagement puis qu'il est reconduit tacitement après la période d'engagement, on ne tiendra pas compte de la durée indiquée ici. La durée d'engagement et le caractère tacite de l'abonnement seront indiqués à l'étape suivante. 

Si l'abonnement doit également comporter un tarif comptant OU un tarif en prélèvement à durée déterminée (sans reconduction tacite), il faut alors indiquer leur durée à cet endroit.

 LE MODÈLE DE CONTRAT

Une fois que le ou les modèles de contrat pour abonnement ont été configurés avec mon interlocuteur Resamania, c'est ici que je pourrais les retrouver et les configurer pour les différents abonnements. Il sera disponible et complété après chaque vente de l'abonnement à un client. 

À SAVOIR

Il est possible de configurer un modèle de contrat pour l'abonnement ou pour un tarif de l'abonnement. Si je n'ai pas encore de modèle de contrat, je peux contacter mon interlocuteur Resamania directement.

 SON MOT-CLÉ 

Le mot-clé est une notion très importante du logiciel. On le retrouve au niveau du catalogue mais aussi au niveau d'autres modules tels que les droits de réservation, le contrôle d'accès ou encore la communication. En effet, c'est le mot-clé qui va ouvrir les droits d'accès et de réservation au membre.

L'idéal, lorsqu'on configure un abonnement, est de mettre trois mots-clés :

- un pour la réservation grâce à lui, on pourra par exemple, distinguer un abonnement qui donne accès aux cours de yoga, d'un abonnement qui donne accès aux cours de Pilate ou encore un abonnement qui permet de s'inscrire à trois activités par semaine, d'un abonnement qui permet de s'inscrire de manière illimitée) 

- un pour le contrôle d'accès 

- un pour la communication

Attention

La limite des caractères est fixée à 255. Mais à chaque mot-clé créé, 12 caractères non visibles sont ajoutés. Donc, la règle est la suivante : 12 X nombre de mots-clés + nombre de caractères => 255 maximum.

 LE CHANGEMENT DE CLUB EN CAS DE VENTE

Un client du club A achète un abonnement au club B appartenant au même réseau. 

Ce champ permet de décider si le client sera rattaché au club B après la vente de l'abonnement ou s'il restera rattaché au club A. 

Attention

Le prérequis si on souhaite que le client reste rattaché à son club d'origine est le fait que les clients du réseau soient partagés entre les clubs. Si les clients d'un club sont visibles uniquement par sur club, alors ça ne fonctionnera pas.

 LE CHANGEMENT D'ÉTAT LIÉ AU PRODUIT

C'est ici que je décide si le membre passera au statut de client à la vente de cet abonnement ou s'il restera "prospect". (cas fréquent surtout pour les séances d'essai, les abonnements sont rarement concernés par un non-passage au statut client)

LES STATISTIQUES

Si je ne souhaite pas que l'abonnement créé dans le catalogue apparaisse dans les statistiques du Dashboard, je coche la case "Ignorer cet abonnement dans les statistiques du Dashboard". Dans ce cas, l'abonnement ne rentera pas en ligne de compte dans lest stats du Dashboard mais remontera dans les listes mortes (Les indicateurs concernés du tableau de bord sont les indicateurs des abonnements arrivant à terme et les résiliations).

LÉGAL

Si le club fait partie d'une juridiction devant respecter la norme finance, alors il faudra indiquer si ce produit est considéré comme un bien ou un service. Dans le cas d'un abonnement, c'est généralement un service. 

ÉTAPE 3 : JE CONFIGURE LES TARIFS DE MON ABONNEMENT

Après avoir rempli les champs du premier onglet Abonnement, je clique sur l'onglet suivant Tarifs puis sur + Ajouter une offre de paiement. Je choisis le mode de paiement Prélèvement.

La première chose à faire ensuite est de renommer le tarif. En effet, c'est important pour s'y retrouver dans les ventes et ne pas multiplier inutilement les offres d'abonnements. Puis, je définis la mensualité TTC de l'offre et la TVA applicable sur celle-ci. Par défaut, la TVA est au taux de 20% mais d'autres taux sont disponibles.

Ensuite, on choisit ou constate les éléments suivants du tarif : 

LA RECONDUCTION TACITE 

L'abonnement sera t-il tacitement reconduit à la fin de la période de validité de l'abonnement ? Si oui, on sélectionne OUI dans la liste déroulante.

LE RYTHME DE FACTURATION MENSUEL

 Par défaut, l'abonnement sera facturé de manière mensuelle. 

CE QUI SERA FACTURÉ AU MOMENT DE LA VENTE

Cas 1 : la première mensualité au prorata uniquement

Ici, lors de la vente le membre paiera le prorata du nombre de jour consommé sur le premier mois. 

Exemple : l'abonnement démarre le 16 janvier. Le membre paiera à la vente le prorata de ce qu'il a consommé sur le mois et sera prélevé le mois suivant d'une mensualité totale.

Cas 2 : 1ère mensualité au prorata par pallier

Ici, lors de la vente, en fonction du jour du mois auquel démarre l'abonnement, le membre paiera le tarif décidé. Puis, il sera prélevé le mois suivant du montant du mensualité totale.

Exemple : l'abonnement démarre le 16 janvier. Le membre paiera 10€ à la vente, puis il sera prélevé le mois suivant d'une mensualité totale.

Cas 3 : on facture et/ou paye le premier mois en plus du prorata

Ici, le prorata/prorata par pallier (voir explication cas 1 et 2) sera payé à la vente et le premier mois complet d'abonnement sera facturé (attention, ne veut pas dire "payé" si seule la première option "Mois complet"....etc est choisie).

Si on souhaite que le premier mois complet soit payé en plus du prorata, on coche la case "le premier mois complet est payé lors de la vente".

Cas 4 : on facture en mode "date à date" sans rien faire payer à la vente

Ici, le membre ne paiera rien à la vente et sera prélevé directement le jour de prélèvement le plus proche suivant la date de démarrage de l'abonnement. Si des frais de dossier sont configurés sur l'abonnement, le premier mois sera facturé en même temps que les frais de dossier, lors de la vente.

Cas 5 : on facture en mode "date à date" et on fait payer le premier mois complet lors de la vente

Ici, le membre paiera le premier mois à la vente puis il sera prélevé pour les mois suivants.

WARNING - le membre peut être prélevé à la fin du mois dans certains cas.

Le client arrive le 6 janvier et son jour de prélèvement est le 5.

Le client paye au club son mois du 6 janvier au 6 février. Il sera donc prélevé pour la première fois sur le jour de prélèvement le plus proche suivant ce mois soit le 5 mars.

A SAVOIR SI JE POSITIONNE LA DURÉE D'ENGAGEMENT SUR LE TARIF

Dans le cas d'un abonnement avec reconduction tacite, je peux déterminer une période d'engagement sur le tarif. 

WARNING

Si je ne mets pas de date d'engagement sur le tarif en reconduction tacite alors on considère que la période d'engagement est égale à la date de fin d'abonnement (indiquée sur l'onglet 1 de l'abonnement).

Pour ajouter une durée d'engagement sur le tarif, je clique sur les trois petits points du tarif et sur Ajouter une période d'engagement.

L'option paramétrable apparaît à la fin du tarif. On détermine ensuite la durée d'engagement sur le tarif. Par exemple, 6 mois. 

Le membre ne pourra pas résilier avant 6 mois dans le cas de ce tarif. Si je souhaite pouvoir résilier quand même sans respecter l'engagement, je contacte Resamania. Un droit peut être activé pour cela.

ÉTAPE 4 : SI BESOIN, J'AJOUTE DES OPTIONS AU TARIF

Toujours dans l'onglet Tarifs de l'abonnement, de multiples informations et restrictions sont disponibles lorsque je clique sur les trois petits points. Je peux, si je le souhaite, ajouter diverses caractéristiques, informations et restrictions au tarif.

Les options de tarifs

Ajouter une durée promotionnelle : à utiliser si je souhaite que le membre paye un montant moins élevée lors de ses premières mensualités puis revienne au tarif normal par la suite. Si le mode prorata est activé, alors le membre paiera le prorata calculé sur une mensualité "normale" puis le montant promotionnel s'appliquera sur le premier mois complet. 

A SAVOIR

Vous pouvez ajouter plusieurs durées promotionnelles (Proposer des prélèvements avec différents montants sur différentes périodes)

On a ici un abonnement avec un prélèvement de 9,90 pendant 2 mois, puis 19,90 pendant les 2 mois suivants et 29,90 sur toutes les autres mensualités.

Ajouter des frais de dossier : ceux-ci sont ajoutés directement lors de l’ajout du produit au panier et peuvent faire l’objet de réduction lors de la vente.

Ajouter un modèle de contrat : on peut rajouter un modèle par tarif, si le modèle a été ajouté sur le produit, c’est le modèle de contrat du tarif qui est prioritaire.

Ajouter un préavis : le préavis est la période que le membre doit prévoir s'il souhaite résilier son abonnement avant que la résiliation soit effective. Exemple : le préavis est de 15 jours, le membre doit prévenir le 10 janvier pour que sa résiliation soit effective au 25 janvier.

A SAVOIR

Si l'abonnement comporte une date de fin d'engagement et un préavis, c'est la date la plus éloignée dans le temps qui sera retenue pour la résiliation effective. Si je souhaite pouvoir résilier sans respecter la règle, je contacte mon interlocuteur Resamania afin qu'il m'active le droit de résilier quand je veux.

Ajouter une instruction vendeur : lors de la vente, le vendeur recevra des instructions à valider pour ajouter le produit au panier

Ajouter une instruction de garantie : à paramétrer si je souhaite récupérer un ou des chèques de garanties lors de la vente de l'abonnement. Pour en savoir plus sur les garanties d'abonnement, je consulte cet article.

Ajouter une limite d'achat : le client ne pourra pas acheter plus d'exemplaire de ce produit que le nombre limite d'achat indiqué.

Ajouter un quota de suspension : le client ne pourra pas suspendre son abonnement plus d'un certain nombre de jour déterminé par le quota de suspension. Pour en savoir plus sur les suspensions d'abonnement, je consulte cet article.

Les restrictions de tarifs

Restreindre selon le club : je peux décider de ne vendre qu'à un ou des clubs spécifiques.

Restreindre selon le rôle utilisateur : par exemple, seuls les utilisateurs ayant le rôle administrateur pourront vendre ce tarif.

Restreindre selon le canal : il est possible de rendre un tarif accessible uniquement depuis l'accueil du club, la borne ou l'espace membre.

Restreindre selon les mots-clés des membres : il est possible de décider de ne pas vendre cet abonnement aux personnes qui ont un mot clé spécifique (exemple : aboaqua, mot clé de l'abonnement Aqua qui donne accès aux mêmes choses).

Restreindre selon la dette : il est possible de décider de ne pas vendre le tarif à une personne qui a une dette d'un montant x.

Restreindre selon une période de validité : le tarif ne sera visible dans le catalogue lors de la vente que
pendant cette période (de date 1 à date 2).

Restreindre selon le jour de démarrage : le tarif de l'abonnement ne pourra être vendu que s'il commence dans la période indiquée à l'ajout de cette option.

Restreindre selon le jour de vente : le tarif ne sera visible que sur la période indiquée à l'ajout de cette option.

Ajouter une période d'engagement : apparaît dans le cas d'un abonnement illimité (avec reconduction tacite).

IMPORTANT - FONCTIONNEMENT DE LA PÉRIODE D'ENGAGEMENT 

- Si je ne mets pas de durée d’engagement sur le tarif, la durée d’engagement est la durée de l’abonnement indiquée sur le 1er onglet.

- Si l'abonnement est un CDD (sans reconduction tacite), cette option ne sera pas proposée.

- Si je ne souhaite pas qu’il y ait d’engagement sur le tarif, je dois mettre une durée d’engagement à 0 mois/jours.

- Si je souhaite faire un CDI avec 12 mois d’engagement, la durée de l’abonnement indiquée sur le 1er onglet n’a pas d’importance tant que j’ai indiqué correctement qu’il y avait une tacite reconduction sur le tarif. (je peux mettre la durée d’abonnement que je souhaite)

Supprimer l'offre : si l'offre tarifaire n'est plus d'actualité, je peux la supprimer.

ÉTAPE 5 : JE VALIDE L'ABONNEMENT

Pour mettre en avant votre produit dans le tunnel de vente...

Vous pouvez activer la mise en avant du produit dans le tunnel de vente, celui-ci apparaîtra en premier dans sa catégorie de produit lors d'une vente en cochant l'étoile :

Sur le tunnel de vente l'offre sera mise en avant de cette manière : 

Une fois toutes les caractéristiques de l'abonnement renseignées, je clique sur Enregistrer.

Mon abonnement est validé. 

Je peux désormais le retrouver dans la liste des abonnements proposés lors d'une vente client et dans mon catalogue.