🎬Un tuto vidéo est disponible pour cette action sur votre plateforme de formation. Si vous disposez d'un identifiant, cliquez ici et connectez-vous. Sinon, contactez votre commercial.
L’envoi du lot de prélèvements à la banque est une étape clé dans la gestion de vos transactions financières. Cet article vous propose un guide pratique et détaillé pour assurer que chaque étape se déroule sans accroc, en toute simplicité et efficacité.
✅Vous avez transmis à Xplor Resamania vos coordonnées bancaires : nom de la banque, IBAN, BIC et ICS. Et celle-ci ont été configurées par votre conseiller. Pour plus d'informations, cliquez ici.
✅Vous avez défini vos jours de prélèvements depuis les Paramètres et mis en place votre offre d'abonnement en prélèvement que vous avez commencé à commercialiser.
✅Vous avez complété les mandats de prélèvements des clients qui ont souscrit à un abonnement en prélèvement. S'il en manque, vous pouvez générer le lot, mais les clients dont le mandat est manquant ne feront pas partie du lot et seront en dette une fois l'échéance passée.
Quand générer le lot ?📅
La majorité des banques nécessitent un délai de 48 heures ouvrables pour traiter les fichiers de prélèvements dans les délais. Par conséquent, si vous prévoyez d'effectuer un prélèvement le 5 mars, il est conseillé de transmettre le fichier aux alentours du 1er ou du 2 mars pour garantir un traitement en temps voulu
Pour aller dans l'onglet Prélèvements SEPA, je dois cliquer sur ACTIONS FINANCIÈRES dans la liste déroulante principale. J'arrive directement sur la page Prélèvements SEPA.
Je renseigne le nom du lot de prélèvements. Par exemple, "SEPA Mars 2020".
Il est possible d'exclure les clients en dette. Cela concernera toutes les personnes qui possèdent un tag "dette" sur leur fiche membre et dépend donc de la configuration du niveau de dette "haute" qui est par défaut à >60€.
Renseigner la ou les dates sur lesquelles je souhaite faire mon lot de prélèvements. Si par exemple je souhaite faire mon lot de prélèvements du 5 et du 10, je peux renseigner les dates suivantes : du 5 au 10. D'autre part, il est tout à fait possible de générer l'ensemble des prélèvements du mois (du 1er au 30-31) sur un seul lot.
Cas où la période générée est un mois complet
En fonction de la configuration du catalogue et des ventes faites après génération du lot, il est possible que d'autres prélèvements soient prévus pour la période déjà générée. Si tel est le cas, il faudra simplement refaire un lot sur la même période pour que tous les prélèvements soient bien pris en compte.
Une fois la période renseignée, je clique sur "Fixer la période".
Une fois la période fixée, on m'indique le montant total et le nombre de prélèvements qui vont être réalisés ainsi que les prélèvements erronés. Le plus souvent, les prélèvements sont erronés parce que le mandat de prélèvements n'a pas été ajouté sur la fiche du membre ou que les prélèvements sont suspendus.
Deux cas fréquents :
- Pour ajouter un mandat manquant, il suffit de cliquer sur la ligne à corriger. La fiche membre s'ouvre et on peut renseigner le mandat de prélèvements. Pour savoir comment faire, consultez cet article.
- Si des prélèvements sont suspendus et qu'on souhaite les réactiver, il suffit de cliquer sur la ligne. La fiche membre s'ouvre alors. On peut ensuite aller dans Actions Clients puis Actions sur membre, Gérer les prélèvements et les réactiver.
Il reste des erreurs dans le lot ?
Si certaines erreurs n'ont pas été corrigées, le lot de prélèvements ne comportera pas les lignes de prélèvements les concernant, il sera possible de renvoyer un fichier sur la même période avec ces lignes une fois corrigées. En attendant, le client passera en dette à la date de l'échéance due.
- Une fois les erreurs corrigées, on peut cliquer sur "Valider le lot".
Rendez-vous dans l'onglet Exporter les lots. Attendre un peu si le lot n'apparaît pas tout de suite. Puis, cliquez sur Télécharger le lot.
Une fois téléchargé, le fichier XML contenant les prélèvements est disponible en bas à gauche de l'écran. Il se trouve dans le dossier de téléchargement de l'ordinateur. Il suffit ensuite de l'envoyer à la banque.
Une fois le lot envoyé à la banque, on clique sur Confirmer la réception banque pour signifier que le lot a bien été envoyé à la banque.
🧮Facturation en comptabilité des échances
La dernière étape est automatisée et permet de créer les factures issues des prélèvements, l'objectif étant de comptabiliser ces factures sur le mois de réception réel des paiements. Si j'encaisse les prélèvements le 05 mars, le 3 mars (à J-2 de l'échéance) le lot sera automatiquement finalisé.
Exemple💡
Si plusieurs échéances (une le 5 et une autre le 15 du mois par ex) sont prévues dans votre lot, le lot entier sera finalisé à J-2 du premier de ces deux jours, soit le 3 du mois si on prend le 5 et le 15.
⛔Gestion des rejets
Pour savoir comment gérer vos rejets de prélèvements, cliquez ici.
📊Informations et statistiques sur le lot
Vous pouvez retrouver toutes les informations sur votre lot de prélèvements depuis le tableau de bord "Vos prélèvements" et dans l'onglet "Tous les lots" ou depuis les données financières, menu Prélèvements SEPA.
D'ailleurs, vous pouvez ici retrouver l'information qui vous permet de savoir si vous excluiez ou non les clients en dette de votre lot.
Trop de lignes dans votre fichier, et celui ci n'est donc pas accepté en banque ?
Contactez votre conseiller Xplor Resamania, nous pouvons séparer votre gros fichier en plusieurs fichiers plus petits.
Commentaires
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.