Comment envoyer mon lot de prélèvements en banque ?

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Je souhaite envoyer mon fichier de prélèvements à la banque mais je ne sais pas comment faire... Cet article est fait pour moi !

Au programme : 

• Les prérequis à l'envoi du fichier
• Démarrer la génération du lot de prélèvements
• Corriger les erreurs du lot 
• Télécharger le fichier XML et confirmer l'envoi à la banque
• Finaliser le lot de prélèvements pour facturer sur le mois d'encaissement (automatisé)

Prérequis à l'envoi en banque

Voici les prérequis nécessaires à l'envoi d'un fichier de prélèvements en banque : 

• Avoir transmis à Xplor Resamania mes coordonnées bancaires : nom de la banque, IBAN, BIC et ICS. Pour en savoir plus sur ces éléments, je consulte l'article du centre d'aide sur l'entité juridique en cliquant ICI.
• Je dois également être en possession des mandats de prélèvements des membres à prélever. Si je ne les ai pas renseignés dans Xplor Resamania, je peux le faire avant de démarrer le lot ou lors de la correction du lot comme expliqué plus loin dans cet article. Pour savoir comment ajouter un mandat de prélèvements depuis la fiche membre, je clique ICI.

Délai d'envoi 

La plupart des banques demandent un délai de 48h (jours ouvrables) pour traiter le fichier de prélèvements dans les temps. Si je prélève le 5 mars, le mieux est d'envoyer le lot aux alentours du 1er ou du 2.

ÉTAPE 1 : JE DÉMARRE LA GÉNÉRATION DU LOT DE PRÉLÈVEMENTS

Pour aller dans l'onglet Prélèvements SEPA, je dois cliquer sur ACTIONS FINANCIÈRES dans la liste déroulante principale. J'arrive directement sur la page Prélèvements SEPA.

  Je renseigne le nom du lot de prélèvements. Par exemple, "SEPA Mars 2020".

   Il est possible d'exclure les clients en dette. Cela concernera toutes les personnes qui possèdent un tag "dette" sur leur fiche membre et dépend donc de la configuration du niveau de dette "haute" qui est par défaut à >60€. 

Renseigner la ou les dates sur lesquelles je souhaite faire mon lot de prélèvements. Si par exemple je souhaite faire mon lot de prélèvements du 5 et du 10, je peux renseigner les dates suivantes : du 5 au 10. D'autre part, il est tout à fait possible de générer l'ensemble des prélèvements du mois (du 1er au 30-31) sur un seul lot.

Cas où la période générée est un mois complet

En fonction de la configuration du catalogue et des ventes faites après génération du lot, il est possible que d'autres prélèvements soient prévus pour la période déjà générée. Si tel est le cas, il faudra simplement refaire un lot sur la même période pour que tous les prélèvements soient bien pris en compte.

  Une fois la période renseignée, je clique sur "Fixer la période".

ÉTAPE 2 : JE CORRIGE LES ERREURS DU LOT 

Une fois la période fixée, on m'indique le montant total et le nombre de prélèvements qui vont être réalisés ainsi que les prélèvements erronés. Le plus souvent, les prélèvements sont erronés parce que le mandat de prélèvements n'a pas été ajouté sur la fiche du membre ou que les prélèvements sont suspendus.

CORRIGER LES ERREURS FRÉQUENTES

Pour ajouter un mandat manquant, il suffit de cliquer sur la ligne à corriger. La fiche membre s'ouvre et on peut renseigner le mandat de prélèvements. Pour savoir comment faire, je peux consulter cet article.

Si des prélèvements sont suspendus et que je souhaite les réactiver, il me suffit de cliquer sur la ligne. La fiche membre s'ouvre alors. On peut ensuite aller dans Actions Clients puis Actions sur membre, Gérer les prélèvements et les réactiver.

UNE FOIS LES ERREURS CORRIGÉES ...

On peut cliquer sur Valider le lot.

ÉTAPE 3 : JE TÉLÉCHARGE LE FICHIER XML POUR L'ENVOYER A LA BANQUE

JE ME RENDS DANS L'ONGLET "EXPORTER LES LOTS" 

J'attends un peu si le lot n'apparaît pas tout de suite. 

JE CLIQUE SUR "TÉLÉCHARGER LE LOT"

J'ENVOIE LE FICHIER A LA BANQUE

Le fichier XML contenant les prélèvements est disponible en bas à gauche de l'écran. Il se trouve dans le dossier de téléchargement de l'ordinateur. Il suffit ensuite de l'envoyer à la banque.

JE CONFIRME LA RÉCEPTION BANQUE

Je clique ensuite sur "Confirmer la réception banque" pour signifier que le lot a bien été envoyé à la banque.

ÉTAPE 4 : A J-2 DU PRÉLÈVEMENT, LE LOT EST AUTOMATIQUEMENT FINALISÉ

La dernière étape est automatisée et permet de créer les factures issues des prélèvements, l'objectif étant de comptabiliser ces factures sur le mois de réception réel des paiements. Si j'encaisse les prélèvements le 05 mars, le 3 mars (à J-2 de l'échéance) le lot sera automatiquement finalisé.

A savoir

Si plusieurs échéances (le 5 et le 15 du mois par exemple) sont prévues dans votre lot, le lot entier sera finalisé à J-2 du premier jour qui arrive soit le 3 du mois si on prend le 5 et le 15.

ET POUR RAVOIR UN VISU SUR LE LOT ?

Vous pouvez retrouver toutes les informations sur votre lot de prélèvements dans l'onglet "Tous les lots" ou depuis les données financières, menu Prélèvements SEPA.

D'ailleurs, vous pouvez ici retrouver l'information qui vous permet de savoir si vous excluiez ou non les clients en dette de votre lot.

Trop de lignes dans votre fichier, et celui ci n'est donc pas accepté en banque ?

Contactez votre conseiller Xplor Resamania, nous pouvons séparer votre gros fichier en plusieurs fichiers plus petits.