Comment créer une option d'abonnement dans le catalogue ?

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En plus de son abonnement, le membre paye une location de casier mensuelle, loue une serviette ou a accès à un impédancemètre ? Il est possible que l'option d'abonnement soit ce qui convienne le mieux pour le lui facturer ce service complémentaire à son abonnement. L'option d'abonnement a pour but de facturer un montant en plus de celui de l'abonnement.

ÉTAPE 1 - RENDEZ-VOUS DANS LE CATALOGUE

Une fois connecté à Xplor Resamania, je clique sur le menu déroulant puis sur Paramètres et Catalogue. Ici, je retrouverai l'ensemble de mes produits et services une fois qu'ils y seront enregistrés.

ÉTAPE 2 : JE RENSEIGNE LES INFORMATIONS PRINCIPALES DE L'OPTION

Je clique sur le + Nouvelle option d'abonnement bleu en haut à droite. Une fenêtre nouvelle option abonnement s'ouvre.

Je peux alors remplir l'ensemble des informations principales de l'option :

 SON NOM 

Le choix du nom de l'option est plutôt libre. 

Quel impact du choix du nom?

Il apparaîtra sur la facture et sur le contrat d'abonnement. Il peut être administré différemment pour la vente en ligne. 

 SA DESCRIPTION 

La description sera visible sur le contrat d'abonnement. Si vous avez besoin de la rendre visible sur la facture, indiquez-le à votre chargé d'implémentation ou de support.

 SON MOT-CLÉ 

Le mot-clé est une notion très importante du logiciel. On le retrouve au niveau du catalogue, mais aussi au niveau d'autres modules tels que les droits de réservation, le contrôle d'accès ou encore la communication. En effet, c'est le mot-clé qui va ouvrir les droits d'accès et de réservation au membre.

Lorsqu'on configure les mots-clés, le mieux est de penser à ces trois thèmes pour savoir quoi mettre : 

- un pour la réservation grâce à lui, on pourra par exemple, distinguer un abonnement qui donne accès aux cours de yoga, d'un abonnement qui donne accès aux cours de Pilate ou encore un abonnement qui permet de s'inscrire à trois activités par semaine, d'un abonnement qui permet de s'inscrire de manière illimitée). 

- un pour le contrôle d'accès, qui permettra de définir les droits de passage du membre.

- un pour la communication, qui servira lors de la segmentation des destinataires des mailings et SMS

 SON CODE PRODUIT 

Si mon plan comptable n'est pas encore configuré dans le logiciel (sur demande à mon interlocuteur Resamania), je ne touche pas à ce champ Une fois l'option d'abonnement enregistré, un code y sera automatiquement généré. Il permettra de récupérer la ligne comptable du futur plan comptable si besoin.

WARNING

En bref, si je n'ai pas (encore) de configuration comptable, je ne me préoccupe pas de ce champ Et, si j'ai déjà une configuration comptable, je suis les instructions de Resamania pour le compléter. 

 LE MODÈLE DE CONTRAT

Une fois que le ou les modèles de contrat pour option d'abonnement ont été configurés avec mon interlocuteur Resamania, c'est ici que je pourrais les retrouver et les configurer pour les différents abonnements. Il sera disponible et complété après chaque vente de l'option d'abonnement à un client. 

A SAVOIR

Il est possible de faire un seul modèle de contrat contenant l'abonnement ET l'option.

LÉGAL

Si le club fait partie d'une juridiction devant respecter la norme finance, alors il faudra indiquer si ce produit est considéré comme un bien ou un service. Dans le cas d'une option d'abonnement, c'est généralement un service. 

ÉTAPE 3 - RENSEIGNER LE OU LES TARIF(S) DE L'OPTION

Depuis le catalogue et la création d'une option, vous pouvez voir et gérer les différents modes de facturation des options. Il suffit de vous rendre dans l'onglet "Tarifs" de l'option. Ici, vous pourrez soit consulter et modifier les différents tarifs déjà établis ou en ajouter en cliquant sur "+ Ajouter une offre".

Maintenant, à quoi correspondent chacun d'entre eux ?

• Paiement unique 

Dans ce cas-là, l'option sera payée une seule fois dans toute la vie du client et au comptant. Peu importe le type d'abonnement, vous pouvez choisir le paiement unique pour faire payer le montant à la vente au client. La configuration est assez simple, il suffit de compléter le nom de l'offre, le prix et la TVA comme pour un produit boutique.

• Facturation au mois et paiement mensuel

L'option s'alignera sur le rythme de facturation et sur la proratisation ou non de l'abonnement qui sera facturé mensuellement.

C'est-à-dire que si l'option est vendue avec un abonnement au prorata, le tarif du premier mois de l'option, sera, lui aussi, proratisé. Si vous le souhaitez, il est également possible de mettre en place des proratas par pallier sur ce type de tarif. 

Pour configurer ce tarif, renseignez simplement le nom de l'offre, la mensualité TTC, la TVA et le prorata par palier s'il y en a.

• Facturation au mois et paiement annuel

L'option sera payée une fois par an et sera rattachée à un abonnement qui sera facturé mensuellement.

Comme pour les tarifs précédents, choisissez le nom de l'offre, le prix TTC et la TVA. 

Au niveau du tarif, deux possibilités :

On définit un mois strict (tous les adhérents auront le prélèvement le même mois).

On définit un mois en fonction du mois d’abonnement de l’adhérent.

• Facturation à la semaine et paiement hebdomadaire 

Ce tarif doit être utilisé uniquement si vous proposez des prélèvements à la semaine/toutes les quatre semaines pour vos abonnements. Pour en savoir plus, consultez cet article.

Il faut ici renseigner le nom de l'offre, le tarif hebdomadaire TTC et le montant de la TVA. 

L'option sera ensuite prélevée toutes les semaines, comme l'abonnement à laquelle elle est rattachée. Si l'abonnement est prélevé toutes les 4 semaines, l'option suivra également le mode de prélèvement de l'abonnement.

• Facturation à la semaine et paiement annuel

Comme pour les abonnements mensuels, pour les abonnements prélevés de manière hebdomadaire ou toutes les quatre semaines, il est aussi possible de facturer à la semaine.

Il vous suffit de choisir le dernier type de tarif proposé dans la liste et de compléter le nom de l'offre, prix TTC, TVA et comme pour le cas de facturation mensuelle, choisir un numéro de semaine de l'année à laquelle l'option sera prélevée OU un nombre de semaines après le démarrage de l'option à laquelle l'option sera prélevée tous les ans.

A savoir

Comme pour le reste des produits du catalogue, il peut y avoir plusieurs tarifs possibles sur une même option.

ÉTAPE 4 : JE CHOISIS, SI BESOIN, LES RESTRICTIONS DE L'OPTION

Si l'option n'est accessible que par un abonnement en particulier, il est possible de renseigner le nom de cet abonnement dans Restriction d'option.

Une option est obligatoire pour un abonnement ? 

Cette restriction peut être utile lorsqu'un abonnement doit être accompagné obligatoirement d'une option à la vente. Cela se configure au niveau de l'abonnement dans le catalogue.