Une fois vos contrats mis en place dans le logiciel, vous avez la main pour gérer vos Conditions Générales de Vente en toute autonomie. Vous pouvez les créer, les modifier si nécessaire, et notifier vos clients afin qu’ils puissent en prendre connaissance et les signer de nouveau. Cette flexibilité vous permet de faire évoluer vos CGV en fonction de votre activité, tout en garantissant la conformité et la transparence avec vos clients.
Pour savoir comment ça marche, rendez-vous sur cet article.
On clique ensuite sur “Enregistrer”.
Le modèle de contrat configuré par le service client récupérera ces CGV pour le club.
Cet éditeur fonctionne comme un éditeur de texte enrichi, un peu comme Word. Il permet de personnaliser les CGV du club avec du texte mis en forme.
📝 Partie texte
Vous pouvez directement écrire ou copier-coller le contenu des CGV dans la zone blanche centrale.
✍️ Barre d'outils en haut
Vous pouvez mettre en forme ton texte avec les boutons suivants :
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B : Gras
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I : Italique
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U : Souligné
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S : Barré
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Puces ou numérotation : pour faire des listes
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Alignement : à gauche, centré, à droite, justifié
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Lien 🔗 : pour insérer des liens cliquables
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Source : pour basculer vers le mode HTML si vous voulez un peu plus de personnalisation technique
💡Si vous voulez des CGV en deux colonnes, créez simplement un tableau avec des bordures transparentes si besoin.
🎨 Styles
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Vous pouvez choisir un style de texte prédéfini (normal, titre, sous-titre, etc.)
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Police et taille : pour ajuster l'apparence du texte
On clique ensuite sur Enregistrer.
Le modèle de contrat configuré par le service client récupérera ces CGV pour le club et les intégrera dans le contrat à la suite des informations du client et de l'offre.
Il suffit d'utiliser l'éditeur comme lorsque vous les avez créées. Puis de sauvegarder.
Une fenêtre pour lancer la demande d'acceptation à vos clients est accessible.
- Si vous souhaitez demander l'acceptation, il suffit de cocher la case "Demander l'acceptation aux clients".
- Et définir la cible des clients concernés par la signature :
1) Tous les clients : vous allez envoyer une demande d'acceptation à tous les clients qui ont signé un contrat.
2) "Seulement les clients dont le contrat a été signé avant le :" ici, choisissez la date de signature avant laquelle vous souhaitez que les clients re-signent leur CGV.
Les clients pris en compte dans ce calcul sont ceux qui ont dû signer un contrat.
Dans tous les cas, une alerte sera créée, mais vous pourrez définir quand elle deviendra bloquante. La rendre bloquante permet d'obliger le client à signer les CGV lors de son passage au club.
- Définir le délai avant blocage. Si on prend l'exemple ci-dessus, l'alerte non bloquante sera placée dès le moment où on valide la demande d'acceptation sur cette fenêtre et elle deviendra bloquante le lendemain. On peut placer le délai au maximum sur 365 jours. (dans le cas de plusieurs demandes, voir l'encart en fin d'article)
L'alerte sera créée sur la fiche membre :
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Choisir la méthode d'acceptation : lorsque le client va signer les CGV avec une signature tracée ou simplement cocher la check-box d'acceptation.
La signature par le client peut être effectuée en passant par l'onglet "Documents".
Attention
Depuis le backoffice, il faudra toujours une tablette pour procéder à la signature. Si vous n'en avez pas, il faudra faire le déplacement de l'écran vers une autre fenêtre.
- Depuis l'espace membre, en fonction de ce qu'on a choisi au-dessus, ce sera signature par SMS ou check-box. Dans tous les cas, en haut de l'espace membre, un bandeau apparaîtra au client pour qu'il puisse accéder à la signature des nouvelles CGV.
Le client arrivera sur ce type d'interface permettant de signer via SMS ou Check-box en fonction de ce qui a été choisi.
Cas particuliers🔎
Quand un club modifie ses CGV, une nouvelle demande d’acceptation est envoyée aux membres concernés. Même si ceux-ci avaient déjà accepté une version précédente, ils doivent ressigner la nouvelle version, à condition de faire partie des clients ciblés par cette demande.
📌 Et côté technique ?
Lorsqu'une nouvelle modification est faite, si une alerte d’acceptation est déjà active sur le compte d’un membre, celle-ci sera automatiquement archivée et remplacée par une nouvelle alerte liée à la version mise à jour.
⚠️ Cas exceptionnel :
Si une personne non habilitée (un compte utilisateur sans le droit d’envoyer la demande d’acceptation) modifie les CGV après qu’une demande ait déjà été faite.
➡️ Dans ce cas, l’alerte n’est pas archivée, et les membres ne reçoivent pas de nouvelle demande d’acceptation. Il faut alors refaire une modification et une demande d’acceptation pour corriger cela.
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