Cet article présente l'indicateur de fréquentation disponible sur le tableau de bord et explique les manipulations à réaliser pour le configurer sur le club.
Un nouvel indicateur sur le tableau de bord : la fréquentation maximale !
Avant toute configuration, il est important de comprendre les intérêts du nouvel indicateur de fréquentation disponible sur le tableau de bord...
- Définir une limite en nombre de clients présents dans la zone principale du club en même temps.
- Bloquer les passages lorsque cette limite est atteinte.
- Laisser passer les personnes ayant réservé un cours collectif puisque c'est une autre salle
- Inclure, sur le site web du club, l'information du nombre de personnes présentes dans le club en temps réel afin de permettre aux adhérents de savoir s'ils pourront rentrer avant de se déplacer.
Cet indicateur montrera le nombre d'adhérents présents dans le club et si la limite maximale autorisée est atteinte ou non. Une fois la limite atteinte, il sera possible de bloquer les adhérents au contrôle d'accès.
Voici à quoi ressemble l'indicateur une fois activé :
Voici les actions à réaliser pour mettre en place ce mode de fonctionnement à la réouverture :
Les cours collectifs se déroulant dans une autre salle, seule la capacité du créneau en termes de nombre de participants est importante pour l'espace cours co'. Les clients qui viennent suite à une réservation de cours collectifs n'entreront pas en compte dans le calcul de la fréquentation maximale autorisées dans la zone principale du club.
Le premier prérequis est donc d'avoir construit le planning de cours collectifs en fonction du nombre de personnes pouvant être accueillis dans l'espace cours co'.
Pour calculer le nombre maximal de clients pouvant être accueillis dans la zone principale du club (hors cours co'), on part de la surface active du club en m² et des directives gouvernementales (1 client pour 4m²). Il est possible ensuite de déterminer le nombre maximal de clients pouvant être présents simultanément au club. Ce nombre sera indiqué dans la configuration de l'indicateur de fréquentation maximale. Munissez-vous donc de cette information avant d'entamer toute configuration.
Qu'est-ce que la surface active du club ?
La surface active du club est le nombre de mètres carrés de la structure accessible par les adhérents pour pratiquer leurs activités physiques et sportives. Elle ne concerne donc pas les couloirs, les vestiaires, l'accueil... , etc.
Objectifs des jetons de passage
Lorsque les clients réserveront en ligne leur cours collectif, un jeton de passage fictif leur permettra d'accéder au club. En effet, lors de l'étape 2, nous mettrons en place l'indicateur de fréquentation maximale. Ce module de fréquentation maximale permettra de mettre en place un nombre limite de clients présents au club, seules les personnes ayant réservé pourront accéder au club grâce à leur jeton de passage puisqu'elles ont réservé.
Le jeton de passage est donc un prérequis indispensable à la mise en place de la limitation des passages par l'indicateur de fréquentation.
Pour mettre en place les jetons de passages, il suffit de suivre les Ă©tapes suivantes :
1 - JE ME RENDS DANS L'ÉCRAN DES JETONS DE PASSAGE
2 - JE CRÉE LE JETON DE PASSAGE
Je clique sur Ajouter un jeton.
Puis je renseigne le nom du jeton (interne), les activités, studios et offres concernées par le jeton.
Je clique ensuite sur Configurer le (ou les) zones.
Il est tout à fait possible de renseigner plusieurs activités dans le champ Activité.
Case Ă cocher : Jeton de cours
Pour que le passage au club faisant suite à une réservation de cours collectif ne rentre pas en compte dans le calcul de l'indicateur FMI. (les cours co' sont faits dans une autre salle, ce qui donne de la superficie et de la capacité d'accueil en plus, non comptée avec l'indicateur FMI.
3 - JE CONFIGURE LE (OU LES) ZONES
Je renseigne la zone principale concernée par le jeton (ici, Club).
Puis le moment à partir duquel les clients qui ont le jeton pourront rentrer (ex : 30 minutes avant le début de l'activité) ainsi que le moment à partir duquel on ne peut plus rentrer après le début de l'activité (pour les retardataires par exemple).
Pour l'activer, il suffit d'aller dans les paramètres du tableau de bord et cocher la case "Activer le module de FMI".
Un encart destiné à recevoir le futur indicateur s'affiche. Il faut ensuite cliquer sur Configurer.
Une fenĂŞtre de configuration s'affiche...
La configuration des règles de fréquentation maximale se fait également depuis l'indicateur lui-même à l'aide du pictogramme Depuis le pictogramme, on accède à la fenêtre suivante :
On renseigne ici plusieurs éléments relatifs aux règles applicables dans le club :
La zone principale du club
Seule la zone principale du club est prise en compte. En effet l'objectif est de savoir combien de personnes sont dans le club en temps réel donc seule la première zone à laquelle les adhérents badgent importe.
Le calcul des sorties
- Cas 1 - J'ai des lecteurs en sortie
Je coche la case Sur lecteurs de sorties. Lorsqu'un membre badgera pour sortir, il sera automatiquement décompté du calcul de l'indicateur.
Le nombre de minutes indiquées dans le champ Max "x" minutes permettra de considérer dans le calcul qu'un membre est sorti sans badger au-delà de x minutes.
- Cas 2 - Je n'ai pas de lecteurs en sortie
Je coche la case "temps moyen passé au club X minutes". C'est ce temps moyen qui permet de gérer automatiquement l'actualisation de l'indicateur en estimant les sorties du club.
Exemple : on indique un temps moyen passé au club de 60 minutes. Un client badge sur le lecteur d'entrée, l'indicateur compte une personne présente en plus dans la zone. 60 minutes plus tard, l'indicateur décomptera automatiquement une personne en moins dans son calcul.
La limite du nombre de personnes autorisées
- Si le nombre de présents atteint la limite, le contrôle d'accès bloquera les clients souhaitant rentrer dans le club.
Si la case "Bloquer l'entrée à partir de" n'est pas cochée...
Aucune limite en nombre de personnes autorisées dans le club ne sera fixée. Le contrôle d'accès acceptera tout le monde, à condition que les règles habituelles de possession d'abonnement, carnets et autres conditions soient respectées.
Laisser entrer les participants au cours
Pour que les clients qui viennent aux cours collectifs (réservations) ne soient pas pris en compte dans le calcul de l'indicateur de fréquentation maximale, on coche la case Laisser entrer les participants au cours.
Au clic sur VALIDER suite à la configuration des différentes règles de limite des passages, l'indicateur de fréquentation maximale apparaît comme ceci sur le tableau de bord. Ici, 134 personnes sont considérées comme présentes dans la zone et la limite maximale autorisée est de 150.
Lorsque 150 personnes seront dans la zone, il ne sera plus possible d'y accéder avant qu'une sortie soit décomptée.
Il est également possible de faire apparaître l'information sur le site web de votre club.
L'intérêt est double pour le client : il peut connaître en temps réel le nombre de personnes présentes au club pour savoir s'il est judicieux de s'y déplacer et il peut également appréhender la fréquentation sur une période plus large (jours de la semaine) pour réserver ses cours ou venir au club aux moments les moins fréquentés.
Pour le faire apparaître sur le site web du club, il suffit de cliquer sur les 3 petits points de l'indicateur puis sur Inclure sur son site.
Une fenêtre s'ouvre avec les indications pour intégrer le widget et le code iframe à copier dans le code du site. Il est possible de choisir d'intégrer l'indicateur de manière transparente en cochant la case "Intégration sur fond sombre".
Ă€ SAVOIR
Une fois visible sur le site web du club, l'indicateur s'actualise toutes les 5 minutes.
A savoir : si un client passe deux fois sa carte, que le multipassage et l'anti-retour ne sont pas activés. Il comptera pour un seul client.
Ça y est l'indicateur est activé et correctement configuré sur votre club et sur votre site web... Vous pouvez ré ouvrir sereinement !
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