Il est possible de clôturer un client depuis sa fiche membre, c'est-à-dire que le client passera au statut d'Ancien client lors de l'action de la clôture. Ses abonnements, carnets et badges seront désactivés. Et, vous pourrez clôturer sa balance comptable qui sera alors être rééquilibrée.
Cet article explique la clôture manuelle et ses impacts, un autre article est disponible si on souhaite mettre en place des clôtures automatisées. Les impacts comptables seront les mêmes dans le cas d'une clôture automatisée.
Vous souhaitez bannir le client ?
Ce n'est pas la même action que celle expliquée dans cet article, consultez cet autre article pour savoir comment faire.
Que se passe-t-il si le client a été clôturé et revient au club plus tard ?
- Que ses paiements en ligne soient bloqués ou pas, le client aura une alerte bloquante automatiquement créée pour annuler son incident de paiement en cas de clôture pour raison de dette.
- Si la vente est effectuée depuis le back office, une alerte sera visible sur la fiche membre pour indiquer qu'elle a été clôturée pour cause d'impayés. Dans les Paramètres, on peut indiquer si les clients clôturés peuvent encore acheter en ligne ou non, car ils auront toujours accès à l'espace membre.
- Il est possible de "déclôturer" le client. Pour en savoir plus, rendez-vous sur cet article : Un membre clôturé revient au club... Comment gérer une déclôture ?
Il faut d'abord se rendre sur la fiche client, puis cliquer sur Actions client.
Il faut ensuite cliquer sur Clôturer le client.
Si besoin, vous pouvez ensuite clôturer la comptabilité à l'aide de la case à cocher :
Un message indique dans quels clubs le client a des éléments comptables. Le client passera ensuite au statut Ancien Client d'ici 3 jours.
- Abonnements, options et carnets
Les abonnements et options d'abonnements seront résiliés à date et un avoir sera généré si la reconduction tacite a déjà tourné. L'ensemble des carnets que le client possède sera expiré et non disponible. Dans le cadre de la résiliation d'un abonnement, le motif de résiliation indiqué sera "clôture client".
- Badges
Les badges du client seront désactivés.
- Réservations futures et espace membre
L'ensemble des réservations futures du client sera annulé. Le client aura toujours accès à l'espace membre et aux sites externes. Il existe une configuration (Configuration du club > configuration de la clôture client) permettant de dire si l'on bloquera les paiements en ligne du client ou non.
Attention
Cela ne concerne que le front de Resamania, il faudra faire pareil sur tous les sites externes.
- Passage au statut "Ancien client"
Le client passera au statut "Ancien client" au bout de trois jours.
Il est possible de mettre en place une conséquence de clôture du client liée aux rejets de prélèvement.
Depuis les scénarios de rejets, il est possible d'indiquer que le client sera à clôturer au moment donné par le scénario. Attention : l'action n'est pas automatisée, c'est le club qui doit faire l'action de clôturer le membre. Un tag "à clôturer" apparaitra alors sur la fiche membre en temps voulu.
- Si une facture est impayée...
Lors de la clôture, on parcourt l'ensemble des trop-perçus du client (sur le club en question) pour les ventiler sur la facture par ordre chronologique. S'il n'y a pas de trop-perçu, alors Resamania parcourt automatiquement l'ensemble des avoirs du client (sur le club en question) pour les ventiler sur la facture par ordre chronologique.
S'il n'y a pas de trop-perçu ou d'avoir, dans ce cas, un avoir sera créé puis ventilé automatiquement sur la facture impayée.
- Si un avoir ou un trop-perçu reste disponible...
Lors de la clôture, on regarde si une ou des facture(s) est/sont impayée(s). Si c'est le cas, l'avoir y sera utilisé.
S'il n'y a pas d'avoir disponible, dans ce cas, une facture sera créée puis l'avoir y sera ventilé automatiquement.
- Si un incident de paiement est en cours et sans paiement...
L'incident sera clos sans paiement. Cela signifie que l'incident n'existera plus, le paiement sur la facture initiale est rejeté. La facture est donc en dette et un avoir du même montant sera utilisé sur celle-ci pour équilibrer la situation.
- Si un incident de paiement est en cours et comporte un paiement partiel...
L'incident sera clos sans paiement. Le paiement de la facture initial est rejeté. L'incident n'existera plus, le paiement partiel de l'incident deviendra un trop-perçu qui sera ventilé sur la facture initiale. Le montant restant dû de la facture initiale sera compensé par un avoir créé et utilisé sur celle-ci .
Le client est clôturé sur les deux clubs. L'ensemble des éléments non comptables sont résiliés ou désactivés (abonnements, carnets, badges...).
Concernant les éléments comptables, l'ensemble des pièces est créé pour chaque club qui a un élément comptable (dette, trop-perçu, avoir, incident).
Par exemple, si j'ai une dette sur le club A et un trop-perçu sur le club B, un avoir du montant de la dette sera créé sur le club A pour ensuite être ventilé sur cette facture et une facture du montant du trop-perçu sera créée sur le club B.
Depuis les scénarios de rejets, il est possible d'indiquer que le client sera à clôturer dans le futur. Le client recevra alors un tag "client à clôturer" sur sa fiche membre avec la date de sa clôture prévue.
A savoir
Si le client "à clôturer" règle sa dette à temps avant d'être clôturé, alors, il n'est plus à "clôturer" à condition que vous ayez bien configuré le paramètre suivant au niveau des paramètres du club :
Si on se rend dans la liste des clients, on peut retrouver les clients à clôturer à l'aide des filtres de la liste. Les clients apparaitront dans cette liste, le jour de leur clôture et pas avant.
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