Le guide pour réussir ma migration Resamania V1 vers Resamania V2🔍

Bienvenue sur Resamania V2 !

Si vous lisez cet article, c'est que votre migration vers Resamania V2 va être programmée dans les prochains jours et nous allons tout mettre en œuvre pour que cela se passe dans les meilleures conditions.

Même si vous restez sur un outil de la marque Resamania, le changement de logiciel est une opération délicate. En effet, ce sont vos données et votre façon de travailler qui sont impactées. Outre le changement de logiciel, la migration doit être vue comme une occasion de nettoyer vos données, uniformiser vos informations et revoir, si besoin, certaines façons de travailler 

A noter

La réussite de votre migration dépend notamment de votre implication dans celle-ci.

Ce document a pour but de vous aider dans cette migration en vous indiquant les actions et étapes essentielles à sa réalisation.

📝 ÉTAPE 1 - LE FORMULAIRE DE CADRAGE

Remplissez  le document de cadrage de votre implémentation, accessible en cliquant ICI.

Ce document nous permet de faire une photographie de ce que vous utilisez dans Resamania V1 et ce que vous souhaitez utiliser dans Resamania V2, afin de répondre au mieux à vos besoins et identifier ce qui est faisable/disponible.

📞 ÉTAPE 2 - LE KICK-OFF (RENDEZ-VOUS PRÉ-MIGRATION)

Lors de ce rendez-vous téléphonique, nous analyserons et discuterons ensemble de vos réponses au questionnaire. Puis, nous verrons comment paramétrer le logiciel. Nous aurons besoin de votre plaquette (offre) commerciale que vous pouvez nous envoyer préalablement par mail.

Nous aurons besoin si votre offre est différente de la franchise, de votre plaquette (offre) commerciale.
(Ce que vous vendez en dehors de la franchise et qui a le droit de faire quoi avec cette offre spécifique)

Si vous êtes issu d'un réseau de clubs (franchises ou succursales)...

Nous n'aurons besoin de votre offre que si celle-ci est différente de celle proposée par le siège de votre franchise. Si tel est le cas et que vous vendez des produits ou services spécifiques par rapport à ceux du réseau, merci de nous transmettre votre plaquette en indiquant ce qu'on peut faire en souscrivant à chacun des services spécifiques (abonnement ou carnet).

Le kick-off nous permet de faire le tour de la prestation indiquée lors de la signature du contrat.

D'autres points importants seront vus lors de ce rendez-vous :

• Votre inscription aux différentes sessions de formation au logiciel
• Votre accès à une instance Bac à sable (de démo) pour que vous puissiez découvrir, tester et vous entraîner sur Resamania V2
• Le centre d'aide vous sera présenté. Celui-ci donne accès à de nombreux articles explicatifs du fonctionnement de Resamania V2

📚  ÉTAPE 3 - LES FORMATIONS

Pour que la transition Resamania V1 vers Resamania V2 se passe au mieux, vous ainsi que vos équipes devront être formés au logiciel.

A noter

L'ensemble des modules de formations doivent être suivis sinon la migration sera reportée et vous ne serez plus prioritaire pour celle-ci. Nous vous invitons à inscrire l’ensemble de votre staff aux différentes formations, sinon ce sera à vous de les former.

Vous pouvez prendre connaissance des créneaux de formation en cliquant ICI. Pour gérer vos inscriptions n'hésitez pas à contacter Resamania par mail ou par téléphone.

⚙️ ÉTAPE 4 - RDV CONFIGURATION

Durant ce rendez-vous, nous allons voir ensemble plusieurs points clés de configuration de votre instance. L'objectif étant, qu'avec ce rendez-vous et les formations, vous soyez autonome sur la configuration des différents éléments. 

Catalogue 

- Comment créer vos produits ? (si besoin)

- Que pouvez-vous faire avec le catalogue existant ? (si vous êtes issu d'un réseau de clubs)

Smartmessaging 

- Comment créer vos propres campagnes ? (si besoin)

- Que pouvez-vous faire avec les campagnes existantes ? (si vous êtes issu d'un réseau de clubs)

📥 ÉTAPE 5 - DÉROULEMENT DE LA MIGRATION

Les 4 grandes étapes de la migration

1. Preprod - Le jour “J” nous migrons les données sur un environnement non officiel. Vous serez contacté dans la matinée afin de faire un point sur les statistiques de migration,  il vous faudra donc rester disponible pendant cette journée car nous allons vérifier les données ensemble.
2. Production - Une fois votre validation reçue, nous migrons vos données sur votre club.
3. Matériel - Une fois les données migrées, nous vous appelons pour migrer la box RESAMANIA avec les 2 cartes reçues. Nous faisons des tests afin de vérifier que tout fonctionne correctement.
4. Photos et mots de passe pour l'espace client - Enfin, nous migrons les photos et mots de passe des adhérents le soir de la migration.

Attention

Il existe quelques types de données que nous ne pouvons informatiquement pas retranscrire dans Resamania V2 :

- les durées d'engagement (vous pouvez l'ajouter en note si c'est vraiment nécessaire)

- le planning et les réservations en cours des clients

Côté logiciel : informations clés

Le jour de la migration, il faudra : 

• Saisir les nouveaux clients dans Resamania V2
• Ne plus rien saisir dans Resamania V1
• Reporter tout ce qu'il s'est passé pendant la journée de la migration dans Resamania V2

A savoir

Afin d’éviter un maximum d’erreurs, les clients et les abonnements « désactivés » ne sont pas migrés. - Donc, si un ancien client a un abonnement désactivé, il passera « prospect ».
- Les moyens de paiements “Prélèvements Unitaires” ne sont pas migrés.

- Les prélèvements dans Resamania V2 seront à faire à partir du mois qui suit la migration.

Vous avez un planning et des réservations ?

1) Faire s'arrêter le planning de Resamania V1 au jour prévu de la migration (exemple : je migre le 05/06, je supprime tous les cours du planning de Resamania V1 ayant lieu après le 05/06 à 23h59).

2) Faire une "action co’ en masse" pour prévenir les adhérents actifs de l'arrêt du planning en prévision du changement d'outil et leur expliquer qu’ils pourront accéder à un nouvel espace membre le lendemain (l'adresse leur sera communiquée).

Remarque : Si des adhérents ont déjà des réservations après la date de migration prévue, je peux : - soit les désinscrire manuellement pour leur rendre leurs points de carnet
- soit définir une autre date de migration avec mon chargé d'implémentation
- soit reporter ces réservations manuellement sur Resamania V2

3) Créer le planning dans Resamania V2 et le faire démarrer au lendemain de la migration. Je n'oublie pas de rendre les activités visibles sur l'espace membre.

4) Une fois la migration effectuée, faire une campagne de communication ponctuelle pour indiquer aux adhérents qu’ils peuvent réserver à la nouvelle adresse. Voici un article qui peut aider à mettre en place cette étape.

Côté matériel : informations clés

Pour la migration de la Resabox, vous allez recevoir 2 cartes :

• une carte bleue pour réinitialiser le yoyo (la laisser sur le yoyo 5 à 10 secondes pour le réinitialiser)
• une carte à insérer dans la Resabox (attendre l'appel de Resamania pour le faire)

Pour changer la carte de la Resabox, il vous faudra faire les actions suivantes : 

• Éteindre la Resabox
• Débrancher le câble d’alimentation
• Dévisser les patins situés en dessous
• Ouvrir le capot
• Si un disque dur est sur le capot, le débrancher et insérer la carte Voir la vidéo
• S'il y a une carte comme celle envoyée, faire l’échange Voir la vidéo
• Fermer le capot et redémarrer, attendre la synchro (30 min environ)
• Badger pour voir dans les passages si vous avez quelque chose 

Au passage d'une carte, s'il est indiqué "carte inconnue", c’est en train de se synchroniser. Si cela persiste, redémarrer la Resabox.

🔚ÉTAPE 6 - RDV POST-MIGRATION

Le jour de la migration, nous fixons un rdv quelques jours plus tard afin de faire un point.

💡ÉTAPE 7 - LE LIVE QUESTIONS

Le vendredi de la semaine de votre migration, se tiendra un Google Meet Live, ou une personne sera disponible pour répondre à vos questions, il suffira de vous connecter à la session via un lien qui vous sera envoyé par mail.

🚀ÉTAPE 8 -PASSAGE AU SUPPORT

Une fois la migration terminée, le support s'occupera de vos questions courantes.

💰ÉTAPE 9 - RDV PRÉLÈVEMENTS

Toutefois, nous ferons les premiers prélèvements Resamania V2 et nous configurerons les scénarios de rejets ensemble.