L'onglet financier permet de donner une vision claire de tout ce qui s’est passé financièrement sur un client. Les informations données dans cet onglet permettent de comprendre si le client se trouve dans l'un des cas suivants :
- Tout va bien, rien en particulier n'est Ă signaler sur l'Ă©tat financier du client.
- Le client doit de l'argent.
- Le client a des incidents.
- Le client dispose d'argent (avoir ou trop-perçu) qu'il peut utiliser.
Je prends connaissance de la santé financière de mon client.
L'onglet financier d'un membre est accessible depuis la fiche client, il suffit de cliquer sur les trois petits points de la fiche puis de sélectionner l'onglet Financier.
On obtient ensuite cette fenĂŞtre :
Une fois dans l'onglet financier, on peut prendre connaissance des principaux indicateurs financiers du client.
Quelques exemples pour expliquer les Ă©carts entre montant Ă payer et montant Ă utiliser :
Dans le cas d'une facture de 100€ avec échéances dans le futur, le montant à payer sera de 100€ et le montant en retard sera de 0€.
Dans le cas d'une facture de 19€ en retard de paiement depuis un mois et un avoir de 50€ à utiliser, le montant à utiliser sera de 50-19 = 31€ et le montant en retard sera de 19€. Si on utiliser l'avoir de 50€ sur la facture, le montant à utiliser sera de 31€ et le montant en retard de 0€.
Dans le cas d'une facture de 19€ en retard depuis un mois et d'un avoir à utiliser de 5€, le montant à payer sera de 14€ et le montant en retard de 19€. Si on utilise l'avoir de 5€ sur la facture, le montant à payer sera de 14€ et le montant en retard de 14€.
J'analyse une situation ou un élément particulier de la vie du client.
Il est possible d'afficher les éléments en fonction de la période de l'historique de la fiche membre à l'aide du premier filtre :
A savoir : le fonctionnement des dates
"Le mois dernier" / "La semaine dernière" : si nous sommes en janvier, c'est la période du 1er au 31 décembre (inclus) qui est prise en compte. Idem pour "La semaine dernière", nous sommes jeudi de cette semaine, c'est la période du lundi au dimanche (inclus) de la semaine dernière que sera prise en compte.
"Le mois en cours" / "Cette semaine" : si nous sommes le 5 janvier, c'est la période du 1er au 5 janvier inclus qui sera prise en compte. Idem pour "Cette semaine", nous sommes jeudi, c'est la période du lundi de cette semaine au jeudi de cette semaine inclus.
"Les 3 derniers mois" / "Les 6 derniers mois" : si nous sommes en janvier, ce sont l'ensemble des mois d'octobre, novembre et décembre ainsi que la partie déjà écoulée du mois de janvier qui seront pris en compte, pour les 6 derniers mois on étendra à juillet, aout et septembre.
On peut également afficher les éléments en fonction du type d'opération de la fiche membre à l'aide du second filtre :
Parmi ces filtres deux sont importants pour une bonne gestion au quotidien :
- Les opérations courantes correspondent aux factures, avoirs, paiements et remboursements (y compris les opérations à régulariser, à l'exclusion des annulations et des incidents de paiement)
- Les opérations à traiter sont les opérations qui doivent faire l'objet d'une attention particulière telles que les factures à payer ou avec un incident, les avoirs à utiliser, les trop-perçus.
D'autres sont moins fréquents mais peuvent s'avérer utiles également :
- Les annulations uniquement sont tous les types d'annulation (factures, avoirs, paiements, etc.).
- Les incidents uniquement sont les incidents de paiement : par exemple, un incident pour rejet de prélèvement, un chèque sans provision.
- Toutes les opérations permet de faire apparaître l'ensemble des éléments financiers existants sur la fiche du client.
Pour plus de détails sur les différents états des éléments et leur visibilité en fonction des filtres, cliquez ICI.
Le dernier filtre permet de cibler selon le type d'éléments : facture, avoir, paiement, incident ou remboursement. Une fois le type d'élément sélectionné, il est possible de filtrer selon le nom de l'article. Par exemple, si je cherche à obtenir les abonnements 12 mois, je tape 12mois dans le champ qui apparaît à la suite de la sélection de l'élément :
En fonction des filtres choisis, les éléments apparaitront dans l'espace situé juste en dessous :
On peut alors voir le nombre et montant des factures et avoirs correspondant aux filtres ainsi que les paiements, remboursements et incidents (en cours ou passés).
Attention
Si vous avez sélectionné plusieurs filtres, les critères de ceux-ci s'additionnent pour donner un résultat qui correspond à tous les filtres. Les indicateurs indiqués dans cette partie de la vue financière correspondent donc exactement aux filtres que vous avez indiqués, au détail près (exemple : si vous renseignez "12 mois" dans le champ "Rechercher dans une facture", vous ne verrez que les éléments contenant des lignes qui font apparaître la mention "12 mois".
Attention
Attention, vous verrez parfois apparaître une alerte avec une infobulle au niveau de l'indicateur des factures en retard et du montant restant à régler des factures avec un incident. En effet, ces deux montants ne tiennent pas compte des incidents qui sont partiellement régularisés, cependant si vous en avez, l "Alerte" en haut à droite de l'indicateur vous permet de le savoir et vous pouvez alors aller sur l'incident pour trouver l'information.
En cliquant sur la ligne des éléments qui apparaissent, on accède au détail.
Lorsqu'un paiement est barré sur une facture, cela signifie qu'il en est détaché ou qu'il en a été annulé. S'il fait l'objet d'un incident, en plus d'être barré, la date de l'incident sera précisée en rouge.
Depuis le menu financier de la fiche membre, il suffit de cliquer sur la flèche de recherche. Puis, on sélectionne le type d'objet comptable recherché et on peut ensuite indiquer le nom de l'article recherché.
Exemple 1 : On cherche les factures contenant l'article "bouteille d'eau".
Exemple 2 : On cherche les factures et avoirs relatifs Ă l'abonnement CDD 12 mois.
Cette question fait référence aux factures en cours, en retard ou en incident, aux avoirs à utiliser, et aux paiements à utiliser.
On se rend dans l'onglet financier de la fiche membre puis on filtre pour obtenir un affichage des opérations à traiter depuis le début.
Je réalise une action pour résoudre un problème
Depuis les trois petits points des éléments financiers (factures, avoirs, paiement, etc...), il est possible de réaliser l'ensemble des actions financières habituellement faisables depuis les onglets Paiements et Factures de la fiche membre.
Pour agir sur un élément, cliquer simplement sur les trois petits points de sa ligne. Vous aurez alors accès à l'ensemble des actions possibles sur cet élément :
A savoir
Toutes les actions indiquées ci-dessous sont réalisables via l'onglet Financier de la fiche client.
> Depuis une facture :
- Voir la facture complète
- Envoyer la facture par email
- Imprimer la facture
- Imprimer la facturette
- RĂ©gler la facture
- Utiliser un avoir
- Créer un avoir
- Annuler la facture
> Depuis un paiement :
- Voir le paiement d'origine
- Imprimer le reçu
- Rembourser le trop-perçu (si un trop-perçu est présent sur le paiement)
- Modifier le paiement (avant clĂ´ture de caisse)
- Annuler un paiement (avant clĂ´ture de caisse)
- Déclarer un incident (après clôture de caisse)
- Utiliser le trop-perçu sur une future échéance
> Depuis un remboursement :
- Voir le remboursement d'origine
- Imprimer le reçu
- Annuler le remboursement
> Depuis un avoir :
- Voir l'avoir d'origine
- Imprimer l'avoir
- Voir la facture d'origine
- Imprimer la facture d'origine
- Passer l'avoir en remboursement
- Utiliser l'avoir sur une future échéance
> Depuis un incident :
- Voir l'incident
- RĂ©gulariser l'incident
- Annuler un incident
- Clore un incident sans règlement
On clique sur les trois petits points de la facture.
On clique sur "RĂ©gler la facture".
On se retrouve ensuite sur l'écran de sélection des dettes et échéances. On peut cliquer sur "Valider".
Puis, on arrive sur l'écran de création du paiement. On sélectionne le moyen de paiement employé par le client et on clique sur valider.
La facture est réglée :
On clique sur les trois petits points de la facture.
On clique sur "Créer un avoir'.
On indique le montant de l'avoir et on clique sur Valider :
L'avoir est créé et visible dans l'onglet Financier :
Il pourra être utilisé sur une facture existante à régler, sur un futur achat ou être passé en remboursement.
A savoir
Les montants indiqués dans l'onglet financier prennent également en compte les soldes à nouveau qui ont été migrés de l'ancien logiciel à Xplor Resamania , lorsque migration il y a eu.
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