Comment activer la réservation automatique sur les créneaux lors d'un passage ?

Vous souhaitez que lorsqu'un client passe au contrôle d'accès, il soit automatiquement ajouté en tant que participant sur les cours qui débutent au moment du passage ? La fonctionnalité présentée dans cet article est faite pour vous.

Attention

Si le nombre de participants maximal des créneaux ayant lieu au moment du passage est atteint, alors le client n'y sera jamais ajouté.

ÉTAPE 1 - ALLER DANS GESTION DES RÉSERVATIONS

Pour inscrire automatiquement les clients qui passent au contrôle d'accès sur les créneaux qui ont lieu en même temps que le passage, rendez-vous dans Paramètres, Contrôle d'accès puis cliquez sur la zone concernée et sur Gestion des réservations.

ÉTAPE 2 - DÉCIDER D'INSCRIRE LE CLIENT AUTOMATIQUEMENT AU PLANNING

Cochez la case "Inscrire le client automatiquement au planning".

ÉTAPE 3 - DÉFINIR LA TRANCHE HORAIRE DE PRISE EN COMPTE DE L'INSCRIPTION

Il faut ensuite indiquer la tranche horaire qui donnera lieu à une inscription en partant de l'horaire de début du créneau.

En détails…

On se base sur l'horaire de l'activité, puis on indique le moment à partir duquel le client sera inscrit s'il arrive après le cours et avant le cours. 

Dans l'exemple, si le client passe dans les 10 minutes après le début du cours, il y sera inscrit. S'il passe dans les 15 minutes avant le cours, il y sera inscrit aussi. S'il passe entre ces moments, il sera inscrit aussi. A condition bien sûr qu'il y ait de la place. 

ÉTAPE 4 - INDIQUER LES ACTIVITÉS ET STUDIOS CONCERNÉS

Indiquez ici les activités et studios pour lesquels la règle d'inscription automatique au passage s'applique.

ÉTAPE 5 - INDIQUER SI ON SOUHAITE DÉBRIDER LES LIMITATIONS DE RESERVATIONS

Si les réservations automatiques ne doivent pas tenir compte des limitations de réservations déterminées dans les droits de réservation, il faut activer le débridage des limitations en cochant la case "Les inscriptions automatiques ne compteront pas dans le calcul des limitations."

Exemple : si un abonnement permet de réserver deux fois par semaine, la réservation en dernière minute avec cette option activée ne rentrera pas en compte dans ce calcul. Si deux réservations sont faites en avance et qu'il réserve une troisième fois via le système du yoyo en dernière minute, alors il n'y a pas de blocage.

Ça y est ! L'inscription automatiquement lors du passage d'un membre est bien configurée.

A savoir

• Il est possible d'utiliser cette fonctionnalité comme zone d'auto-réservation à condition d'avoir un yoyo et écran. 
• Au niveau des tableaux de bords et historiques de la fiche membre, ce type de réservation sera distingué des réservations en ligne et depuis le backoffice par le terme "lastminute".