Comment se déroule l'envoi de mon lot de prélèvements à Slimpay ?

Deux méthodes existent pour envoyer le lot de prélèvements à Slimpay : manuelle ou automatisée. Dans cet article, nous aborderons la méthode manuelle. Si vous êtes concernés par la méthode automatisée ou que vous souhaitez la mettre en place, rendez-vous sur cet autre article.

Prérequis à l'envoi du fichier

• Pour envoyer un fichier de prélèvements en banque…

Il faut avoir finalisé l'activation de Slimpay.

• Délai d'envoi et de traitement 

Il est conseillé de réaliser son lot de prélèvements entre 4 et 7 jours avant la date de prélèvements. 

Il faut compter entre 24h et 48h ouvrées pour le traitement du lot de prélèvements par Slimpay à la réception de ce dernier. 

🚩Étape 1 - Identifier le bon moment pour générer vos lots de prélèvements

La majorité des banques nécessitent un délai de 48 heures ouvrables pour traiter les fichiers de prélèvements. Par conséquent, si vous prévoyez d’effectuer un prélèvement le 5 mars, il est conseillé de transmettre le fichier aux alentours du 1ᵉʳ ou du 2 mars afin de garantir un traitement dans les délais.

🚩Étape 2 - Générer le lot de prélèvements depuis Xplor Resamania

Rendez-vous dans l'onglet Prélèvements SEPA en cliquant sur Actions financières dans la liste déroulante principale.

• Renseignez le nom du lot de prélèvements, par exemple : "SEPA Mars 2020".
• Si besoin, excluez les clients en dette. Cela inclura toutes les personnes ayant un tag "dette" sur leur fiche membre. Cette configuration dépend du niveau de dette "haute", qui est par défaut à >60€.
• Sélectionnez la ou les dates concernées. Par exemple : Pour un lot couvrant le 5 et le 10, renseignez les dates "du 5 au 10". Pour un lot couvrant tout le mois, renseignez "du 1er au 30-31".

Cas spécifique d'un mois complet

Si des ventes sont réalisées après la génération du lot, d'autres prélèvements peuvent être prévus pour la même période. Dans ce cas, il suffira de générer un nouveau lot pour inclure ces prélèvements supplémentaires.

• Une fois la période renseignée, cliquez sur Fixer la période.

🚩Étape 3 - Corriger et valider le lot de prélèvements

Avant d'envoyer votre lot, il faudra corriger les mandats de prélèvements en erreur.

👉Pour corriger un mandat, cliquez sur le bandeau du client dans la liste des prélèvements erronés. Vous accédez à l’onglet Mandat de sa fiche membre pour ajouter un mandat actif ou le synchroniser avec Slimpay. Si un mandat existe, mais est inactif, ajoutez-en un nouveau.

Après avoir ajouté les mandats sur les fiches des membres concernés, cliquez sur la flèche d’actualisation pour corriger le lot.

Hors cas spécifiques comme des prélèvements suspendus, le nombre de prélèvements erronés devrait être descendus à zéro.

Une fois corrigé, validez le lot.

🚩Étape 4 - Envoyer les prélèvements à Slimpay

Rendez-vous dans l’onglet Exporter les lots. 

Si le lot n’apparaît pas immédiatement, vérifiez l’état de chargement dans l’onglet Tous les lots.

Cliquez sur Envoyer les prélèvements Smart SEPA pour transmettre les données à Slimpay.

Attention :

• Une fois les prélèvements envoyés, aucune modification ou suppression du lot ne sera possible.

• Assurez-vous que toutes les erreurs ont été corrigées avant d’envoyer le lot.

🚩Étape 5 (transparente pour vous) - Les factures des prélèvements sont automatiquement générées.

👉Si vous avez correctement réalisé vos lots de prélèvements (en avance comme conseillé), les factures liées aux prélèvements sont créées automatiquement deux jours avant le jour du prélèvement prévu pour le client. Cela permet d’enregistrer les factures dans le mois où les paiements sont réellement encaissés.

Par exemple, pour des prélèvements prévus le 5 mars, le lot de factures sera généré automatiquement le 3 mars (J-2 avant la date d'échéance) et finalisé le jour du prélèvement, soit le 5 mars.

Bon à savoir 💡

Si votre lot comprend plusieurs échéances (ex. le 5 et le 15 du mois), le lot sera généré à J-2 de la première échéance, soit le 3 mars dans cet exemple.

👉Si vous réalisez votre lot de prélèvement en retard, la facture sera créée le jour prévue du prélèvement. Donc si vous oubliez de générer un lot manuellement, le client sera en dette avec une facture impayée à date du jour de prélèvement prévu.