Comment fonctionne le débit au temps ?

Le débit au temps permet de décompter un certain nombre d'unités en fonction du temps passé au club par le client. Par exemple, si un client arrive au club à 10h et repart à 13h, on lui décompte deux unités tandis que si un client arrive au club à 10h et repart à 12h on ne lui décompte qu'une seule unité. Cet article vous accompagne dans la configuration du débit au temps et met en avant les point d'attention à retenir lors de votre utilisation de cette fonctionnalité. 

Prérequis

• Le club doit être équipé de deux points d'accès : l'un pour gérer les entrées et l'autre pour gérer les sorties. Sans ces deux points d’accès, il n'est pas possible de savoir combien de temps le client est resté, et il est donc impossible de débiter au temps passé.
• La fonctionnalité de débit au temps n'est pas activée par défaut, merci de contacter le service client si vous souhaitez l'activer.

ÉTAPE 1 - DÉTERMINER LES RÈGLES DE PASSAGES

La première chose à faire est de définir trois durées essentielles au paramétrage, depuis les règles de passage de la zone concernée par le débit au temps.

Commencez par cocher la case "Débit unités en sortie". Puis renseignez les champs indiqués en dessous, en fonction de votre besoin. 

• Les champs "minutes offertes..."

D’un point de vue marketing, vous pouvez préférer de ne pas faire payer au client son passage au vestiaire à la fin de son entrainement par exemple. Ainsi, ces champs vous permettent de définir le nombre de minutes offertes au client. Ces deux premières règles vont permettre de définir la base de l'horaire qui entrera en ligne de compte pour le débit : l'heure de début du débit et l'heure de fin du débit.

• Le champ "minutes : Interval de débit"

L'interval de débit correspond au nombre de minutes qui servira de base au calcul du débit d'unités. Par exemple, 60 minutes.

Intérêt du champ une fois la configuration finalisée

En étape 2, de cet article, vous verrez qu'il est ensuite possible de débiter les unités de plusieurs manières sur la base de ces 60 minutes. Pour mieux comprendre, voici deux exemples de paramétrage rendu possible sur la base de l'information indiquée dans Interval de débit :

- Cas 1 : 60 minutes passées au club (en dehors du temps offert au début et la fin) décomptent une unité. 

- Cas 2 : 60 minutes passées au club entre 8h et 12h (en dehors du temps offert au début et à la fin) décomptent deux unités tandis que 60 minutes passées au club entre 12h et 14h (en dehors du temps offert au début et à la fin) décomptent une seule unité.

Pour finaliser votre configuration, rendez-vous à l'étape 2.

ÉTAPE 2 - CONFIGURER LE MENU "DÉBIT EN SORTIE (UNITÉS)

Depuis le menu Débit en sortie (unités), il faut ensuite configurer les horaires en fonction de votre besoin. Pour vous guider au mieux, nous prendrons deux exemples. Un premier exemple où l'heure de la journée ne fait pas varier le nombre d'unités décomptées et un second exemple où, en fonction de l'heure, le carnet du client ne sera pas débité du même nombre d'unités. Les 5 premières minutes et 5 dernières minutes sont toujours offertes au client.

Exemple 1 - Une heure passée au club vaut une unité.

Prenons un premier exemple : quelle que soit l'heure de la journée, une unité sera débitée pour une heure passée au club. Depuis le menu Débit en sortie (unités), pour chaque jour de la semaine, nous ajoutons les horaires souhaités ainsi que le coût pour les 60 minutes configurées au préalable.

Cas d'arrivée d'un client à 8h00 avec un départ à 10h00.

Le client arrive à 8h00, les 5 premières minutes sont offertes donc on considère que le débit au temps démarre à 8h05. Le client quitte la salle à 10h00, on lui a offert les 5 dernières minutes donc on considère que le débit au temps termine à 09h55. Ainsi, 110 minutes ont été passées en séance par le client, donc on lui débitera deux unités.

Exemple 2 - Une heure passée au club entre 06h00 et 12h00 vaut une unité et une heure passée au club entre 12h00 et 23h00 vaut deux unités.

Cas d'arrivée d'un client à 11h00 avec un départ à 14h00.

Le client arrive à 11h00, les 5 premières minutes sont offertes donc on considère que le débit au temps démarre à 11h05. Le client quitte la salle à 14h00, on lui a offert les 5 dernières minutes donc on considère que le débit au temps termine à 13h55. Ainsi, 170 minutes ont été passées en séance par le client, dont les 60 premières (un intervalle de débit) se terminent dans la tranche horaire 12h00-23h00, donc les 170 minutes passées vaudront 6 unités.

Y A T-IL UNE VÉRIFICATION DES UNITÉS DU CLIENT LORSQU'IL RENTRE DANS LA ZONE ?

Pour pouvoir rentrer un client doit disposer d'assez d'unités pour payer le 1er intervalle (dans l'exemple 60 minutes). Par exemple, si l'intervalle de débit est de 60 minutes et que 60 minutes valent 2 points, un client qui n'a qu'un point en rentrant sera bloqué au passage, il ne pourra pas rentrer du tout, il faudra qu'il aille à l'accueil racheter des unités.

QUID DU CLIENT QUI N'A PAS ASSEZ D'UNITÉS A LA SORTIE ?

Le client sera bloqué à la sortie et devra aller acheter des unités à l'accueil.

QUID DU CLIENT QUI OUBLIE DE BADGER EN SORTIE ?

Contactez votre chargé de support ou d'implémentation pour la mise en place de la fonctionnalité de prise en compte du badgeage en sortie. Il est possible d'enregistrer automatiquement une sortie et d'ajouter une alerte bloquante sur un client qui aurait enregistré une entrée sans sortie. Une alerte sera créée, toutes les nuits vers 2h du matin, pour tous les clients qui n’auraient pas badgé en sortie la veille. Si vous avez défini que la sortie automatique doit se faire 1 heure après l'entrée et que le client est arrivé à 19h comme dans la configuration de l'exemple, alors il sera débité de 2 X 1 heures passées au club donc 2 unités.

D'AUTRES LIMITES ?

Il n'y aura jamais de restriction sur le nombre de passages en sortie.