Tout savoir sur le module Famille 🔍

La notion de famille est désormais disponible sur Xplor Resamania. Elle vous permet d'indiquer un lien de famille (parent, fils, fille, etc.), de commercialiser des abonnements utilisables par différentes personnes de la famille ou encore de déléguer des droits de connexion à l'espace client entre les membres de la famille.

Âge des mineurs bénéficiaires

L'âge des mineurs d'un abonnement famille peut être géré au cas par cas sur le club. C'est-à-dire que si, dans le club, un mineur est quelqu'un qui a moins de 16 ans, il est possible de l'indiquer à cet endroit Paramètres > Juridique et financiers > Club / Juridique > Clic sur le club > Famille : on ajuste l'âge.

Il est possible de définir une alerte (bloquante ou non) en fonction du nombre de jours avant l'anniversaire. Et de déterminer à partir de quel moment elle deviendra bloquante en cas de besoin. Renseignez-vous auprès de notre service support si vous souhaitez configurer cette alerte.

Comment créer une famille ?

Cette première partie de l'article indique comment créer une famille ou faire rejoindre une famille, plus loin sur cette page, vous pourrez également savoir comment créer un abonnement Famille et le commercialiser pour ensuite le faire profiter aux différents membres d'une même famille.

Rendez-vous dans la fiche membre, puis en cliquant sur les trois petits points, retrouvez l'onglet "Famille".

Cet onglet vous permet de créer une famille ou de faire que le membre rejoigne une famille.

Pour créer une famille...

Cliquez sur "Créer une famille". Puis indiquez les informations suivantes : 

• Nom de la famille 
• Le statut de la personne dans la famille
• Si la personne est Responsable de la famille ou non. Si la personne est responsable, elle pourra se connecter à l'ensemble des comptes (espace membre) de la famille pour réserver des cours collectifs et/ou faire des achats par exemple.

Il faut ensuite cliquer sur Enregistrer.

La famille sera alors visible sur la fiche membre...

... et dans la liste des familles :

Comment ajouter un membre à une famille ?

La première possibilité est de le faire depuis la fiche du membre à ajouter, cliquez sur "Rejoindre une famille". Puis, indiquez le nom de la famille à laquelle ajouter le membre, le statut du membre dans la famille, s'il est responsable de famille ou non. 

En dernier lieu, il est également possible de préciser (même si le membre n'est pas responsable de famille), à quels comptes il a quand même le droit de se connecter à l'espace membre pour réserver et faire des achats.

Il faut ensuite Enregistrer.

Il est également possible d'ajouter un membre à une famille en partant de la liste des familles présente dans le menu Gestion > Clients > Famille.

Comment créer un abonnement famille dans le catalogue ?

Lorsque vous vendez un abonnement Famille à un client, même si celui-ci sera facturé à un seul membre de la famille, il pourra être utilisé par plusieurs membres de la famille. 

Avant de pouvoir commercialiser ce type d'abonnement, il faut commencer par indiquer qu'un abonnement peut être partagé entre les membres de la même famille depuis l'offre du catalogue. 

Pour cela, rendez-vous dans le catalogue et administrer les paramètres visibles ici :

À cet endroit...

• Activer plusieurs bénéficiaires pour un seul abonnement.
• Indiquer le nombre de bénéficiaires majeurs et mineurs qui peuvent bénéficier de cet abonnement lorsqu'il est vendu. Si vous n'indiquez rien, il n'y aura pas de limite de nombre.
• Il est possible d'indiquer un seul bénéficiaire. L'intérêt pouvant être par la suite de commercialiser des "options membres de famille supplémentaire". 

Comment fonctionne les options "spéciale famille" et "membre supplémentaire" ?

Focus sur les options spéciales famille et option membre de la famille supplémentaire

Les options d'abonnement peuvent également faire l'objet d'offres commerciales propres aux familles. Il existe deux cas : 

• L'option "spéciale famille" (première case à cocher) permet d'être attribuée à l'ensemble des membres qui possèdent l'abonnement famille auquel elle est rattachée.

Exemple : l'abonnement de la Famille Dupont comporte quatre bénéficiaires. Laura Dupont souscrit à l'option Spéciale Famille qui comporte le tag "casier" permettant aux clients qui l'ont d'avoir accès à un casier. Une fois l'option spéciale famille souscrite, l'ensemble des membres qui ont l'abonnement famille auront aussi cette option et donc l'accès aux casiers.

• L'option "membre de la famille supplémentaire" (seconde case à cocher) permet d'ajouter un ou des bénéficiaires supplémentaires (le nombre pourra aussi être "illimité") à un abonnement famille.

Exemple : l'abonnement de la Famille Dupont comporte quatre bénéficiaires. Laura souhaite que sa cousine puisse également bénéficier de l'abonnement et souscrit donc à l'option "membre de famille supplémentaire". En ajoutant cette option, il est ensuite possible d'ajouter un bénéficiaire supplémentaire (la cousine) à l'abonnement Famille Dupont. 

Deux cas à connaître sur l'option "membre de la famille supplémentaire"

Si un membre a deux abonnements Famille et achète une option "+1 bénéficiaire", il ne pourra l'utiliser que sur un seul de ses abonnements. Si on résilie l'option, les bénéficiaires permis par l'option ne seront pas automatiquement enlevés, mais il y aura une alerte bloquante pour l'ensemble des membres de la famille afin de régulariser la situation.

• Que se passe-t-il si l'option est "spéciale famille" et "membre de famille supplémentaire" ? 

Que se passe-t-il si l'option est "spéciale famille" et "membre de famille supplémentaire" en même temps ?

Les membres qui ont l'abonnement famille auquel l'option est rattachée auront les bénéfices (mots-clés) de l'option. Et, il sera aussi possible d'ajouter un ou des membres de la famille supplémentaires.

Que se passe t-il si je vends une option famille à un membre n'ayant pas d'abonnement famille ?

Aucun bénéficiaire supplémentaire ne pourra être ajouté à l'abonnement car il n'est pas famille. L'option non plus ne pourra pas être partagée avec un membre. Cependant, le membre a qui l'option a été vendue recevra quand même les bénéfices liés à l'option (mots-clés).

Comment attribuer un abonnement famille ?

Réalisez la vente de l'abonnement au membre de la famille qui sera facturé, comme d'habitude. A l'issue de la vente, l'abonnement est bien visible sur la fiche du client. On remarque que ce client n'a pas encore de famille de rattachement... Deux possibilités : soit on crée le membre depuis l'onglet Famille de cette fiche membre, soit on suit les étapes indiquées dans cette partie de l'article.

• Depuis l'onglet famille de la fiche membre, on peut soit ajouter un membre à la famille, soit créer un nouveau membre dans le club, à rattacher ensuite à la famille.

• Nous décidons d'ajouter un membre existant dans la base à la famille : 

Il suffit pour cela de sélectionner le membre dans la liste, d'indiquer qui est cette personne dans la famille et si elle est responsable de famille ou non. Dans le cas où elle n'est pas responsable de famille, il faudra indiquer les comptes de l'espace membre auxquels la personne pourra se connecter, si c'est nécessaire.

Puis, on clique sur Enregistrer.

• Enfin, la dernière étape pour que le second membre de la famille, celui qu'on vient de créer (et peut-être d'autres, dans le futur) puisse bénéficier de l'abonnement, est de cliquer sur Rattacher au niveau de l'abonnement présent sur la fenêtre de la famille.

• Une fois l'abonnement rattaché à la famille, vous pouvez décider quels membres de la famille en seront les bénéficiaires, depuis la même fenêtre, en activant la case "Rendre bénéficiaire"

Une fois bénéficiaire, on indiquera au même endroit la date depuis laquelle la personne est bénéficiaire :

Si on décide de créer un nouveau membre, une nouvelle fiche membre s'affiche. 

On proposera de Pré-remplir à partir des informations de la fiche membre depuis laquelle on crée le nouveau membre ainsi que de générer automatiquement une adresse email (pratique si le nouveau membre n'a pas d'adresses email). 

• Quelle forme prend l'email généré automatiquement ?

Si le mail de la fiche principale est [e-mail] sur la nouvelle fiche si la cliente s'appelle Pauline le mail complété automatiquement ça va être [e-mail]

• Où le second client reçoit le mail ?

Si le fournisseur de l'email fonctionne avec le "+", alors l'email adressé au second membre atterrira dans la boite du premier. 

Et un peu plus de détails sur les abonnements Famille...

• Si l'un des bénéficiaires de l'abonnement Famille ne l'était pas encore, il passerait au statut client. L'ensemble de la facturation relative à cet abonnement sera toujours faite sur le membre qui a acquis l'abonnement en premier.
• Une dette sur le titulaire principal de l'abonnement Famille entrainera une "dette famille" visible sous forme de tag sur les fiches membres des bénéficiaires de l'abonnement Famille leur causant des blocages.
• Si un membre de la famille passe les 18 ans, et que la famille ne répond plus aux critères définis dans le catalogue (en termes de nombre de membres majeurs ou non pouvant détenir un abonnement famille), une alerte bloquante sera créée pour l'ensemble des membres de la famille. Cette alerte est directement bloquante, elle n'est pas administrable pour être "bloquante plus tard".
• Dans le catalogue, un abonnement créé sans être noté comme "famille", ne peut pas le devenir, et vice-versa.
• Une option vendue sur un abonnement famille sera aussi attribuée aux bénéficiaires de l'abonnement si c'est une option "famille". Si l'option d'abonnement n'est pas indiquée comme "option famille" dans le catalogue, seul le titulaire l'aura.

Comment ça fonctionne côté espace membre ?

Depuis le profil du membre, sur son espace membre, on peut voir l'onglet Famille. 

Cet onglet donne la possibilité...

• de se connecter aux autres comptes des membres de la famille, si le membre connecté en a le droit grâce au pictogramme suivant :Une fois connecté au profil du membre de la famille en tant que responsable de famille ou membre de la famille en ayant le droit, on peut accéder à l'ensemble des options visibles sur l'espace membre et agir comme si nous étions ce membre.
• de savoir qui est bénéficiaire de l'abonnement famille s'il y en a un.