Xplor Resamania permet de clôturer automatiquement ou manuellement les clients faisant l'objet d'une dette. Cet article vous présente les différents cas de figures de mise en place cette fonctionnalité ainsi que les configurations à réaliser pour chacun.
Clôture client : quels impacts ?
Pour connaître l'ensemble des impacts de la clôture d'un client, consultez cet article. La clôture réalisée dans le cadre du système de clôture automatisée est également comptable.
Si un client est “à clôturer” et régularise sa situation financière avant la date de clôture, il ne sera plus “à clôturer”, à condition d’avoir coché le paramètre permettant de faire disparaitre le tag “à clôturer” s’il a réglé sa dette avant la clôture.
A quelle heure sont clôturées automatiquement les fiches ?
La commande qui permet de clôturer automatiquement les fiches membres démarre le matin vers 4h/5h sur le jour prévu et clôture l'ensemble des fiches qui doivent l'être avant minuit le même jour. Lorsqu'on parle de clôture en fin de mois pour les dettes, la commande tournera donc le 31 vers 4h/5h du matin, de manière à ce que toutes les fiches qui doivent l'être soient clôturées le 31 avant minuit, et donc avant le début du mois prochain.
Cas 1 - Tous les clients en dette sont automatiquement clôturés en fin de mois.
Pour clôturer automatiquement un client en dette à la fin du mois, dans le menu Clubs / Juridique des paramètres, au niveau de l'onglet Clôture de client du club, cochez la case "marquer comme à clôturer à la fin du mois les clients en dette".
En cochant ces deux cases, les clients faisant l'objet d'un impayé ou d'un incident seront indiqués comme à clôturer à la fin du mois (le 28, 29, 30 ou 31 en fonction des mois) et la clôture sera faite automatiquement à ce moment-là. Si vous souhaitez que seuls les incidents clôturent les comptes clients immédiatement en automatique, consultez le cas 2. Si vous souhaitez que les incidents soient clôturés plus tard, il faudra penser à cocher les cases de clôture des dettes montrés ici et alors, l'ensemble de vos factures impayés (incidents, ou non) donneront lieu à des clôtures.
Attention
Tout peut aller très vite, si le client est en dette le 29 du mois et que vous avez prévu une clôture automatique en fin de mois, il sera clôture un ou deux jours après.
Cas 2 - Les clients qui font l'objet d'un incident de prélèvement sont clôturés.
Si vous souhaitez clôturer les clients qui font l'objet d'un incident de prélèvement immédiatement, rendez-vous dans Juridiques et financiers > Scénarios pour rejet de prélèvements, au niveau de la configuration d'un scénario de rejet, cochez la case "clôturer le client". Le client pourra alors être clôturé automatiquement après x mois ou immédiatement lors du rejet.
A savoir : c'est quand exactement " Après le rejet dans X mois" ?
Attention, contrairement aux clôtures des dettes qui ont lieu le 31 du mois, lors qu'on prévoit de clôturer les clients en fin de mois, ici le fonctionnement est celui du "date à date". C'est-à-dire que si le rejet a lieu le 10 janvier et qu'on indique "Après le rejet dans 1 mois", alors, le client aura son tag "à clôturer" le 10 février. En fonction du paramétrage indiqué dans la configuration du club au niveau de la clôture client, il pourra ainsi être clôturé le 10 février.
Cas 3 - Les clôtures liées aux dettes (impayés ou incidents) seront gérées manuellement.
Pour indiquer automatiquement un client en dette comme "à clôturer", dans le menu Clubs / Juridique des paramètres, au niveau de l'onglet Clôture de client du club, cochez la case "marquer comme à clôturer à la fin du mois les clients en dette".
Les clients qui font l'objet d'un impayé ou d'un incident de prélèvement seront indiqués comme "à clôturer" en fin de mois. Il faudra ensuite faire l'action manuelle de clôturer le client, comme indiqué dans cet article.
Que se passe-t-il si le client a été clôturé et revient au club plus tard ?
Si le client a été clôturé (manuellement ou automatiquement) une alerte sera visible sur sa fiche pour indiquer à l'accueil du club qu'il a fait l'objet d'une clôture pour impayés.
Lorsque la case "Autoriser les membres clôturés à acheter de nouveau en ligne" est cochée, les clients clôturés, qui, dans tous les cas, peuvent encore se connecter à l'espace membre, pourront acheter de nouveau dans la boutique en ligne. Si on ne coche pas la case, alors les clients seront bloqués au moment de l'achat et devront aller au club pour acheter un produit.
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