Tout savoir sur le module de recouvrement🔎

Le système de recouvrement dans Xplor Resamania vous permet d’envoyer un fichier Excel contenant les informations des clients qui ont des dettes liées à un incident de paiement à des sociétés de recouvrement. Ces dernières sont chargées de faire le maximum pour que les clients épongent les dettes liées à leurs incidents de paiement.

Lorsqu’un certain montant a été récupéré (recouvré) la société de recouvrement va retransmettre les informations au club qui importera alors un fichier correspondant aux montants recouvrés dans Xplor Resamania. La situation du client endetté sera alors régularisée dans Xplor Resamania.

Cet article vous détaille l'ensemble du process de recouvrement...

IMPORTANT

Pour activer le module recouvrement, veuillez contacter votre commercial. En effet, ce module s'active sur devis.

Il est d'ailleurs possible de faire apparaître le nom et le code de votre agence de recouvrement lorsque celle-ci vous transmet un paiement, ceux-ci sont également paramétrables par votre conseiller Xplor Resamania.

Chaque mois, vous déclarez des rejets de prélèvements…

Initialement, vous déclarez des incidents de paiement et faîtes des rejets de prélèvements, les clients sont en incident. Pour tout savoir sur les rejets de prélèvements, vous pouvez consulter cet article .

ETAPE 1 - LE CLUB EXPORTE LE FICHIER CONTENANT LES DETTES

Une fois le scénario de rejet validé et l’incident déclaré, on se rend dans Actions financières > Recouvrement > Exports de lots, et on clique sur + Nouvel export.

L’export permet d’aller chercher tous les clients qui sont en incident de paiement. 

• On va nommer l’export et filtrer sur le club selon le positionnement dans le réseau. Si on se positionne en admin succursale, on voit tous les clubs du nœud admin. Si on reste positionné sur « Tous les clubs », le filtre sélectionne tous les clients en incident de tous les clubs du nœud admin.
• Ensuite, on définit une période, c’est-à-dire la période sur laquelle le club a enregistré des incidents de paiement.

Par exemple, si on définit la période du 1 au 30 novembre, on sélectionne tous les clients déclarés en incident du 1 au 30 novembre.

Puis, on clique sur « Enregistrer ».

A SAVOIR

Le fichier qui apparaît au niveau du tableau de bord est cliquable. En cliquant sur le nom de l’export, on est renvoyé à l’onglet « Dossiers en cours » qui affiche la liste de tous les clients figurant dans l’export généré. (ayant fait l’objet d’un recouvrement).

Cliquer sur une ligne grisée permet d’ouvrir la fiche client d’un client concerné, directement sur l’onglet « Dettes et Échéances ». 

Sur la fiche client, un tag « Recouvrement » figure au niveau des tags.

Le statut est d'abord « Créé », c'est-à-dire que le recouvrement est ouvert.

Il faut attendre que le fichier d’export soit généré. On peut rafraîchir pour actualiser l’export en cours de génération > Actions : Actualiser l’export. 

Une fois que l’export est prêt, il passe au statut « Généré ».

On peut ensuite télécharger le fichier > Actions : Télécharger le fichier. Un fichier Excel s’ouvre et montre la liste de tous les clients en incident sur la période et les clubs définis dans l’export. 

ATTENTION

Un fichier d’export généré peut être supprimé. > Action : la petite croix

Un message indique : “Voulez-vous vraiment annuler cet export ? Celui-ci a peut-être déjà été transmis à… (société de recouvrement)”

Si on clique sur “Confirmer’, côté fiche client, le tag “Recouvrement” disparaît de la fiche client. Donc, si le club supprime le fichier d’export qui a déjà été transmis à la société de recouvrement, et que la société de recouvrement renvoie un fichier d’import, cet import sera en erreur ; en effet, il ne trouvera pas de dossier de recouvrement si le tag “recouvrement ”est supprimé des fiches clients.

Que trouve-t-on dans le fichier d’export ?

Colonne A : Code paiement – Ce code correspond au paiement en incident

Il y a une référence unique par paiement en incident.

Colonne B : Code client

Colonne C : Civilité du client

Colonne D : Nom du client

Colonne E : Prénom du client

Colonne F : Adresse du client

Colonne G : Code postal du client

Colonne H : Ville du client

Colonne I : Numéro de portable du client

Colonne K : Date de rejet du paiement

Colonne L : Code rejet – Cette case est renseignée s’il s’agit d’un rejet de prélèvement ; s’il s’agit d’un rejet de chèque déclaré manuellement, cette case reste vide.

Colonne M : Montant

Colonne N : Libellé du rejet 

Colonne O : Date de début d’abonnement

Colonne P : Date d’engagement

Colonne Q : Nom de l’abonnement

Colonne R : Email du client

Colonne S : Nom du club où l’incident est déclaré

Colonne T : Entité juridique

ETAPE 2 - LE CLUB ENVOIE LE FICHIER D'EXPORT A LA SOCIÉTÉ DE RECOUVREMENT

Une fois le fichier d’export envoyé à la société de recouvrement, celle-ci va se charger d’aller chercher l’argent auprès des clients puis va renvoyer au club un fichier avec la liste des clients qui auront réglé leurs dettes. 

La société de recouvrement va ensuite renvoyer au club un fichier qui correspond aux informations de l’export généré au préalable avec l’ajout des informations des dettes ayant été recouvrées. 

ÉTAPE 3 – LE CLUB IMPORTE LE FICHIER DE LA SOCIÉTÉ DE RECOUVREMENT

Une fois que le club reçoit le fichier de la société de recouvrement, il doit l’importer.

Pour télécharger le fichier, on clique sur l’icône de téléchargement > Action : Télécharger le fichier.

Que contient ce fichier d’import ?

Les colonnes qui comportent les informations essentielles dans ce fichier d’import sont renseignées :

• Une colonne est consacrée à la société de recouvrement.

• La colonne D : “référence client” c'est-à-dire l’ID du client (peut être renseignée à la place de la référence plateforme). Si le client a plusieurs incidents, au lieu de mettre plusieurs lignes par référence de paiement, on peut mettre une seule ligne avec l’ID du client et le montant total de ce que le client a recouvert.
• La colonne E : “référence plateforme” correspond au paiement à recouvrer.

(Cette référence correspond à la colonne A du fichier d’export)

• La colonne G : le nom et/ou le prénom du client
• La colonne H : la date de versement, c’est à dire la date où le client a réglé sa dette
• La colonne I : le montant réglé par le client – le montant peut correspondre à tout ou partie de la dette

On clique sur l’onglet “Import de lots”, puis sur + Nouvel import. Cet import informe que la liste des clients figurant dans ce fichier a réglé tout ou partie des dettes qui étaient en recouvrement. On indique la société de recouvrement qui aura été transmise à nos équipes et configurée au préalable. Pour importer le fichier, on clique sur la zone “Glisser-Déposer un nouveau fichier” et on le sélectionne.

On clique finalement sur "Enregistrer". 

A ce niveau, sur le tableau de bord, on retrouve :

• Numéro de l’envoi
• Date de l’envoi
• Montant du recouvrement
• Nombre de lignes importées
• Statut
• Action

Une nouvelle ligne apparaît dans le tableau de bord avec la date à laquelle on importe le fichier, son statut est “Créé”.

Quand l’import est terminé, une coche verte apparaît au niveau du statut. Cliquer sur le nom du fichier importé (import.csv) permet de revenir dans l’onglet “Dossiers en cours” pour voir le(s) client(s) importé(s) et vérifier leur statut de recouvrement “Clos”. Le montant indiqué sous “Montant recouvert” correspond au montant total des recouvrements qui figuraient dans l’import.

A savoir

Si le montant importé est supérieur au montant du recouvrement, un trop perçu est généré.

QUE VOIT-ON AU NIVEAU DE LA FICHE CLIENT ?

Lorsque le client a recouvert l’intégralité de sa dette et le recouvrement est réglé. Au niveau de sa fiche client, le tag “Recouvrement” et le tag “ Dette” au niveau des mots clés disparaissent.

Si on ouvre l’onglet Financier, on affiche “Toutes les opérations” et on trouve un paiement “Virement huissier”. Ce paiement par virement huissier est généré automatiquement grâce au recouvrement et ventilé sur la facture qui était en incident.

A savoir

Au niveau de la popin de paiement :

• Si on fait un import de recouvrement, il n’y aura aucune information sur la société de recouvrement ni sur la référence de paiement.
• Si on fait un paiement par virement huissier manuellement, il y aura des informations sur la société de recouvrement et sur la référence de paiement.

Si on filtre sur les incidents, l’incident correspondant est désormais “clos” et au niveau des factures, la facture correspondante est payée. Dans le détail du paiement de cette facture, on voit que le mode de paiement rejeté est barré et que le mode de paiement est bien le virement huissier.

Attention

Dans le cas où le client vient régler sa dette au club alors que ses références ont déjà été traitées par la société de recouvrement, et que le club importe le fichier de recouvrement dans lequel figure ce client-là, l’import de recouvrement va bien traiter toutes les lignes sauf cette ligne-là qui sera en erreur et indiquera que le dossier a déjà été traité. Le club doit alors prévenir le client concerné et gérer la situation (remboursement ou avoir).