Tout savoir sur les prélèvements par carte bancaire !🔍

Offrir une méthode de paiement pratique et fiable pour vos membres peut contribuer à renforcer leur engagement et leur fidélité envers votre club. La mise en place des prélèvements par carte bancaire via votre logiciel de gestion peut aider à simplifier le processus de paiement pour vos membres et pour vous. Dans cet article, nous allons vous guider à travers les étapes pour activer cette fonctionnalité et commencer à accepter les paiements par carte bancaire en toute sécurité et en toute simplicité.

Prérequis - Activation de la fonctionnalité

Indiquez à votre conseiller que vous souhaitez activer la fonctionnalité pour qu'il procède à la configuration nécessaire. Si vous n'avez pas encore de contrat Stripe ou Payline, nos partenaires de paiements, il faudra également en faire la demande. 

Quelques points de configuration préalables...⚙️

1)Vérifiez que le type de paiements "Carte bancaire" est bien activé dans l'écran Clubs / Juridique > sur votre club > Paiement récurrent.

2)Depuis ce même écran, mais cette fois dans le menu "Prélèvements". Vérifiez si les jours de prélèvement sont bien configurés, sinon, ajoutez-en

Attention

Pour des raisons techniques, il ne faut jamais ajouter les jours situés le 28 du mois ou après le 28. 

3) Au niveau du catalogue et des abonnements en prélèvements qui seront vendus, il est conseillé d'ajouter "des documents à fournir lors de la vente" depuis les trois petits points du tarif et de choisir la carte bancaire.

Ainsi, si un client souscrit à l'abonnement mensuel par CB, il devra ajouter sa carte au moment de la vente et s'il ne l'ajoute pas, il pourra être bloqué au passage (à condition de préciser à votre conseiller Xplor Resamania de configurer l'alerte sur les cartes bancaires manquantes.). 

À quoi ressemble le parcours d'achat du client ? 🛒

Au niveau du catalogue, on a simplement des abonnements en prélèvements...

Les types d'abonnements à créer au niveau du catalogue sont les abonnements en prélèvement tels qu'ils sont expliqués dans cet article.

Si un client souscrit à un abonnement sans ajouter de carte bancaire...

Il aura un tag "manque carte bancaire" et pourra être bloqué au passage (au même titre que "manque mandat" pour les prélèvements bancaires).

• Au club 

C'est une vente qui ressemble à une étape près à celle de la vente d'abonnement par prélèvement bancaire. On démarre avec le choix de la date de démarrage et du jour de prélèvement, puis on ajoute l'abonnement au panier et on valide.

La carte indiquée ici servira à payer chaque mois, automatiquement, l'abonnement. Il est possible de rendre la saisie de la carte bancaire obligatoire sur les tarifs des abonnements depuis le catalogue comme expliqué dans la section "Quelques points de configuration au préalable". Si tel est le cas, et que le client ne saisie pas de carte à la vente, il aura un tag "carte bancaire manquante" qui peut être configuré par le conseiller Xplor Resamania comme bloquant au passage. 

Dans le cas où le club propose aussi des prélèvements bancaires (en plus des prélèvements de carte bancaires), on aura également la possibilité d'ajouter un mandat de prélèvement.

Une fois la carte enregistrée, le client signe son contrat d'abonnement (pas de mandat de prélèvement à signer dans le cas d'une carte bancaire, l'acceptation par le biais du système de 3D sécure vaut comme autorisation). 

Finalement, la vente peut se finaliser par le paiement de la première mensualité ou du prorata en fonction de ce qui est configuré dans le catalogue. Ici, il est également possible d'utiliser la carte bancaire enregistrée au préalable pour régler la facture ou de payer avec un autre moyen de paiement.

La vente est finalisée. On peut accéder à la facture ou au contrat.

L'abonnement est visible sur la fiche du client, depuis l'onglet Abonnements. 

On constate que le type de facturation est "carte bancaire". Nous verrons dans une autre partie de cet article, les actions possibles sur l'abonnement depuis cet écran notamment, passer du prélèvement par carte bancaire au prélèvement bancaire.

• En ligne

Depuis l'inscription déportée ou la boutique en ligne, ce sera le même principe. Le client choisit l'abonnement par prélèvement et l'ajoute au panier.

Un récapitulatif de commande apparaît.

Le client peut ensuite choisir son type de prélèvement (si le club ne propose que du paiement par prélèvement sur carte bancaire ou prélèvement bancaire, cette étape n'existera pas et on passera directement à la suite).

Le client saisie ensuite sa carte bancaire ou indique la carte bancaire existante qu'il souhaite utiliser pour le prélèvement. Nous verrons que celle-ci pourra être différente de la carte bancaire utilisée pour régler la première facture. 

Ensuite, c'est le moment de la signature du contrat, existant pour tout type d'abonnement.

On passe ensuite au paiement de la première échéance ou du prorata en fonction de ce qui a été configuré dans le catalogue, avec la carte bancaire enregistrée ou la possibilité d'utiliser un autre mode de paiement.

Comment sont générés les prélèvements au quotidien ? 💵 

Chaque jour, les lots de prélèvements par carte bancaire sont générés, il n'y a rien à faire manuellement. 

Les prélèvements des cartes tomberont au jour défini lors de la vente de l'abonnement. 

Pour suivre les prélèvements effectués par carte bancaire, on peut utiliser la liste des Prélèvements depuis les Données financières : 

Le client n'a pas ramené sa carte bancaire à temps ?

Si vous avez mis en place des alertes bloquantes sur les dettes, il sera certainement bloqué au passage car il n'aura pas pu être prélevé. Au moment où vous vous en rendez compte, vous pouvez modifier manuellement la date de l'échéance pour qu'il ait eu le temps de ramener sa carte et d'être prélevé. Le client peut aussi régler cette dette au club ou en ligne directement puis ramener sa carte pour la prochaine. 

Les actions habituelles possibles sur l'abonnement... ✏️

Depuis l'onglet Abonnements de la fiche client, différentes actions sur l'abonnement sont possibles et sont détaillées dans d'autres articles de ce centre d'aide. 

• Modifier le jour de prélèvement 
• Modifier le montant de prélèvement
• Consulter les étapes de l'échéancier
• Résilier l'abonnement 
• Décaler le début de l'abonnement 
• Suspendre l'abonnement 
• Modifier le type de paiement réccurent, comme expliqué dans la section suivante de cet article.

Comment modifier le type de paiement récurrent ?💰

Et, modifier le type de paiement récurrent, qui permet de passer l'abonnement du prélèvement par carte bancaire ou prélèvement bancaire (et inversement) si le club dispose des deux types de moyens de paiement. 

Il suffit de cliquer sur les trois petits points correspondant à l'abonnement puis Modifier le type de paiement récurrent. 

Ensuite, on choisit le mode de prélèvement pour la prochaine facture (sous réserve qu'elle ne soit pas encore anticipée, sinon ce sera la prochaine). 

Comment est géré le stockage de la carte bancaire ?💳 

Pour savoir comment fonctionne le stockage de carte bancaire, consultez cet article. 

Comment configurer les scénarios de rejets de cartes bancaires ?🚫

Les scénarios de rejet permettent de paramétrer les impacts sur le financier, la réservation, les accès et bien d'autres éléments lorsqu'un rejet survient.

ÉTAPE 1 - On se rend dans les scénarios de rejets depuis les paramètres

Depuis le menu PARAMÈTRES, je me rends dans Juridique et financier puis dans Scénarios de rejets.

ÉTAPE 2 - On crée l'ensemble des scénarios possibles

Ici, je ne tiens pas compte des circonstances (codes d'erreur, nombre d'erreurs) dans lesquelles surviendront ces scénarios. Je définis simplement le champ des possibles, scénario par scénario.

Attention

L'exemple qui suit est celui de la création d'un scénario, mais il faudra en créer autant qu'il n'y a de possibilité. 

J'ajoute le scénario et le nomme. Je clique sur Ajouter un scénario et je le nomme de manière claire.

Je détermine les conséquences du scénario 

• • Suspendre les prélèvements du membre : dans ce cas-là, le client sera exclu des lots de prélèvements, car il aura un tag "prélèvements suspendus". À tout moment, il est possible de réactiver ses prélèvements depuis la fiche membre. Attention, les prélèvements sont suspendus d'un point de vue "technique" mais les factures liées aux échéances continuent de se générer.

• • Représenter le prélèvement : cela permet de relancer le prélèvement sur la carte bancaire (en l'hébergeant dans un lot futur), en cochant la case qui correspond au moment auquel vous souhaitez le relancer.

• • Désactiver le mandat de prélèvement : cela permet d'éviter que le client soit dans le lot de prélèvement et de le faire apparaître sans mandat.

• • Résilier l'abonnement lié au prélèvement :il est possible de résilier tous les abonnements du client à la date d'engagement ou immédiatement et d'indiquer un motif de résiliation.

• On choisit de résilier à la date d'engagement : quels impacts ?

Dans ce cas, on crée une résiliation “anticipée” pour l’abonnement du client. Étant donné qu’il est engagé, contractuellement, il doit ses échéances. Ainsi, on laisse les prochaines échéances se générer : le client sera alors en dette tant qu’il n’aura pas tout régularisé.

• On choisit de résilier immédiatement : quels impacts ?

Dans ce cas, la dernière échéance de l’abonnement sera annulée via un avoir. Il n’y a pas de possibilité, pour le moment, de définir si on veut ou non générer un avoir : celui-ci sera généré automatiquement. 

Attention

L'ensemble des abonnements que le client possède sera résilié et pas seulement celui-ci qui est à l'origine du rejet de prélèvement.

Une fois qu'on a défini les conséquences liées au scénario, on peut se rendre dans l'onglet Frais de dossier.

• Clôturer le client : il est également possible de clôturer la fiche du client, pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, cliquez ici.

Je détermine les Frais de dossier liés au scénario

J'ajoute des frais de dossier en cochant la case destinée à cet effet et en renseignant le montant. On me propose ensuite de prélever automatiquement ces frais et si oui, à quel moment.

 

Si je ne choisis pas de prélever automatiquement les frais, on retrouvera simplement une facture sur la fiche membre.

 

Je détermine les éventuels blocages

J'ai ici la possibilité de bloquer la réservation en ligne du membre et/ou son accès.

J'enregistre le scénario.

Je clique sur "Enregistrer", le scénario apparaît alors dans la liste :

 Je répète l'action pour chacun des autres scénarios possibles

Je peux ensuite répéter l'action et créer le reste des scénarios possibles en cliquant une nouvelle fois sur Ajouter un Scénario. 

Une fois que l'ensemble des scénarios est créé, je peux passer à l'étape 3.

Je me suis trompé(e) ?

Si je me suis trompé(e), je peux toujours modifier le scénario en cliquant dessus ou le supprimer à l'aide des trois petits points de la ligne...

ÉTAPE 3 : JE DÉCIDE DANS QUELS CAS CHACUN DES SCÉNARIOS SERA APPLIQUÉ

Dans cette étape, je vais définir quand interviendront chacun des scénarios établis à l'étape 2.

Cela se définit en fonction du nombre d'erreurs qui correspond au nombre de rejets consécutifs du membre et/ou en fonction du code d'erreur qui correspond à la raison du rejet.

  Je me rends dans le PARAMÉTRAGE DES SCÉNARIOS

  Je définis le calcul du nombre d'erreurs

On va définir ici comment est calculé le nombre d'erreurs (rejet) consécutives. 

• Je coche la première case si je ne souhaite pas compter les rejets qui ont été régularisés (réglés par le membre)
• Je coche la seconde case si je ne souhaite pas compter les rejets qui proviennent du prélèvement des frais de rejet.
• Je coche la troisième case si je ne souhaite pas compter les rejets qui proviennent de représentation de prélèvement. Il est d'ailleurs possible de déterminer un scénario pour le cas de la représentation de prélèvement.

Pour en savoir plus sur la manière dont sont calculées les erreurs de rejet, je clique ici.

  Je définis les scénarios par défaut 

J'indique ici quand doivent intervenir chacun des scénarios. Dans la liste déroulante de chacune des erreurs en fonction de leur classement, je retrouve les scénarios possibles que j'ai paramétré lors de l'étape 2.

Dans l'exemple, j'ai défini que si le membre a un premier rejet, le prélèvement sera représenté et qu'il aura des frais de rejet, s'il a un deuxième rejet, on bloque son accès et ses réservations et s'il en a un troisième on bloque et désactive tout.

  Je souhaite définir des scénarios propres à un code d'erreur en particulier ?

Lorsqu'un prélèvement est rejeté à cause d'une opposition, je souhaite appliquer des scénarios particuliers... Cela se passe dans la partie inférieure de l'écran, en cliquant sur ce bouton : 

Une fenêtre s'ouvre et je peux alors définir quel scénario je souhaite appliquer pour les rejets de type "provision insuffisante" OU "autre". 

J'enregistre.

Et à la 4ᵉ erreur ?

On appliquera le scénario de la 3ᵉ erreur.

Comment sont traités les rejets de cartes bancaires au quotidien ?❌

Lorsque les rejets de carte bancaire ont été récupérés, il ne sera pas possible d'intégrer manuellement des rejets, il n'y a rien à importer non plus, ils remontent automatiquement dans Xplor Resamania.

En cas de rejet à faire manuellement...

Vous pouvez indiquer un incident sur le paiement, toutefois il ne sera pas possible d'appliquer un scénario de rejet. 

On peut toutefois Modifier le scénario dans la liste des rejets, la validation entraînant l’application des conséquences sélectionnées. 

On peut ensuite modifier le scénario si besoin. 

Statistiques et exports📊

Pour suivre les paiements récurrents par cartes bancaires, il est recommandé d'utiliser la liste des prélèvements dans les données financières, le dashboard financier ou encore les exports de paiements et remboursements.