Un cliente chiuso torna al club oppure accede all’aera soci del club per regolarizzare la propria situazione. È possibile riaprire il cliente direttamente dalla scheda cliente OPPURE avviare azioni automatizzate di riapertura dall’aera soci, in base alla policy del club.
Attenzione
- La riapertura con azioni automatizzate sarà possibile solo per i clienti per i quali è stata effettuata una chiusura contabile. Se la chiusura non è contabile, non sarà possibile accedere alla funzionalità di riapertura. Se si desidera comunque procedere con una riapertura, sarà necessario passare prima dalla chiusura contabile e poi procedere con la riapertura. Per sapere se una chiusura è contabile o meno, questo articolo può essere utile.
- In base ai parametri attivati con il/la consulente, sarà possibile o meno per il cliente effettuare un acquisto dal backoffice o online senza essere stato riaperto. Per rendere il processo il più chiaro possibile, è consigliato attivare il blocco delle vendite prima di aver riaperto il conto cliente.
Configurazione preliminare e perimetri della riapertura 🔍
In base alla configurazione indicata in Impostazioni > Club / Legale > Chiusura clienti, è possibile eseguire le azioni seguenti…
- Come club, è possibile riaprire (annullare la chiusura di) un conto cliente dal backoffice.
- Il socio può riaprire (annullare la chiusura di) il proprio conto cliente in autonomia dall’aera soci.
- Al momento della riapertura, l’allerta bloccante, la disdetta dell’abbonamento e/o il blocco degli acquisti online applicati al momento della chiusura vengono annullati.
- Al momento della riapertura, il socio paga i debiti precedenti ed eventualmente delle spese di pratica di riapertura quando la chiusura era legata a debiti.
Oltre a questi parametri, è possibile fatturare le spese di pratica di riapertura solo se non erano presenti commissioni di rifiuto al momento della chiusura. Questo parametro non è accessibile dal backoffice e può essere configurato dal supporto. Contattare il supporto per attivare questo parametro.
Vediamo prima come avviene una riapertura dal backoffice... Un cliente chiuso si reca al club e desidera tornare cliente attivo.
FASE 1 - AVVIARE LA RIAPERTURA
Per eseguire la riapertura, accedere alla scheda cliente e cliccare su Azioni clienti > Gestione della chiusura cliente.
FASE 2 - SELEZIONARE “ANNULLARE GLI EFFETTI DELL’ULTIMA CHIUSURA CONTABILE”
Si arriva quindi a questa schermata e si seleziona la casella “Annullare gli effetti dell’ultima chiusura contabile”:
Gli impatti da considerare quando si seleziona questa casella sono i seguenti e dipendono dalla configurazione indicata in Impostazioni > Club / Legale > Club > Chiusura cliente.
Verifiche preliminari ⚙️
In occasione delle prime riaperture o per prepararle, contattare il/la consulente Resamania per verificare che la configurazione impostata risponda correttamente alle esigenze del club.
In base alla configurazione impostata, gli impatti della riapertura saranno i seguenti:
Gli elementi contabili creati durante la chiusura per compensare importi disponibili o importi a debito verranno annullati. Il cliente tornerà alla situazione finanziaria precedente alla chiusura e potrà regolarizzare la propria situazione pagando eventuali debiti.
Nessuna impostazione specifica da attivare nei parametri per questo effetto.
Quando il cliente riapre il proprio conto e regolarizza la situazione, oltre a eventuali debiti da pagare, è possibile far pagare spese di pratica per la riapertura del conto.
⚠️Le spese di pratica vengono applicate solo quando la chiusura era legata a un insoluto (debito o incidente).
⚙️Attivazione delle spese di pratica
Per attivare le spese di pratica al momento della riapertura, selezionare questa casella in Impostazioni > > Club / Legale > Club > Chiusura clienti :
- La prima casella “Aggiungere spese di riapertura” consente di aggiungere una fattura di spese di pratica al momento della riapertura di un cliente chiuso per debiti e incidenti.
- La seconda casella “Fatturare tante volte quanti sono stati i rifiuti che hanno comportato una chiusura” consente di conteggiare il numero di rifiuti di addebito che hanno attivato una chiusura e di creare tante fatture di spese di pratica quante sono state le occorrenze. Ad esempio, se due rifiuti di addebito hanno comportato la chiusura del cliente e questa casella è selezionata, il cliente dovrà pagare due volte le spese di riapertura.
Comprendere bene come si applicano le spese di riapertura 💡
- Fatturazione: Al momento della riapertura, verrà creata una fattura per il pagamento dei debiti e un’altra per le spese di pratica (e per ogni spesa di pratica applicata, verrà aggiunta una nuova riga sulla fattura delle spese di pratica).
- Chiusura senza debito: Se il cliente non ha debiti (ma ad esempio importi in eccesso, accrediti o nulla), allora le spese di riapertura non verranno create.
- Chiusura manuale: Se una chiusura manuale include un debito, allora alla riapertura saranno dovute spese di pratica. Quindi non è necessario che la chiusura sia automatizzata perché le spese si applichino.
- Opzione: è possibile fatturare le spese di riapertura solo se non erano presenti commissioni di rifiuto al momento della chiusura. Questo parametro non è accessibile dal backoffice e può essere configurato dal supporto. Contattare il supporto per attivare questo parametro.
Abbonamenti, pacchetti e badge verranno riattivati. Per l’abbonamento, la disdetta verrà annullata se è stata effettuata nello stesso mese della riapertura.
⚙️Attivazione dell’annullamento della disdetta
Per attivare l’annullamento della disdetta al momento della riapertura, selezionare questa casella in Impostazioni > > Club / Legale > Club > Chiusura clienti :
Per “nello stesso mese” si intende lo stesso mese di calendario. Se l’abbonamento è stato disdetto il 15 del mese, la riapertura deve essere effettuata entro il 31 dello stesso mese perché venga riattivato.
⚠️Se la casella non è stata selezionata o se l’abbonamento non è stato disdetto nello stesso mese della riapertura, sarà necessario riattivarlo manualmente.
Le allerte create durante la chiusura possono essere archiviate.
Attivazione dell’archiviazione delle allerte ⚙️
Per attivare l’archiviazione delle allerte al momento della riapertura, selezionare questa casella in Impostazioni > Club / Legale > Club > Chiusura clienti :
L’acquisto dalla boutique online potrebbe essere stato bloccato al momento della chiusura.
Riattivazione della possibilità di acquistare online ⚙️
Per riattivare l’acquisto online al momento della riapertura, selezionare questa casella in Impostazioni > Club / Legale > Club > Chiusura clienti :
FASE 3 - IN BASE AL CASO, PROCEDERE AL PAGAMENTO O RIAPRIRE IL CLIENTE.
- Caso 1 - Se il cliente ha debiti da saldare.
Cliccare su “Procedere al pagamento”. Il cliente dovrà quindi saldare il debito.
Attenzione
⚠️In questa schermata non sarà possibile ridurre l’importo da pagare né saldare il debito con un addebito. In questo modo si garantisce che il cliente regolarizzi la situazione in ogni caso, altrimenti la riapertura e le azioni automatizzate collegate non verranno eseguite.
⚠️Se il cliente deve pagare anche spese di pratica oltre ai debiti e agli incidenti precedenti, verrà visualizzato un messaggio informativo:
⚠️Nel caso di un cliente con debiti ma anche importi in eccesso o accrediti, al momento della riapertura dovrà essere pagato il totale dei debiti - gli accrediti + eventuali spese di pratica legate alla riapertura.
Verrà quindi visualizzata la schermata abituale che presenta le diverse opzioni di pagamento:
Caso 2 - Se il cliente non ha debiti da saldare.
Cliccare su “Riaprire”.
In quali casi non selezionare questa casella? 
Caso 1 - Si desidera chiudere un cliente, ma esiste già una chiusura non riaperta. Quindi si rimuove lo stato “chiuso” senza applicare gli effetti della chiusura precedente (convalidando la riapertura senza selezionare la casella) e poi si crea una nuova chiusura.
Caso 2 - Sono state eseguite manualmente azioni legate alla riapertura (rivendita di un abbonamento, creazione di fatture, attivazione di badge...). La casella non viene selezionata e in questo modo è possibile annullare lo stato di chiusura, per ripartire da una chiusura contabile manuale e poi da una riapertura automatica.
In entrambi i casi, al momento della riapertura verrà visualizzato un riquadro con le informazioni dettagliate su ciò che avverrà nella scheda cliente.
Caso 1 - Situazione equilibrata al momento della chiusura
In questo caso, non verrà creato alcun elemento al momento della riapertura contabile. Gli effetti saranno quelli eventualmente legati alla riattivazione di badge, abbonamenti, pacchetti, ecc.
Caso 2 - Debiti o incidenti al momento della chiusura
Sono stati quindi creati accrediti per annullarli. L’accredito verrà annullato affinché il debito o l’incidente tornino a esistere e il cliente possa regolarizzare la situazione. Il debito dovrà essere saldato al momento della riapertura nella schermata successiva alla convalida della riapertura:
Attenzione
⚠️In questa schermata non sarà possibile modificare l’importo da pagare (è possibile pagare di più, ad esempio con coupon, ma mai di meno) e non sarà possibile saldare il debito con un addebito. In questo modo si garantisce che il cliente regolarizzi la situazione in ogni caso, altrimenti la riapertura e le azioni automatizzate collegate non verranno eseguite.
Caso 3 - Importi in eccesso o accrediti al momento della chiusura
In questo caso, la fattura verrà annullata e gli importi in eccesso e gli accrediti torneranno disponibili per il cliente.
Caso 5 - Importi in eccesso e/o accrediti e debiti al momento della chiusura
In questo caso, al momento della riapertura dovrà essere pagato l’importo dei debiti - gli accrediti + eventuali spese di pratica legate alla riapertura.
Caso 6 - Non è possibile cumulare due chiusure una dopo l’altra...
Quindi, per la riapertura, saranno sempre gli effetti della seconda chiusura a “contare”.
Qui vengono trattati i casi di clienti chiusi che desiderano tornare al club e accedono all’aera soci.
- Gli effetti definiti nelle Impostazioni (archiviazione delle allerte, riattivazione degli abbonamenti, spese di pratica, ecc.) si applicheranno anche online. Verificare quindi che siano configurati correttamente. Poi, è possibile partire!
- Per prima cosa, verificare che la configurazione corrisponda a ciò che si desidera in Impostazioni > Club / Legale > Club > Chiusura cliente. La casella “Autorizzare la riapertura di un conto cliente dall’aera soci” consente di rendere autonomo il cliente nella riapertura online.
- La casella “Sbloccare l’acquisto online (se l’acquisto era stato bloccato)” consente di riattivare la possibilità per questo cliente di effettuare acquisti online una volta completata la riapertura.
Attenzione
Esistono due prerequisiti per effettuare riaperture dall’aera soci:
- Il cliente deve essere stato prima chiuso contabilmente.
- Il cliente non deve avere debiti in altri club del network diversi dal proprio club di appartenenza.
Ecco le schermate visibili nell’aera soci nei casi di un cliente chiuso con un debito e di un cliente chiuso senza debito:
Se il cliente deve pagare spese di pratica, questa informazione sarà indicata anche nel riquadro informativo.⚠️Le spese di pratica vengono applicate solo quando la chiusura era legata a un insoluto (debito o incidente).
Attenzione
È consigliato evitare il più possibile la vendita di nuovi abbonamenti dopo una chiusura senza aver prima effettuato una riapertura. Quindi, è preferibile non autorizzare gli acquisti online quando il cliente è chiuso. Nelle impostazioni, è consigliato non selezionare questa casella:
In questo modo si evita che un cliente non riaperto possa acquistare un abbonamento online.
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