Hoe beheer je de algemene verkoopvoorwaarden van je club?

Zodra je contracten in de software zijn ingesteld, kun je volledig zelfstandig je Algemene Verkoopvoorwaarden (AV) beheren. Je kunt ze aanmaken, indien nodig wijzigen en je klanten informeren zodat zij deze kunnen raadplegen en opnieuw kunnen ondertekenen. Dankzij deze flexibiliteit kun je je AV aanpassen aan de evolutie van je activiteiten, terwijl je conformiteit en transparantie tegenover je klanten waarborgt.

Voorwaarde - Activeer je contract- en handtekeningsysteem 📑

Wil je weten hoe dit werkt? Raadpleeg dan dit artikel.

Je AV toevoegen 🧾

Om je AV toe te voegen, ga je naar Instellingen > Clubs/Juridisch en klik je op het pictogram voor de AV.

Klik vervolgens op Opslaan. 

Het contractsjabloon dat door de klantendienst is ingesteld, zal deze AV voor de club ophalen.

Deze editor werkt als een tekstverwerker met opmaakfuncties, vergelijkbaar met Word. Hiermee kun je de AV van de club personaliseren met opgemaakte tekst.

---

📝 Tekstgedeelte

Je kunt de inhoud van de AV rechtstreeks schrijven of kopiëren en plakken in het centrale witte vak.

---

✍️ Werkbalk bovenaan

Je kunt je tekst opmaken met de volgende knoppen:

• B : Vet
• I : Cursief
• U : Onderstrepen
• S : Doorhalen
• Opsommingstekens of nummering : om lijsten te maken
• Uitlijning : links, gecentreerd, rechts of uitgevuld
• Link 🔗 : om klikbare links toe te voegen
• Broncode : om over te schakelen naar HTML-modus als je meer technische personalisatie wilt

💡Wil je AV in twee kolommen? Maak dan eenvoudig een tabel aan met eventueel transparante randen.

---

🎨 Stijlen

• Je kunt een vooraf gedefinieerde tekststijl kiezen (normaal, titel, subtitel enz.)
• Lettertype en grootte : om de weergave van de tekst aan te passen

Klik vervolgens op Opslaan.

Het contractsjabloon dat door de klantendienst is ingesteld, zal deze AV voor de club ophalen en integreren in het contract na de klantgegevens en de informatie over het aanbod.

AV wijzigen en klanten informeren ✏️

De AV kunnen op elk moment worden gewijzigd door terug te gaan naar dezelfde locatie:

Gebruik gewoon de editor zoals toen je de AV hebt aangemaakt en sla daarna op.

Er is een venster beschikbaar om een acceptatieverzoek naar je klanten te sturen. 

• Als je een acceptatie wilt aanvragen, vink dan eenvoudig het vakje "Acceptatie aanvragen bij klanten" aan.
• Bepaal vervolgens welke klanten de AV moeten ondertekenen: 

1) Alle klanten: er wordt een acceptatieverzoek verzonden naar alle klanten die een contract hebben ondertekend. 

2) "Alleen klanten waarvan het contract vóór de volgende datum is ondertekend:" kies hier de ondertekeningsdatum vóór welke klanten de AV opnieuw moeten ondertekenen.

Alleen klanten die een contract hebben moeten ondertekenen, worden in deze berekening meegenomen. 

In alle gevallen wordt een waarschuwing aangemaakt, maar je kunt bepalen wanneer deze blokkerend wordt. Door deze blokkerend te maken, wordt de klant verplicht de AV te ondertekenen bij een toegang tot de club.

• Stel de termijn vóór blokkering in. In het bovenstaande voorbeeld wordt de niet-blokkerende waarschuwing aangemaakt zodra het acceptatieverzoek in dit venster wordt bevestigd en wordt deze de volgende dag blokkerend. De termijn kan maximaal op 365 dagen worden ingesteld. (Bij meerdere aanvragen, zie het kader onderaan dit artikel.)

De waarschuwing wordt aangemaakt op de ledenfiche: 

• Kies de acceptatiemethode: de klant kan de AV ondertekenen met een sms-handtekening (of ook met een handgeschreven handtekening vanuit de backoffice), afhankelijk van de handtekeningsmethodes die voor de club zijn geactiveerd, of eenvoudigweg het acceptatievakje aanvinken. 

  Opgelet

  Vanuit de backoffice is altijd een tablet nodig om een handgeschreven handtekening te plaatsen. Heb je geen tablet, dan moet je het scherm naar een ander venster verplaatsen.

  De klant kan ondertekenen via het tabblad "Documenten".

• Vanuit de ledenruimte gebeurt de ondertekening, afhankelijk van de gekozen optie hierboven, via sms of via een selectievakje. In alle gevallen verschijnt bovenaan de ledenruimte een banner waarmee de klant toegang krijgt tot de ondertekening van de nieuwe AV.

 

De klant komt vervolgens op een scherm terecht waar hij de AV kan ondertekenen via sms of een selectievakje, afhankelijk van de gekozen methode. 

Bijzondere gevallen 🔎

Wanneer een club haar AV wijzigt, wordt een nieuw acceptatieverzoek verstuurd naar de betrokken leden. Zelfs als zij een vorige versie al hebben geaccepteerd, moeten zij de nieuwe versie opnieuw ondertekenen, op voorwaarde dat zij tot de doelgroep van deze aanvraag behoren.

📌 En technisch gezien?
Wanneer een nieuwe wijziging wordt uitgevoerd en er al een actieve acceptatiewaarschuwing op het account van een lid staat, wordt deze automatisch gearchiveerd en vervangen door een nieuwe waarschuwing die gekoppeld is aan de bijgewerkte versie.

⚠️ Uitzonderlijk geval:
Als een niet-geautoriseerde persoon (een gebruikersaccount zonder toestemming om een acceptatieverzoek te versturen) de AV wijzigt nadat er al een aanvraag is verstuurd.
➡️ In dat geval wordt de waarschuwing niet gearchiveerd en ontvangen de leden geen nieuw acceptatieverzoek. Er moet dan opnieuw een wijziging worden uitgevoerd en een nieuw acceptatieverzoek worden verstuurd om dit te corrigeren.