Een afgesloten lid komt terug naar de club of gaat naar de ledenruimte om zijn situatie recht te trekken. Je kunt de klant rechtstreeks vanaf zijn ledenfiche heropenen, of geautomatiseerde heropeningsacties starten vanuit de ledenruimte, afhankelijk van het beleid van de club.
Let op
- Heropening met geautomatiseerde acties is alleen mogelijk voor klanten met een boekhoudkundige afsluiting. Was de afsluiting niet boekhoudkundig? Dan heb je geen toegang tot de heropeningsfunctie. Wil je toch heropenen, ga dan eerst naar de boekhoudkundige afsluiting en voer daarna de heropening uit. Om te zien of een afsluiting boekhoudkundig is of niet, raadpleeg je dit artikel.
- Afhankelijk van de instellingen die je met je adviseur hebt geactiveerd, kan de klant al dan niet opnieuw aankopen vanaf het backoffice of online zonder eerst te zijn heropend. Voor een zo duidelijk mogelijk proces raden we aan om de verkoopblokkering te activeren voordat je het account van de klant heropent.
Vooraf instellen en reikwijdte van de heropening 🔍
Afhankelijk van de configuratie bij Instellingen > Clubs / Juridisch > Klantafsluiting kun je het volgende doen...
- Als club heropen ik een klantaccount vanaf het backoffice.
- Het lid heropent zijn klantaccount zelfstandig vanuit de ledenruimte.
- Bij de heropening worden de blokkerende waarschuwing, de abonnementsopzegging en/of de blokkering van online aankopen die bij de afsluiting werden toegepast, ongedaan gemaakt.
- Bij de heropening betaalt het lid zijn oude schulden en eventueel dossierkosten voor de heropening, als de afsluiting het gevolg was van schulden.
Naast deze instellingen kun je heropeningskosten alleen factureren als er bij de afsluiting geen afwijzingskosten waren. Deze instelling is niet toegankelijk vanaf het backoffice en kan door support worden geconfigureerd. Neem contact op met support om deze instelling te activeren.
Eerst kijken we hoe een heropening vanaf het backoffice verloopt... Een afgesloten lid komt naar de club en wil weer actieve klant worden.
STAP 1 - START DE HEROPENING
Ga naar de ledenfiche en klik op Klantacties > Beheer van klantafsluiting.
STAP 2 - VINK "GEVOLGEN VAN DE LAATSTE BOEKHOUDKUNDIGE AFSLUITING ONGEDAAN MAKEN" AAN
Op het volgende scherm vink je "Gevolgen van de laatste boekhoudkundige afsluiting ongedaan maken" aan:
De gevolgen waarmee je rekening moet houden bij het aanvinken van dit vakje, hangen af van de configuratie bij Instellingen > Clubs / Juridisch > Club > Klantafsluiting.
Vooraf te controleren ⚙️
Bij je eerste heropeningen, of ter voorbereiding daarvan, neem gerust contact op met je Resamania-adviseur om te controleren of je configuratie aan je behoefte voldoet.
Afhankelijk van de configuratie zijn de gevolgen van de heropening als volgt:
De boekhoudkundige elementen die bij de afsluiting werden aangemaakt om de beschikbare bedragen of schulden te compenseren, worden geannuleerd. De klant keert terug naar zijn financiële situatie van vóór de afsluiting en kan zijn situatie rechttrekken door eventuele schulden te betalen.
Hiervoor hoef je niets specifieks te activeren bij de instellingen.
Als de klant zijn account heropent en zijn situatie rechttrekt, kun je hem naast eventuele schulden ook dossierkosten laten betalen voor het heropenen van het account.
⚠️Dossierkosten worden alleen toegepast als de afsluiting gekoppeld was aan een wanbetaling (schuld of incident).
⚙️Dossierkosten activeren
Om dossierkosten te activeren bij de heropening, vink je dit vakje aan bij Instellingen > > Clubs / Juridisch > Club > Klantafsluiting:
- Met het eerste vakje "Heropeningskosten toevoegen" voeg je een factuur voor dossierkosten toe bij de heropening van een klant die was afgesloten wegens schulden en incidenten.
- Met het tweede vakje "Zo vaak factureren als er afwijzingen waren die tot een afsluiting hebben geleid" tel je het aantal geweigerde incasso's dat tot een afsluiting heeft geleid en maak je evenveel facturen voor dossierkosten aan. Hebben bijvoorbeeld twee geweigerde incasso's geleid tot de afsluiting van de klant en is dit vakje aangevinkt? Dan moet de klant de heropeningskosten twee keer betalen.
Zo werken de heropeningskosten 💡
- Facturatie: Bij de heropening wordt één factuur aangemaakt voor de betaling van de schulden en één voor de dossierkosten (en voor elke toegepaste dossierkost komt er een nieuwe regel op de factuur voor dossierkosten).
- Afsluiting zonder schuld: Heeft de klant geen schuld (maar bijvoorbeeld wel te veel betaalde bedragen, creditnota's of helemaal niets)? Dan worden er geen heropeningskosten aangemaakt.
- Handmatige afsluiting: Bevat een handmatige afsluiting een schuld? Dan moeten bij de heropening dossierkosten worden betaald. De afsluiting hoeft dus niet per se geautomatiseerd te zijn om deze kosten toe te passen.
- Optie: je kunt heropeningskosten alleen factureren als er bij de afsluiting geen afwijzingskosten waren. Deze instelling is niet toegankelijk vanaf het backoffice en kan door support worden geconfigureerd. Neem contact op met support om deze instelling te activeren.
Abonnementen, rittenkaarten en badges worden opnieuw geactiveerd. Voor het abonnement wordt de opzegging ongedaan gemaakt als deze in dezelfde maand als de heropening plaatsvond.
⚙️Annulering van de opzegging activeren
Om de annulering van de opzegging bij heropening te activeren, vink je dit vakje aan bij Instellingen > > Clubs / Juridisch > Club > Klantafsluiting:
Met "dezelfde maand" bedoelen we dezelfde kalendermaand. Is het abonnement opgezegd op de 15e van de maand? Dan moet de heropening vóór de 31e van diezelfde maand gebeuren om het abonnement te reactiveren.
⚠️Is het vakje niet aangevinkt, of is het abonnement niet in dezelfde maand als de heropening opgezegd? Dan moet je het handmatig reactiveren.
De waarschuwingen die bij de afsluiting zijn aangemaakt, kunnen worden gearchiveerd.
Archivering van waarschuwingen activeren⚙️
Om de archivering van waarschuwingen bij heropening te activeren, vink je dit vakje aan bij Instellingen > Clubs / Juridisch > Club > Klantafsluiting:
De aankoop vanuit de online winkel kan bij de afsluiting zijn geblokkeerd.
Online aankopen opnieuw activeren⚙️
Om online aankopen bij heropening opnieuw te activeren, vink je dit vakje aan bij Instellingen > Clubs / Juridisch > Club > Klantafsluiting:
STAP 3 - AFHANKELIJK VAN DE SITUATIE GA JE NAAR BETALING OF HEROPEN JE DE KLANT.
- Situatie 1 - De klant heeft nog schulden te betalen.
Klik op "Doorgaan naar betaling". De klant moet vervolgens zijn schuld betalen.
Let op
⚠️Op dit scherm kun je het te betalen bedrag niet verlagen en de schuld ook niet via incasso betalen. Zo zorg je ervoor dat de klant zijn situatie in elk geval rechttrekt, anders worden de heropening en de bijbehorende geautomatiseerde acties niet uitgevoerd.
⚠️Moet de klant naast oude schulden en incidenten ook dossierkosten betalen? Dan verschijnt een bericht dat dit aangeeft:
⚠️Heeft de klant schulden, maar ook te veel betaalde bedragen of creditnota's? Dan betaalt de klant bij de heropening het bedrag van de schulden min de creditnota's plus eventuele dossierkosten voor de heropening.
Vervolgens verschijnt het scherm met de betaalopties:
Situatie 2 - De klant heeft geen schulden te betalen.
Klik op "Heropenen".
Wanneer vink je dit vakje niet aan?
Situatie 1 - Je wilt een klant afsluiten, maar hij heeft al een niet-heropende afsluiting. Je verwijdert dan de status "afgesloten" zonder de gevolgen van de oude afsluiting toe te passen (door de heropening te bevestigen zonder het vakje aan te vinken) en maakt daarna een nieuwe afsluiting aan.
Situatie 2 - Je hebt handmatig acties uitgevoerd die bij de heropening horen (abonnement opnieuw verkocht, facturen aangemaakt, badges geactiveerd...). Je vinkt het vakje uit en annuleert zo de afsluitingsstatus, om daarna opnieuw te starten met een handmatige boekhoudkundige afsluiting, gevolgd door een automatische heropening.
In beide gevallen verschijnt bij de heropening een blok met de precieze informatie over wat er op de ledenfiche gaat gebeuren.
Situatie 1 - Sluitende situatie bij de afsluiting
Dan wordt er bij de boekhoudkundige heropening niets aangemaakt. De enige gevolgen zijn eventuele reactiveringen van badges, abonnementen, rittenkaarten, enz.
Situatie 2 - Schulden of incidenten bij de afsluiting
Om deze te compenseren zijn creditnota's aangemaakt. Bij de heropening wordt de creditnota geannuleerd, zodat de schuld of het incident opnieuw bestaat en de klant zijn situatie rechttrekt. Hij moet zijn schuld betalen op het scherm dat volgt op de bevestiging van de heropening:
Let op
⚠️Op dit scherm kun je het te betalen bedrag niet wijzigen (je kunt wel meer betalen, bijvoorbeeld met kortingsbonnen, maar nooit minder) en de schuld ook niet via incasso betalen. Zo zorg je ervoor dat de klant zijn situatie in elk geval rechttrekt, anders worden de heropening en de bijbehorende geautomatiseerde acties niet uitgevoerd.
Situatie 3 - Te veel betaalde bedragen of creditnota's bij de afsluiting
Dan wordt de factuur geannuleerd en zijn de te veel betaalde bedragen en creditnota's weer beschikbaar voor de klant.
Situatie 5 - Te veel betaalde bedragen en/of creditnota's én schulden bij de afsluiting
In dat geval betaalt de klant bij de heropening het bedrag van de schulden min de creditnota's plus eventuele dossierkosten voor de heropening.
Situatie 6 - Je kunt geen twee opeenvolgende afsluitingen combineren...
Bij de heropening tellen dus altijd de gevolgen van de tweede afsluiting.
Dit gaat over afgesloten klanten die willen terugkeren naar de club en inloggen op de ledenruimte.
- De gevolgen die je in de Instellingen hebt bepaald (archivering van waarschuwingen, reactivering van abonnementen, dossierkosten, enz.) gelden ook online. Zorg dus dat deze goed geconfigureerd zijn. Daarna kun je van start gaan!
- Controleer eerst of de instellingen kloppen bij Instellingen > Clubs / Juridisch > Clubs > Klantafsluiting. Met het vakje "Heropening van een klantaccount vanuit de ledenruimte toestaan" kan de klant zelfstandig online heropenen.
- Met het vakje "Online aankopen deblokkeren (als de aankoop geblokkeerd was)" activeer je na de heropening opnieuw de mogelijkheid voor deze klant om online aankopen te doen.
Let op
Er zijn twee voorwaarden voor een heropening vanuit de ledenruimte:
- De klant moet eerst boekhoudkundig zijn afgesloten.
- De klant mag geen schulden hebben in andere clubs van het netwerk dan zijn eigen club.
Dit zijn de schermen in de ledenruimte voor een afgesloten klant met een schuld en voor een afgesloten klant zonder schuld:
Moet de klant ook dossierkosten betalen? Dan staat dit ook vermeld in het informatieblok.⚠️Dossierkosten worden alleen toegepast als de afsluiting gekoppeld was aan een wanbetaling (schuld of incident).
Let op
Ons advies: vermijd zoveel mogelijk de verkoop van nieuwe abonnementen na een afsluiting zonder eerst een heropening uit te voeren. Sta online aankopen daarom bij voorkeur niet toe zolang de klant is afgesloten. Vink dit vakje bij de instellingen dus best niet aan:
Zo voorkom je dat een niet-heropende klant online opnieuw een abonnement kan kopen.
Opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.