Sluit een klant af vanaf zijn ledenfiche: de klant krijgt bij deze actie de status Voormalige klant. Zijn abonnementen, rittenkaarten en badges worden gedeactiveerd. En je kunt zijn boekhoudkundig saldo afsluiten, dat dan wordt rechtgetrokken.
Dit artikel legt de handmatige afsluiting en de gevolgen ervan uit. Een ander artikel gaat over het instellen van geautomatiseerde afsluitingen. De boekhoudkundige gevolgen zijn dezelfde bij een geautomatiseerde afsluiting.
Wil je de klant verbannen?
Dat is een andere actie dan die in dit artikel. Raadpleeg dit andere artikel om te weten hoe dat werkt.
Wat gebeurt er als een afgesloten klant later terugkomt naar de club?
- Of zijn online betalingen nu geblokkeerd zijn of niet: de klant krijgt automatisch een blokkerende waarschuwing om zijn betalingsincident te annuleren bij een afsluiting wegens schuld.
- Verloopt de verkoop via het backoffice? Dan verschijnt een waarschuwing op de ledenfiche die aangeeft dat deze is afgesloten wegens wanbetaling. In de Instellingen kun je aangeven of afgesloten klanten nog online kunnen aankopen of niet, want ze houden sowieso toegang tot de ledenruimte.
- Wil je verkoop aan een afgesloten klant vanaf het backoffice blokkeren voordat je hem hebt heropend? Vraag je adviseur om deze blokkering te activeren. We raden dit aan voor een duidelijk proces zonder verwarring.
- Je kunt de klant "heropenen". Meer informatie vind je in dit artikel: Een afgesloten lid komt terug naar de club... Hoe beheer je een heropening?
Ga naar het ledenprofiel en klik op Klantacties.
Klik daarna op Klant afsluiten.
Vink indien nodig het selectievakje aan om ook de boekhouding af te sluiten:
Een bericht toont in welke clubs de klant boekhoudkundige elementen heeft. De klant krijgt binnen 3 dagen de status Voormalige klant.
- Abonnementen, opties en rittenkaarten
Abonnementen en abonnementsopties worden per direct opgezegd en er wordt een creditnota aangemaakt als de stilzwijgende verlenging al heeft plaatsgevonden. Alle rittenkaarten van de klant vervallen en zijn niet meer beschikbaar. Bij de opzegging van een abonnement wordt "klantafsluiting" als opzeggingsreden vermeld.
- Badges
De badges van de klant worden gedeactiveerd.
- Toekomstige reserveringen en ledenruimte
Alle toekomstige reserveringen van de klant worden geannuleerd. De klant houdt toegang tot de ledenruimte en externe sites. Met een instelling (Clubconfiguratie > configuratie van de klantafsluiting) bepaal je of de online betalingen van de klant worden geblokkeerd.
Let op
Dit geldt alleen voor de front van Resamania. Voer dezelfde actie ook uit op alle externe sites.
- Status "Voormalige klant"
De klant krijgt na drie dagen de status "Voormalige klant".
Je kunt instellen dat een klant wordt afgesloten na een geweigerde incasso.
Bij de afwijzingsscenario's kun je aangeven dat de klant op een bepaald moment moet worden afgesloten volgens het scenario. Let op: deze actie verloopt niet automatisch, de club moet zelf de actie uitvoeren om het lid af te sluiten. Op dat moment verschijnt een tag "af te sluiten" op de ledenfiche.
- Als een factuur onbetaald is...
Bij de afsluiting doorloopt het systeem alle te veel betaalde bedragen van de klant (voor de betreffende club) en verrekent deze chronologisch met de factuur. Is er geen te veel betaald bedrag? Dan doorloopt Resamania automatisch alle creditnota's van de klant (voor de betreffende club) en verrekent deze chronologisch met de factuur.
Is er geen te veel betaald bedrag of creditnota? Dan wordt een creditnota aangemaakt en automatisch verrekend met de onbetaalde factuur.
- Als een creditnota of te veel betaald bedrag beschikbaar blijft...
Bij de afsluiting controleert het systeem of er een of meer onbetaalde facturen zijn. Is dat het geval? Dan wordt de creditnota hierop toegepast.
Is er geen creditnota beschikbaar? Dan wordt een factuur aangemaakt en de creditnota automatisch hiermee verrekend.
- Als een betalingsincident loopt zonder betaling...
Het incident wordt gesloten zonder betaling. Dit betekent dat het incident niet langer bestaat en de betaling op de oorspronkelijke factuur wordt geweigerd. De factuur staat dus open en een creditnota van hetzelfde bedrag wordt hierop toegepast om de situatie recht te trekken.
- Als een betalingsincident loopt met een gedeeltelijke betaling...
Het incident wordt gesloten zonder betaling. De betaling van de oorspronkelijke factuur wordt geweigerd. Het incident bestaat niet langer, de gedeeltelijke betaling van het incident wordt een te veel betaald bedrag dat wordt verrekend met de oorspronkelijke factuur. Het resterende bedrag van de oorspronkelijke factuur wordt gecompenseerd door een creditnota die wordt aangemaakt en hierop wordt toegepast.
De klant wordt in beide clubs afgesloten. Alle niet-boekhoudkundige elementen worden opgezegd of gedeactiveerd (abonnementen, rittenkaarten, badges...).
Voor de boekhoudkundige elementen wordt voor elke club met een boekhoudkundig element (schuld, te veel betaald bedrag, creditnota, incident) het bijbehorende document aangemaakt.
Heb je bijvoorbeeld een schuld in club A en een te veel betaald bedrag in club B? Dan wordt een creditnota ter waarde van de schuld aangemaakt in club A en verrekend met die factuur, en een factuur ter waarde van het te veel betaalde bedrag aangemaakt in club B.
Bij de afwijzingsscenario's kun je aangeven dat de klant in de toekomst moet worden afgesloten. De klant krijgt dan een tag "klant af te sluiten" op zijn ledenfiche met de geplande afsluitingsdatum.
Wist je dat
Betaalt een klant die "af te sluiten" is zijn schuld op tijd, vóór de afsluiting? Dan is hij niet langer "af te sluiten", op voorwaarde dat je de volgende instelling correct hebt geconfigureerd bij de clubinstellingen:
Ga naar de klantenlijst om klanten die moeten worden afgesloten terug te vinden via de filters van de lijst. Deze klanten verschijnen pas op de dag van hun afsluiting in deze lijst, niet eerder.
Opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.