Met de invorderingsmodule volg en verwerk je vorderingen die aan een extern invorderingsbureau zijn overgedragen.
Wanneer een klant na een betalingsincident een schuld heeft, kun je met Xplor Resamania een bestand exporteren met de informatie die het invorderingsbureau nodig heeft om de juiste stappen te ondernemen.
Zodra de bedragen zijn geïnd, stuurt het invorderingsbureau een retourbestand naar de club. Importeer dit bestand vervolgens in Xplor Resamania om de betreffende dossiers automatisch te regulariseren en de financiële situatie van de klanten bij te werken.
In dit artikel lees je het volledige proces, van het exporteren van de dossiers tot het importeren van de geïnde betalingen.
🔒 De invorderingsmodule activeren
De invorderingsmodule is op aanvraag beschikbaar. Neem contact op met je Xplor Resamania-adviseur om de module te activeren.
🏷️ Het invorderingsbureau configureren
Je kunt een invorderingsbureau aan je club koppelen, zodat de naam en code automatisch worden weergegeven bij de verwerking van geïnde betalingen. Je Xplor Resamania-adviseur voert deze configuratie uit.
📝Voordat je begint
De invorderingsmodule gebruikt de betalingsincidenten die in Xplor Resamania worden gegenereerd. Wanneer een incasso wordt afgewezen, krijgt de betrokken klant een betalingsachterstand en kan het dossier zo nodig aan een invorderingsbureau worden overgedragen.
👉 Lees dit artikel voor meer informatie over het beheer van afgewezen incasso’s in Xplor Resamania.
STAP 1 - EXPORTEER DE DOSSIERS DIE JE AAN HET INVORDERINGSBUREAU WILT DOORSTUREN
Zodra het afwijzingsscenario is bevestigd en het incident is geregistreerd, kan de club een bestand genereren met klanten die schulden hebben en aan het invorderingsbureau moeten worden doorgegeven.
Een nieuwe export aanmaken
Ga naar Financiële acties > Invordering > Batchexports en klik vervolgens op + Nieuwe export.
Met de export haal je alle klanten met een betalingsincident op volgens de ingestelde criteria.
Vul het volgende in:
de naam van de export;
de betreffende club of clubs;
de periode waarin de incidenten zijn geregistreerd.
Met een periode van 1 tot en met 30 november selecteer je bijvoorbeeld alle klanten bij wie tussen deze twee datums een betalingsincident is geregistreerd.
Klik vervolgens op Opslaan.
De generatie van de export volgen
Na het opslaan verschijnt de export op het dashboard met de status Aangemaakt.
Het bestand wordt nu gegenereerd.
Werk de status bij via Acties > Export bijwerken.
Zodra het bestand klaar is, verandert de status in Gegenereerd.
Het exportbestand downloaden
Zodra de status Gegenereerd is, kun je het bestand downloaden via Acties > Bestand downloaden.
Het Excel-bestand bevat alle klanten met een betalingsincident die aan de geselecteerde criteria voldoen.
Stuur dit bestand naar het invorderingsbureau dat de dossiers verwerkt.
De dossiers in de export bekijken
Je kunt op de naam van de export klikken. Je gaat dan naar het tabblad Lopende dossiers, waar alle klanten uit deze export worden weergegeven.
Klik op een grijze regel om het betreffende ledenprofiel rechtstreeks op het tabblad Schulden en vervaldatums te openen.
Klanten die in een invorderingsexport zijn opgenomen, krijgen het trefwoord Invordering op hun ledenprofiel.
⚠️ LET OP
Je kunt een gegenereerde export via de bijbehorende actie verwijderen.
Vóór het verwijderen verschijnt een bevestigingsbericht: ‘Weet je zeker dat je deze export wilt annuleren? Deze is mogelijk al doorgestuurd naar … (invorderingsbureau)’
Als je de export verwijdert:
- verdwijnt het trefwoord Invordering van de betreffende ledenprofielen;
- worden de gekoppelde invorderingsdossiers verwijderd.
Als het invorderingsbureau later een importbestand op basis van deze export terugstuurt, mislukt de import. Resamania kan de betreffende dossiers dan niet meer terugvinden.
Wat bevat het exportbestand?
Het Excel-bestand bevat de informatie die het invorderingsbureau nodig heeft om de te verwerken dossiers te identificeren.
| Kolom | Inhoud |
| A | Betalingscode (unieke referentie van de betaling met een incident) |
| B | Klantcode |
| C | Aanspreektitel |
| D | Naam |
| E | Voornaam |
| F | Adres |
| G | Postcode |
| H | Plaats |
| I | Mobiele telefoon |
| K | Afwijzingsdatum |
| L | Afwijzingscode |
| M | Bedrag |
| N | Omschrijving van de afwijzing |
| O | Startdatum van het abonnement |
| P | Einddatum van de contractuele looptijd |
| Q | Naam van het abonnement |
| R | E-mailadres |
| S | Naam van de club |
| T | Rechtspersoon |
📝Goed om te weten
Kolom L (Afwijzingscode) wordt alleen ingevuld voor afgewezen incasso’s. Bij een handmatig geregistreerde afgewezen cheque blijft deze kolom leeg.
STAP 2 - STUUR HET BESTAND NAAR HET INVORDERINGSBUREAU
Zodra de export is gegenereerd en gedownload, stuurt de club het bestand naar het invorderingsbureau volgens de gemaakte afspraken.
Het invorderingsbureau gebruikt de informatie in het bestand om de nodige stappen te ondernemen bij de betreffende klanten.
Wanneer de schulden geheel of gedeeltelijk zijn geïnd, stuurt het invorderingsbureau een retourbestand met de geïnde betalingen naar de club.
Gebruik dit bestand in de volgende stap om de dossiers automatisch in Xplor Resamania bij te werken.
STAP 3 – IMPORTEER HET RETOURBESTAND VAN HET INVORDERINGSBUREAU
Zodra de invorderingsacties zijn uitgevoerd, stuurt het invorderingsbureau een bestand met de geïnde betalingen naar de club.
Importeer dit bestand in Resamania om de betreffende dossiers automatisch te regulariseren.
📥 De structuur van het importbestand begrijpen
Download het sjabloon in de bijlage bij dit artikel om de verwachte importstructuur te bekijken: Modele_import_module_recouvrement.xlsx
Dit sjabloon bevat alle kolommen die tijdens de import worden herkend, zowel de verplichte als de optionele kolommen.
Wat bevat dit importbestand?
Het Excel-bestand bevat meerdere kolommen. Slechts enkele kolommen zijn nodig om de import correct uit te voeren.
📝 Goed om te weten:
De kolommen A, B, C en F mogen leeg blijven. Ze zijn aanwezig om de verwachte indeling te behouden, maar worden niet gebruikt tijdens de import.
| Kolom | Gebruik |
| D | Klantreferentie (ID van de klant in Resamania) |
| E | Platformreferentie (ID van de in te vorderen betaling) |
| G | Naam en/of voornaam van de klant (optioneel) |
| H | Betalingsdatum |
| I | Door de klant betaald bedrag |
💡 Bijzondere situatie
Je kunt het volgende invullen:
- alleen kolom D;
- alleen kolom E;
- of beide kolommen.
Heeft een klant meerdere betalingsincidenten?
- vermeld elke betaling dan op een aparte regel met behulp van kolom E;
- of groepeer de bedragen op één regel met behulp van de klant-ID in kolom D en het totaalbedrag in kolom I.
Het bestand in Resamania importeren
Ga naar Invordering > Batchimport
Klik op + Nieuwe import
Selecteer je invorderingsbureau. Dit moet vooraf zijn geconfigureerd.
Sleep je bestand naar het vak ‘Een nieuw bestand slepen en neerzetten’ of selecteer het op je computer.
Klik op Opslaan.
👉 Met deze import worden de dossiers in het bestand automatisch geregulariseerd op basis van de ingevulde bedragen.
De verwerking van de import volgen
Na het opslaan verschijnt een nieuwe regel op het dashboard met:
het verzendnummer;
de verzenddatum;
het invorderingsbedrag;
het aantal geïmporteerde regels;
de verwerkingsstatus.
De eerste status is Aangemaakt.
Zodra de verwerking is voltooid, verschijnt een groen vinkje.
Klik op de naam van het geïmporteerde bestand om de betreffende dossiers opnieuw te openen en hun status te controleren.
Correct verwerkte dossiers krijgen de status Gesloten.
Het bedrag bij Geïnd bedrag komt overeen met het totale bedrag dat via het geïmporteerde bestand is geïnd.
Goed om te weten
Als het geïmporteerde bedrag hoger is dan het verschuldigde bedrag, wordt automatisch een te veel betaald bedrag gegenereerd.
WAT ZIE JE OP HET LEDENPROFIEL?
Wanneer de schuld volledig is betaald:
verdwijnt het trefwoord Invordering;
verdwijnt het trefwoord Schuld.
Op het tabblad Financieel wordt automatisch een betaling met de betaalmethode Deurwaardersoverschrijving aangemaakt en over de betreffende factuur verdeeld.
Goed om te weten
Verschil tussen een import en een handmatige betaling
- Bij een invorderingsimport wordt geen informatie over het invorderingsbureau of de betalingsreferentie weergegeven.
- Bij het handmatig invoeren van een deurwaardersoverschrijving blijven deze gegevens bewaard.
De factuur met het eerdere incident wordt vervolgens als betaald weergegeven.
⚠️ Let op
Betaalt een klant de schuld rechtstreeks aan de club terwijl het dossier al aan het invorderingsbureau is doorgestuurd? Dan meldt de import bij deze regel een fout omdat het dossier al is verwerkt.
De club moet de situatie dan handmatig met de klant afhandelen, bijvoorbeeld via een terugbetaling of creditnota, afhankelijk van de situatie.
Opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.