Quand utiliser les options « Annuler l’incident » et « Clore l’incident sans règlement » ?

Lorsqu’un incident de paiement est enregistré sur le compte d’un membre, deux actions permettent de le clôturer dans resamania, il s'agit de Annuler l’incident et Clore l’incident sans règlement.

Ces deux options n’ont pas les mêmes conséquences. Le choix dépend de la raison pour laquelle l’incident doit être fermé et de la situation réelle de la dette. Cette article vous explique dans quelles cas de figure les utiliser. 

Distinction entre Annuler et Clore

Utilisez « Annuler l’incident » lorsque l’incident a été créé par erreur, après une mauvaise manipulation de la banque ou du club. 

Utilisez « Clore l’incident sans règlement » lorsque l’incident est bien réel, mais que le club décide de ne plus attendre ou réclamer son paiement.

 

✅ Dans quels cas annuler un incident ?

L’option « Annuler l’incident » permet de revenir à la situation qui existait avant sa déclaration.

Elle doit notamment être utilisée dans les cas suivants :

• Faux rejet bancaire : la banque a envoyé une notification de rejet par erreur, alors que le prélèvement a bien abouti.
• Incident déclaré par erreur : le mauvais paiement a été sélectionné lors de la déclaration manuelle de l’incident.
• Prélèvement finalement accepté : le paiement a abouti après une nouvelle présentation auprès de la banque.

🔎 Quelles sont les conséquences de l’annulation ?

L’annulation remet la situation du membre dans son état initial :

• l’incident est supprimé
• les conséquences liées au rejet sont annulées
• les éventuelles restrictions d’accès ou de réservation sont levées 
• les futurs prélèvements peuvent reprendre normalement

À retenir

Utilisez cette option uniquement lorsque l’incident n’est plus justifié. L’objectif est de considérer que le rejet n’a pas eu lieu ou qu’il a déjà été régularisé autrement

 

✅ Dans quels cas clore un incident sans règlement ?

L’option « Clore l’incident sans règlement » permet de fermer administrativement un incident sans enregistrer de paiement.

Cette option peut notamment être utilisée dans les cas suivants :

• Départ définitif du membre : le membre a quitté le club et la créance ne sera pas récupérée.
• Montant trop faible : le montant dû ne justifie pas de nouvelles relances ou une procédure de recouvrement.
• Abandon commercial de la créance : le club accorde un geste commercial ou conclut un accord amiable avec le membre.
• Fin d’une procédure de recouvrement : le dossier a été traité, mais tout ou partie de la somme n’a pas pu être récupérée.

🔎 Quelles sont les conséquences de la clôture sans règlement ?

La clôture met fin au suivi de l’incident, mais elle ne signifie pas que la dette a été payée :

• l’incident est fermé
• aucun règlement n’est enregistré
• la ou les facture(s) concernées restent impayée(s)
• les conséquences du rejet peuvent rester actives

Selon la situation, il peut donc être nécessaire d’effectuer manuellement certaines actions complémentaires, par exemple rétablir l’accès du membre ou modifier son abonnement.

À retenir

Annuler l’incident revient à considérer que l’incident n’aurait pas dû exister ou qu’il a déjà été régularisé.

Clore l’incident sans règlement revient à reconnaître que la dette existe, tout en mettant fin à son suivi sans paiement.