Comment configurer mes droits de réservation ?

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Dans cet article, nous vous guidons étape par étape pour configurer les droits de réservation des activités. Il est important de rappeler que ces droits peuvent également être paramétrés directement depuis les abonnements ou les carnets, en passant par les onglets dédiés dans l’interface.

À savoir💡

• Dans cet article, nous prendrons l'exemple d'une configuration des droits de réservation depuis l'activité, mais il est aussi possible de partir des abonnements et des carnets pour la configuration.

• Certaines spécificités concernant les réseaux de clubs sont abordées dans la dernière partie de cet article, notamment le cas des réservations externes via des brokers ou de la réservation libre d'un club à l'autre du réseau.

• Si votre club a mis en place des groupes d’activités, vous pouvez leur attribuer des règles de réservation spécifiques en fonction de vos besoins. Par exemple, si vous souhaitez limiter l’accès à vos activités aquatiques à 3 réservations par semaine maximum, il est possible de configurer cette restriction pour l’ensemble des activités concernées via le groupe associé. Rendez-vous dans la partie "Droits de réservations & Groupe d'activité" de cet article pour en savoir plus. 

🚩Étape 1 - Rendez-vous dans les droits de réservations.

Depuis le menu Paramètres, cliquez sur Planning et Réservations puis Droits de réservation et enfin, sélectionnez l'activité pour laquelle vous souhaitez configurer les droits de réservation.

Comme indiqué dans l'introduction, il est également possible de partir depuis l'abonnement ou le carnet pour définir les cours auxquels ils donnent accès, les options à configurer sont sensiblement les mêmes.

​🔎​Comment associer une nouvelle règle à une activité ?

Choisissez une activité en cliquant sur la ligne associée. Par défaut, à la création de l'activité depuis les ressources, elles sont toujours ouvertes à la réservations et on peut toujours la réserver sans nécessité de posséder un abonnement ou un carnet.

Pour définir les règles de réservations de l'activité, on clique sur + Nouvelle règle.

Il existe plusieurs types de règles que nous pouvons configurer, elles seront détaillées une par une dans les prochaines parties de l'accordéon....

🚩Etape 2 - Définir les offres qui donnent accès à l'activité.

On sélectionne la règle Abonnements / Carnets puis on clique sur Configurer.

On indique les offres qui permettront de réserver l'activité puis on clique sur Suivant. En fonction de ce qui est défini ici, on peut déterminer les mots-clés des abonnements et les types d'unités des carnets. 

 

On peut ensuite définir les abonnements précis qui permettent de réserver l'activité. Cela se fait en choisissant les mots-clés indiqués sur la fiche membre à l'issue d'une vente d'abonnement. En cliquant sur le champs, la liste des mots-clés apparaît et on peut déterminer ceux qui permettent de réserver. On clique ensuite sur Suivant. 

 

On détermine ensuite les types d'unités issus des ventes de carnets qui permettront d'accéder à la réservation de l'activité : 

Une fois validés, les mots-clés et types d'unités qui donnent accès à l'activité sont indiqués dans la liste. 

Si vous avez indiqué que les types d'unité donnent droit à réserver l'abonnement, il vous manque une dernière étape spécifique : définir le nombre d'unités à décompter lors des réservations avec un carnet. Pour cela, cliquez sur le nom du type d'unité :

On clique ensuite sur + Nouvelle règle. 

Puis, sur Par coût d'inscription. 

Ici, on indiquera si le coût est défini par participant (le plus courant). Par exemple une unité à chaque inscription sur un créneau de 30 min. OU A partarger entre les participants. Cette deuxième option, plus rarement utilisée, est expliquée dans cet article. 

Ensuite, on défini le jour de début de période (ça peut être aujourd'hui) et si les coûts par horaires peuvent varier. Si le coût en unité est toujours le même peu importe les horaires alors on laisse Globale. En revanche, s'il peut varier en fonction des horaires (par exemple, de 6h à 12h, on dépense une seule unité puis le reste de la journée c'est toujours 2 unités), alors on indique Détaillée. 

Une fois qu'on a cliqué sur Suivant, on indique le nombre d'unité qui sera débitée à chaque réservation à l'activité avec ce carnet. 

Une fois qu'on a cliqué sur Terminer, les règles définies apparaissent ici :

Si on avait souhaité définir des horaires détaillées, l'action à réaliser était la suivante :

🚩Étape 3 - Définir les autres types de règles à l'inscription

Nous avons défini les abonnements et carnets nécessaires pour pouvoir réserver l'activité dans l'étape précédente. Une fois, cela fait, nous pouvons déterminer les autres règles à l'inscription qui vont s'appliquer. Pour cela, toujours depuis l'activité, on clique sur +. Les types de règles s'affichent et on peut alors définir chacune des règles. 
 

Les règles qui peuvent s'appliquer à l'inscription sont les suivantes :

 

Ces paramètre permet de définir les contraintes d'inscription à l'activité et surtout ce qu'il se passe lorsqu’un client tente de s’inscrire à une activité alors qu’il dépasse une contrainte d’inscription (par exemple : une limite de réservation par semaine, une deadline d’inscription, etc). En ligne, l'inscription sera toujours bloquée si la contrainte n'est pas respectée. Par contre, au club, on peut apporter plus de flexibilité pour gérer l'inscription avec les trois options disponibles.

🕒Ouvertures des inscriptions

Commençons avec le paramètre Anticipation vous permet de limiter l’anticipation des réservations pour vos cours. Exemple : Si vous définissez 12 jours avant l’heure de réservation, cela signifie que vos clients ne pourront réserver un cours qu’au plus 12 jours à l’avance.

Lorsque vous sélectionnez Anticipations, ce menu apparaît et vous pouvez sélectionner 

🕒Comment configurer la contrainte par Anticipation ?

La contrainte par anticipation permet de définir à quel moment les inscriptions à une activité deviennent possibles.

Dans l’écran de configuration :

• Ouverture des inscriptions : vous choisissez combien de jours avant le début du cours les inscriptions seront ouvertes. Exemple : si vous indiquez « 12 jours », un cours prévu le 15 août ouvrira à l’inscription le 3 août.
• Option horaire : si cochée, vous pouvez aussi imposer une heure précise d'ouverture des inscriptions (ex. à partir de 08:00 le jour du cours).

Vous définissez ensuite le comportement à adopter si un client tente de s’inscrire avant l’ouverture :

• Via l’espace membre : l’inscription est bloquée et une alerte s’affiche (option non modifiable).
• Au comptoir du club : trois options sont possibles :
  • Blocage + message d'alerte indiquant le motif d'anticipation non respectée
  • Autorisation + message d'alerte indiquant le motif d'anticipation non respectée (option sélectionnée dans l’exemple)
  • Autorisation sans message d'alerte en particulier.

Il suffit ensuite d'enregistrer et le tour est joué !

📅Limitations d'inscriptions

Le paramètre Limitation d'inscription vous permet de contrôler le nombre maximum d'inscriptions d’un client sur une période donnée et de gérer ses réservations futures.

En limitant l’inscription dans le temps, vous pouvez définir un nombre maximum d’inscriptions pour un client sur une période précise : Exemple : 10 inscriptions par mois maximum ou 3 inscriptions planifiées (pré-inscriptions). 

🗓️ Comment configurer une limitation d’inscription ?

La limitation d’inscription permet de fixer un nombre maximum d’inscriptions autorisées pour un membre, sur une période donnée ou selon un critère global.

Dans l’écran de configuration :

• Indiquez un nombre maximum d’inscriptions et sélectionnez une période de référence via la liste déroulante.
• Vous pouvez cumuler plusieurs limites avec le bouton « Ajouter une limite ».

Les types de périodes disponibles sont :

• Par jour maximum 🗓️ : limite le nombre d’inscriptions par jour.
• Par semaine maximum 📅 : limite le nombre d’inscriptions par semaine calendaire.
• Par mois maximum 🗓️ : limite les inscriptions sur un mois calendaire.
• Par an maximum 📆 : restriction annuelle sur les inscriptions.
• Planifiée(s) au total ⏳ : limite le nombre d’activités déjà réservées à venir pour le client. Cette option contrôle donc les préinscriptions actives, peu importe leur date.

Ensuite, choisissez le comportement à adopter en cas de dépassement :

• Via l’espace membre : toujours bloqué avec message d'alerte (non modifiable).
• Au comptoir du club :
  • Blocage avec message d'alerte (option la plus stricte)
  • Autorisation + message d'alerte indiquant le dépassement 
  • Autorisation sans aucun message d'alerte (souplesse totale)

💡 Exemple : si vous limitez à « 3 planifiées au total », un client ne pourra pas réserver une 4ᵉ activité tant qu’une des 3 premières n’aura pas eu lieu.

➕ Grâce au bouton « Ajouter une limite », vous pouvez combiner plusieurs contraintes. Par exemple : autoriser 3 réservations par semaine et un maximum de 4 réservations planifiées au total. Le client devra respecter l’ensemble des conditions définies.

📱​Nombre maximum d'inscription réalisées en ligne

• Le paramètre Limitation d'inscription en ligne vous permet de bloquer l'inscription en ligne à partir d'un certain nombre d'inscrits (peu importe leur canal d'inscription).

Exemple : Si vous définissez 10 inscrits, une fois que 10 personnes se sont inscrites peu importe leur canaux d'inscription, il ne sera plus possible d’effectuer de nouvelles réservations pour ce cours via l'espace membre. 

🌐 Limitation d’inscription en ligne

Cette règle permet de définir à partir de quel nombre d'inscrits on bloque l'inscription en ligne. 

Une fois ce nombre d'inscrits tout canaux confondus atteint, les inscriptions en ligne ne seront plus possibles, même s’il reste des places au total.

​🔔​Deadline : dernier délai pour s'inscrire à un cours

Le paramètre Deadline permet de définir le nombre d'heures avant le début d’un cours à partir duquel il devient impossible pour un client de s’inscrire. 

🔔 Comment configurer une deadline ?

Cette règle définit le temps limite avant le début d’un cours pendant lequel un membre peut encore s’inscrire.

Par exemple, si la deadline est fixée à « 1 heure », un membre ne pourra plus s’inscrire en ligne à partir de 1 heure avant le cours.

En cas de tentative hors délai :

• Via l’espace membre : l’inscription est toujours bloquée (non modifiable).
• Au comptoir du club : vous choisissez entre :
  • Blocage avec message d'alerte (option la plus stricte)
  • Autorisation + message d'alerte indiquant que la deadline est passée
  • Autorisation sans aucun message d'alerte (souplesse totale)

Une fois que l'ensemble des règles d'inscriptions sont définies, elles apparaîtront dans la liste des contraintes liées à l'activité et vous pourrez toujours revenir dessus sans problème avec le pictogramme Modifier. 

🔄​​Promotion automatique de liste d'attente à liste principale

Grâce à la règle de Promotion automatique, vous pouvez définir jusqu'à quel moment, avant le début du cours, les personnes inscrites sur la liste d'attente peuvent être automatiquement transférées sur la liste principale.

Cela permet d’éviter qu’un client de la liste d’attente soit ajouté au cours à la dernière minute (en cas de désinscription tardive d’un inscrit), sans avoir le temps de lire les messages automatiques envoyés par Smartmessaging pour l'informer qu'il peut participer au cours.

🔄​​Comment configurer la promotion automatique ?

Indiquez simplement le nombre d'heures avant le début de l'activité à partir duquel le transfert de liste d'attente à liste principale ne sera plus effectué automatiquement lorsqu'une désinscription a lieu sur la liste principale.

🚩Étape 4 - Définir les règles de désinscription.

Comme pour les règles d'inscriptions, ajouter une règle puis choisissez Désinscriptions hors délai. 

Cette fenêtre s'affiche :

📆 Désinscription hors délai

Cette règle permet de fixer une deadline de désinscription : au-delà de ce délai (ex. 60 minutes avant le début du cours), la désinscription est considérée comme « hors délai ».

Vous devez ensuite définir les règles à appliquer en cas de dépassement :

• Via l’espace membre :
  • Désinscription bloquée avec message d'alerte (option sélectionnée sur l’exemple).
  • Désinscription autorisée, mais aucune unité de carnet n’est restitué.
• Au comptoir du club :
  • Désinscription bloquée, un message d'alerte s’affiche.
  • Désinscription autorisée et unités des carnets totalement récupérés 
  • Désinscription autorisée avec récupération des unités des carnets à définir manuellement au moment de l'action. Cet écran s'affichera :

•  
  • Désinscription autorisée avec pourcentage de récupération paramétré (ex : 50 % des unités).

💡 Cette règle permet de gérer les annulations de dernière minute tout en protégeant les capacités du planning et les conditions d’utilisation des crédits.

🚩Spécificités concernant les carnets de séances

➡️Concernant les carnets, La fonctionnalité de pondération majorée permet de choisir de définir un coût d’inscription sur une activité par participant (méthode historique) ou à partager entre les participants depuis les droits de réservation. Pour en savoir plus, rendez-vous sur cet article.

➡️Une fois les droits de réservation configurés, si les carnets de séances sont valides pour réserver vos activités et que vous avez plusieurs types d'unités, il faut penser à déterminer les priorisations des débits d'unités. Cette configuration est importante dans le cas où un client dispose de plusieurs unités de différents types (aqua, séances classiques, fitness, etc.).

Pour cela, il faut se rendre dans le menu de Priorisation des débits sur la page principale et nous avons deux possibilités : 

• Si le client a plusieurs types d'unités valables pour la réservation, on peut utiliser l'unité dont la date de péremption est imminente.

• Si le client a plusieurs types d'unités valables pour la réservation, on détermine un ordre qui les priorisera.

Pour cela, il faut simplement ordonner la liste pour configurer la priorisation de telle unité par rapport à une autre.

🚩Étape 6 - On enregistre !

Une fois que l'ensemble des droits de réservations est configuré soit en partant des activités, soit en partant des abonnements et des carnets, on peut enregistrer !

🏋️‍♀️​Droits de réservations sur les groupes d'activité

Vous avez créé des groupes d'activité et souhaitez mettre en place des limitations de réservation pour l'ensemble d'un groupe ? Vous pourriez par exemple souhaiter limiter l’accès à une activité spécifique très demandée, tout en encadrant globalement les réservations du groupe.

Par exemple, le groupe d’activités "Raquette" : regroupe Badminton, Ping-pong, Squash, Padel, Tennis. La limitation de ce groupe d'activité peut être fixée à 3 réservations/semaine. 

Pour mettre en place ce genre de limitations, il vous suffit de vous rendre dans les droits de réservations > Groupes d'activités. 

Puis, via une nouvelle règle, vous pouvez choisir d'ajouter une limitation d'inscription pour l'ensemble du groupe d'activité OU une limite d'inscription en ligne qui vaudra pour chacun des créneaux du groupe d'activité.

Configurez ensuite simplement la règle que vous souhaitez mettre en place, comme habituellement et elle s'appliquera à l'ensemble du groupe.  Pour les limitation d'inscriptions, les configurations sont les suivantes (leur explication détaillée est disponible dans la partie "🚩Étape 3 - Définir les autres types de règles à l'inscription"). 

Pour les limitation d'inscriptions de ligne, les configurations sont les suivantes (leur explication détaillée est également disponible dans la partie "🚩Étape 3 - Définir les autres types de règles à l'inscription"). 

Une fois enregistrées, vous pouvez retrouver les règles au niveau du groupe d'activité sur cet écran :

Si une limitation concerne à la fois le groupe d'activité et l'une de ses activités ?

Alors on prendra en compte la limitation la moins permissive. L’adhérent ne peut réserver que 5 fois par semaine le Badminton, même si la limite spécifique est à 6, car la limite du groupe est prioritaire car plus basse. A l’inverse, si la limite du groupe est plus haute que celle de l’activité, alors la limitation spécifique à l’activité s’appliquera.

Par exemple :

• Groupe "Raquette" : 10 réservations/semaine
• Activité "Badminton" : 6 réservations/semaine

L’adhérent ne pourra réserver le Badminton que 6 fois par semaine, même s’il lui reste du quota sur le groupe, car la limitation la plus restrictive prévaut toujours.

⛔Bloquer les réservations en cas de mandats manquants ou de dettes

Pour que les clients en dette ou sans mandat ne puissent pas réserver, la configuration des blocages peut être ajustée dans les Paramètres > Clubs/Juridiques. Il suffit de cocher les cases correspondantes aux blocages à mettre en place sur les réservations du backoffice ou de l'espace membre.

💡À partir du moment où le client a le tag "dette" ou "mandat manquant", il ne pourra pas réserver si vous cochez ces cases. S'il régularise sa situation, il pourra réserver de nouveau.

🔦Spécificités Réseaux de clubs & Marketplace 

• Contraintes propres aux clubs : Lorsque les droits de réservations sont partagés sur le réseau, il est possible de définir des contraintes d'inscription et de désinscription par club. Si vous avez besoin d'activer cette fonctionnalité, contactez notre service support. Au moment de l'ajout d'une règle on demandera si la règle qu'on s'apprête à créer doit s'appliquer à tous les clubs du réseau ou seulement à celui sur lequel on est connecté. 

• Libre réservation : Sur un réseau, il est possible de permettre aux clients d'un Club A de réserver d'autre Clubs B, C et D du réseau. Pour cela, vous pouvez demander à activer la libre réservation.
• Limiter la réservation des clients externes au club : La libre circulation et la libre réservation rendent certains créneaux de cours très populaires. Il est possible, en cas de besoin, de distinguer ou de limiter les inscriptions des participants externes (provenant d’un autre club ou via une marketplace comme Gymlib ou Classpass) par rapport aux participants internes (provenant du club organisateur) grâce au paramètre "limiter la réservation des clients externes au club".

• Modifier la liste des clubs dont les membres doivent être considérés comme externe : si, au sein de votre réseau, certains clubs doivent considérer les membres d’autres clubs comme externes, vous pouvez le configurer ici.

  Par exemple, les membres du club de Lille peuvent réserver sans restriction dans les clubs de Douai et Arras, mais doivent être considérés comme externes dans les clubs de Nice, Marseille et Avignon.
  Dans ce cas, la limite de réservation pour les externes s’appliquera, et il faudra le configurer dans ce champ. 👉 Pour chaque club de votre réseau, vous pouvez indiquer quels autres clubs doivent (ou ne doivent pas, en fonction du filtre choisi "sont/ne sont pas") considérer ses membres comme externes. 

💡Il sera toujours possible, en fonction des droits activés avec votre conseiller Resamania, de modifier ce chiffre à la hausse au moment de la création d'un créneau d'activité sur le planning pour accepter davantage de participants externes dans le cours.

Pour analyser combien de clients externes s'inscrivent à vos activités, vous avez accès à un Export. Rendez-vous sur Gestion > Exports de gestion > Vie du club. Puis sélectionnez l'export Limitations d’inscription des cours au planning.

Après avoir choisi l'activité et la période que vous souhaitez analyser, l'export vos permet d'y détailler les inscrits externes et internes.