La suspension d’un abonnement permet d’interrompre temporairement l’abonnement et les droits qui y sont associés, sur une période définie. Pendant cette suspension, il est possible d’ajuster plusieurs paramètres selon la politique du club : la modification des prélèvements, les droits de réservation et d’autres ajustements adaptés aux besoins des membres.
Les tags associés à un abonnement suspendu restent utilisables pour de la vente de produits et d'abonnements.
Quid des abonnements comptants ?
L'abonnement ayant déjà été réglé en totalité, il n'y a pas d'impact financier à déterminer. L'étape 4 de cet article, qui montre comment modifier un échéancier dans le cadre d'une suspension, n'est donc pas applicables aux abonnements comptants.
Il est possible de suspendre un abonnement en ligne et d'appliquer des tarifs automatisés pour toutes les supensions 💡
Il est possible de laisser la possibilité à vos clients de suspendre leur abonnement directement en ligne. Vous devez dans ce cas appliquer des tarifs de suspension automatisés. Il est également possible, pour une suspension réalisé depuis le back office de faire gagner du temps et de minimiser les erreurs de vos équipes en déterminant des tarifs de suspensions automatisés.
Vous pourrez en savoir plus sur ces configurations en consultant cet article.
ÉTAPE 1 : RENDEZ-VOUS DANS L'ONGLET ABONNEMENT DE LA FICHE MEMBRE
Rendez-vous sur la fiche du membre concerné. Puis dans l'onglet Abonnements.
ÉTAPE 2 : CLIQUEZ SUR LES TROIS PETITS POINTS ET "SUSPENDRE L'ABONNEMENT"
On clique sur les trois petits points Ă droite de l'abonnement.
Et sur "Suspendre l'abonnement".
ÉTAPE 3 : DÉFINIR LE MOTIF, LES DATES ET CONDITIONS DE LA SUSPENSION
On choisit le motif de la suspension (administrable depuis les paramètres) et les dates de la période de suspension.
🔄 À savoir concernant les suspensions hebdomadaires
Lorsque la suspension est définie sur une base hebdomadaire, elle fonctionne par périodes complètes de 7 jours consécutifs.
La date de fin est automatiquement calculée en fonction du jour de début :
Début un lundi → fin le dimanche
Début un vendredi → fin le jeudi
Il n’est pas possible d’interrompre une suspension hebdomadaire avant la fin de la période de 7 jours en cours.
On décide ou non d'impacter la date de fin de l'abonnement (ou de son engagement) en cochant la case destinée à cet effet. De cette manière, le mois de juillet suspendu sera reporté à la fin de l'abonnement initial, celui-ci se terminera donc plus tard. Un message indique d'ailleurs précisément quand se terminera l'abonnement.
La dernière case "impacter les droits de réservation" permet de bloquer les droits de réservation pour le client. ⚠️Peu importe les autres abonnements ou carnets que le client possède. (intéressant dans le cas spécifique d'abonnement qui donnent accès à des crédits d'unités par exemple
On clique sur Valider.
ÉTAPE 4 : DÉCIDER L'IMPACT TARIFAIRE SUR L'ÉCHÉANCIER
Méthode à la volée lors de la suspension
Si aucun tarif de suspension n'a été configuré au préalable, sur l'écran suivant, nous allons pour modifier, au besoin, une ou plusieurs échéances, de l'abonnement mensuel OU hebdomadaire, ainsi que de ses éventuelles options concernée(s) par la période de suspension.
Pour cela, on fait l'action suivante :
On coche les cases des échéances à modifier. Il est possible de cocher ou décocher l'ensemble des cases au global pour aller plus vite.
On clique sur Modifier.
On détermine le nouveau montant des échéances sélectionnées.
-
Une fois les modifications effectuées, cliquez sur Valider.
⚠️Dans le cas où vous souhaitez mettre une échéance à un montant X et une autre échéance à un montant Y, il faudra répéter l'opération deux fois. Une fois avec chaque échéance.
Comprendre les statuts des échéances et l'impact de la suspension💡
- 💸 Certaines échéances sont indiquées comme "déjà facturées". Cela signifie que la facture de prélèvement a été anticipée, mais n’a pas encore été payée, ou bien qu’elle a déjà été réglée.➡️ En cas de suspension :
- Si le montant d’une facture anticipée est réduit, aucun avoir ne sera créé ; le montant sera simplement déduit de la facture. Si vous l'avez mise à zéro euro, elle sera émise à zéro euro.
- En revanche, si une facture déjà payée est ajustée à la baisse, un avoir sera émis pour le montant correspondant.
- 💸 Certaines échéances sont qualifiées comme "à venir". Cela signifie que la facture de prélèvement n’a pas encore été émise.➡️ En cas de suspension :
- Si la réduction concerne l’intégralité de la facture (montant réduit à zéro), celle-ci ne sera pas émise.
- Si la réduction ne concerne qu’une partie du montant, la facture sera émise avec le montant ajusté.
- 💸 Certaines échéances affichent un panneau Attention. Cela indique que l’échéance est partiellement concernée : la suspension interrompt la période de facturation uniquement pour une partie de celle-ci.➡️ En cas de suspension :
- Si la réduction porte sur l’intégralité de la facture (montant réduit à zéro), celle-ci ne sera pas émise.
- Si la réduction est partielle, la facture sera émise avec un montant ajusté.
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MĂ©thode de configuration des suspensions
ÉTAPE 5 (OPTIONNELLE) : FAIRE SIGNER UNE ATTESTATION DE SUSPENSION
Cette fonctionnalité optionnelle permet de générer une attestation de suspension datée et signée directement depuis le backoffice. Elle offre une preuve officielle et traçable des suspensions effectuées en club, renforçant la transparence et la sécurité en cas de litige.
Fonctionnalité sur activation depuis vos paramètres⚙️​
Pour activer cette fonctionnalité, rendez-vous dans Paramètres > Clubs/Juridique > Clubs > Suspension en ligne puis cochez Générer une attestation de suspension.
Au moment de la suspension, après avoir validé les impacts sur l'échéancier, il sera proposé au client via la tablette de signer l'attestation. Si votre club n'est pas équipé de tablette, le formulaire et la possibilité de signer en tracer apparaissent sur votre écran principal.
À savoir sur l’attestation de suspension
Onglet Documents
Une fois signée, l’attestation est automatiquement ajoutée dans les documents du contact sous un nouveau type Attestation de suspension. Elle reste consultable à tout moment, même si la suspension est annulée par la suite.Annulation d’une suspension
L’attestation n’est pas supprimée ; elle reste visible dans la fiche contact pour conserver la traçabilité de l’action initiale.Modification d’une suspension
Si la période, les droits ou le montant sont modifiés, un nouveau document doit être généré et signé. Ce nouveau document pointe la même suspension, mais remplace la version précédente dans le suivi documentaire.Autres précisions
• Fonctionnalité réservée aux suspensions créées en club, pas depuis l'espace membre.
• Aucun envoi automatique n'est pour l'instant possible via Smartmessaging.Une fois la suspension confirmée, pour éviter que les cours ne soient occupés par des réservations non honorées, un avertissement apparaît si le client a encore des réservations à venir. Pour contrôler ces réservations et éventuellement les annuler, cliquez sur Voir les réservations.
On peut alors désinscrire le client des créneaux concernés par la période de suspension en cochant les cases des cours qui auront lors de la période de suspension.
Depuis l'onglet Abonnement de la fiche membre, on peut faire plusieurs actions comme…
Consulter l'échéancier de l'abonnement afin de voir les impacts de la suspension sur l'échéancier :
Éditer la suspension existante en cas de besoin.
⚠️ À noter : Si la suspension est hebdomadaire, il n’est pas possible de la modifier pour la terminer avant la fin de la semaine engagée.
La date de fin correspond toujours à un cycle complet de 7 jours.Besoin d'appliquer une suspension d'abonnement sur un abonnement déjà terminé ?
Contactez votre service client.
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