Tout savoir sur le module de recouvrement🔎

Le module de recouvrement permet de suivre et traiter les créances confiées à une société de recouvrement externe.

Lorsqu'un client présente une dette à la suite d'un incident de paiement, Xplor Resamania permet d'exporter un fichier contenant les informations nécessaires à la société de recouvrement afin qu'elle puisse engager les démarches adaptées.

Une fois les sommes récupérées, la société de recouvrement transmet un fichier de retour au club. Ce fichier peut ensuite être importé dans Xplor Resamania afin de régulariser automatiquement les dossiers concernés et mettre à jour la situation financière des clients.

Cet article détaille l’ensemble du processus, de l'export des dossiers à transmettre jusqu'à l'import des paiements recouvrés.

🔒 Activation du module recouvrement
Le module de recouvrement est disponible sur devis. Pour l'activer, contactez votre conseiller Xplor Resamania.

🏷️ Paramétrage de la société de recouvrement
Il est possible d'associer une société de recouvrement à votre club afin que son nom et son code apparaissent automatiquement lors du traitement des paiements recouvrés. Ce paramétrage est réalisé par votre conseiller Xplor Resamania.

📝Avant de commencer

Le module de recouvrement repose sur les incidents de paiements générés dans Xplor Resamania. Lorsqu'un prélèvement est rejeté, le client concerné est placé en situation d'impayé et peut, si nécessaire, être transmis à une société de recouvrement.
👉 Pour en savoir plus sur la gestion des rejets de prélèvements dans Xplor Resamania, consultez cet article .

ETAPE 1 - EXPORTER LES DOSSIERS A TRANSMETTRE A LA SOCIETE DE RECOUVREMENT

Une fois le scénario de rejet validé et l’incident déclaré, le club peut générer un fichier contenant les clients présentant des dettes à transmettre à sa société de recouvrement.

Créer un nouvel export

 Rendez-vous dans Actions financières > Recouvrement > Exports de lots, puis cliquez sur + Nouvel export.

L’export permet de récupérer l'ensemble des clients en incident de paiement selon les critères définis. 

Renseignez :

• le nom de l'export ;

• le ou les clubs concernés ;

• la période sur laquelle les incidents ont été déclarés.

Par exemple, une période du 1er au 30 novembre permettra de sélectionner tous les clients déclarés en incident de paiement entre ces deux dates.

Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Suivre la génération de l'export

Après son enregistrement, l'export apparaît dans le tableau de bord avec le statut Créé.

Le fichier est alors en cours de génération.

Vous pouvez actualiser son statut via Actions > Actualiser l'export.

Une fois prêt, le statut passe à Généré.

Télécharger le fichier d'export

Lorsque le statut est Généré, vous pouvez télécharger le fichier via Actions > Télécharger le fichier.

Le fichier Excel contient alors l'ensemble des clients en incident de paiement correspondant aux critères sélectionnés.

Ce fichier peut être transmis à la société de recouvrement chargée de traiter les dossiers.

Consulter les dossiers inclus dans l'export

Le nom de l'export est cliquable. En cliquant dessus, vous accédez à l'onglet Dossiers en cours, qui affiche tous les clients présents dans cet export.

Une ligne grisée permet d'ouvrir directement la fiche client concernée, sur l’onglet « Dettes et Échéances ». 

Les clients inclus dans un export de recouvrement disposent du mot-clé Recouvrement sur leur fiche.

⚠️ATTENTION

Un export généré peut être supprimé via l'action correspondante.

Avant la suppression, un message de confirmation s'affiche : “Voulez-vous vraiment annuler cet export ? Celui-ci a peut-être déjà été transmis à… (société de recouvrement)”

Si l'export est supprimé :

• le mot-clé Recouvrement disparaît des fiches clients concernées ;
• les dossiers de recouvrement associés sont supprimés.

Par conséquent, si la société de recouvrement retourne ultérieurement un fichier d'import basé sur cet export, l'import échouera car Resamania ne retrouvera plus les dossiers concernés.

Que contient le fichier d’export ?

Le fichier Excel contient les informations nécessaires à la société de recouvrement pour identifier les dossiers à traiter.

Colonne	Contenu
A	Code paiement (référence unique du paiement en incident)
B	Code client
C	Civilité
D	Nom
E	Prénom
F	Adresse
G	Code postal
H	Ville
I	Téléphone portable

K	Date de rejet
L	Code rejet
M	Montant
N	Libellé du rejet
O	Date de début d'abonnement
P	Date d'engagement
Q	Nom de l'abonnement
R	Adresse email
S	Nom du club
T	Entité juridique

📝A savoir

La colonne L (Code rejet) n'est renseignée que pour les rejets de prélèvements. Dans le cas d'un rejet de chèque déclaré manuellement, cette colonne reste vide.

ETAPE 2 - TRANSMETTRE LE FICHIER A LA SOCIETE DE RECOUVREMENT

Une fois l'export généré et téléchargé, le club transmet le fichier à sa société de recouvrement selon les modalités convenues avec celle-ci.

La société de recouvrement utilise alors les informations présentes dans le fichier afin d'engager les démarches nécessaires auprès des clients concernés. 

Lorsque tout ou partie des dettes ont été recouvrées, la société de recouvrement transmet au club un fichier de retour contenant les informations des paiements récupérés.

Ce fichier servira à mettre à jour automatiquement les dossiers dans Xplor Resamania lors de l'étape suivante.

ÉTAPE 3 – IMPORTER LE FICHIER DE RETOUR DE LA SOCIÉTÉ DE RECOUVREMENT

Une fois les actions de recouvrement réalisées, la société de recouvrement transmet au club un fichier contenant les paiements récupérés.

Ce fichier peut alors être importé dans Resamania afin de régulariser automatiquement les dossiers concernés.

📥 Comprendre la structure du fichier d'import

Pour connaître la structure attendue lors de l'import, vous pouvez télécharger le modèle disponible en pièce jointe à cet article : Modele_import_module_recouvrement.xlsx

Ce modèle contient l'ensemble des colonnes reconnues lors de l'import, qu'elles soient obligatoires ou facultatives.

Que contient ce fichier d’import ?

Le fichier Excel comporte plusieurs colonnes. Seules certaines sont nécessaires au bon fonctionnement de l'import.

📝 À savoir :
Les colonnes A, B, C et F peuvent rester vides. Elles sont présentes pour conserver le format attendu mais ne sont pas exploitées lors de l’import.

Colonne	Utilisation
D	Référence client (ID du client dans Resamania)
E	Référence plateforme (ID du paiement à recouvrer)
G	Nom et/ou prénom du client (facultatif)
H	Date de versement
I	Montant réglé par le client

💡Cas particulier 

Vous pouvez renseigner :

• uniquement la colonne D ;
• uniquement la colonne E ;
• ou les deux.

Si un client possède plusieurs incidents de paiement :

• soit détailler chaque paiement sur une ligne distincte à l'aide de la colonne E ;
• soit regrouper les montants sur une une seule ligne à l'aide de l'ID client (colonne D) et du montant total (colonne I).

Importer le fichier dans Resamania

1. Rendez-vous dans Recouvrement > Import de lots

2. Cliquez sur + Nouvel import

3. Sélectionnez votre société de recouvrement (celle-ci doit avoir été préalablement configurée)

4. Déposez votre fichier dans la zone "Glisser - Déposer un nouveau fichier" ou sélectionnez - le depuis votre ordinateur.

5. Cliquez sur Enregistrer.

👉 Cet import permettra de régulariser automatiquement les dossiers présents dans le fichier selon les montants renseignés.

Suivre le traitement de l'import

Après l'enregistrement, une nouvelle ligne apparaît dans le tableau de bord avec :

• le numéro d'envoi ;

• la date d'envoi ;

• le montant du recouvrement ;

• le nombre de lignes importées ;

• le statut de traitement.

Le statut initial est Créé.

Une fois le traitement terminé, une coche verte apparaît.

En cliquant sur le nom du fichier importé, vous pouvez revenir sur les dossiers concernés afin de vérifier leur statut.

Les dossiers correctement traités passent au statut Clos.

Le montant affiché dans Montant recouvert correspond au montant total récupéré via le fichier importé.

A savoir

Si le montant importé est supérieur au montant dû, un trop perçu est automatiquement généré.

QUE VOIT-ON AU NIVEAU DE LA FICHE CLIENT ?

Lorsque la dette est totalement réglée :

• le mot-clé Recouvrement disparaît ;

• le mot-clé Dette disparaît.

Dans l'onglet Financier, un paiement Virement huissier est automatiquement créé et ventilé sur la facture concernée.

A savoir

Différence entre un import et un paiement manuel 

• Lors d'un import de recouvrement, aucune information sur la société de recouvrement ou la référence de paiement n'est affichée.
• Lors d'une saisie manuelle d'un virement huissier, ces informations sont conservées.

La facture précédemment en incident apparaît alors comme réglée.

⚠️Attention

Si un client règle directement sa dette auprès du club alors que son dossier a déjà été transmis à la société de recouvrement, l'import signalera une erreur pour cette ligne en indiquant que le dossier a déjà été traité.

Le club devra alors gérer manuellement la situation avec le client (remboursement ou avoir selon le contexte).