Comment renseigner manuellement un rejet de prélèvement ?

Vous souhaitez savoir comment déclarer manuellement les prélèvements du mois qui ont été rejetés. Cet article est fait pour vous. 

A savoir💡​

Vous pouvez renseigner les impacts du rejet au moment de sa création comme expliqué dans cet article. Mais, en configurant vos scénarios de rejet, vous vous évitez quelques clics et automatisez au maximum les impacts. Pour savoir comment faire, cliquez ICI.

ÉTAPE 1 : RENDEZ-VOUS AU NIVEAU DU PRÉLÈVEMENT REJETÉ

Dans le menu Gestion, cliquez sur Données financières.

Une fois dans l'onglet Prélèvements, cliquez sur la ligne de prélèvement rejetée. 

ÉTAPE 2 : INDIQUEZ LE PRÉLÈVEMENT COMME REJETÉ

Cochez la case "marquer le prélèvement comme rejeté". 

Choisissez la date de rejet. 

Sélectionnez le code de rejet qui correspond à la situation en vous appuyant sur les informations données par la banque.

Cliquez sur Enregistrer

Attention⚠️​

Si votre club a ouvert sur Xplor Resamania depuis longtemps, il est possible que le fait d'indiquer tout autre code de rejet que Provision insuffisante mène automatiquement à une suspension des prélèvements. Contactez votre interlocuteur Xplor Resamania si vous souhaitez supprimer ce paramétrage par défaut.

 ÉTAPE 3 : SÉLECTIONNEZ OU VALIDEZ LE SCÉNARIO DE REJET 

Rendez-vous dans l'onglet Scénarios du prélèvement. Dans cet onglet, vous déterminez les différents impacts suite à l'indication du rejet. 

Cas 1 - Vous avez configuré vos scénarios de rejet depuis les Paramètres Xplor Resamania

Si vos scénarios de rejet ont été configurés comme recommandé, vous constaterez que l'ensemble des cases correspondant au scénario sont cochées. Vous pouvez ajuster si besoin et valider le scénario.

Si vous souhaitez configurer des scénarios automatisés, cliquez ici.

Cas 2 - Vous définissez les conséquences au moment de déclarer le rejet.

Voici un rappel des conséquences possibles et leur fonctionnement :

• Suspendre les prélèvements du membre : dans ce cas-là, le client sera exclu des lots de prélèvements, car il aura un tag "prélèvements suspendus". À tout moment, il est possible de réactiver ses prélèvements depuis la fiche membre. Attention, les prélèvements sont suspendus d'un point de vue "technique" mais les factures liées aux échéances continuent de se générer.

• Représenter le prélèvement : cela permet de relancer le prélèvement (en l'hébergeant dans un lot futur), en cochant la case qui correspond au moment auquel vous souhaitez le relancer. Il est possible d'exclure de ce scénario les prélèvements qui ont déjà été rejetés.

Que se passe-t-il si vous avez également choisi de représenter le prélèvement ?

Si vous avez choisi de recouvrer le paiement avec la carte bancaire stockée et que vous avez également choisi de représenter le prélèvement, alors le système tentera d'abord de faire payer le client avec la carte stockée puis, si cela ne fonctionne pas, représentera le prélèvement.

• Désactiver le mandat de prélèvement : cela permet d'éviter que le client soit dans le lot de prélèvement et de le faire apparaître sans mandat.

• Résilier l'abonnement lié au prélèvement :vous pouvez résilier tous les abonnements du client à la date d’engagement ou immédiatement et indiquer un motif de résiliation.

• Vous choisissez de résilier à la date d'engagement : quels impacts ?

Dans ce cas, une résiliation “anticipée” est créée pour l’abonnement du client. Étant donné qu’il est engagé, contractuellement, il doit ses échéances. Ainsi, les prochaines échéances continuent à se générer : le client sera en dette tant qu’il n’aura pas tout régularisé.

• Vous choisissez de résilier immédiatement : quels impacts ?

Lorsqu’un abonnement est résilié immédiatement...

• Cas 1 : avec génération de facture :

1. Une facture unique est créée pour couvrir le montant total dû entre la date de résiliation et la fin de l’engagement ou du préavis.
2. Chaque période commencée est due (aucun remboursement partiel).
3. Si des échéances avaient déjà été payées à l’avance, un avoir est généré et ventilé directement sur cette nouvelle facture.
4. Si des factures anticipées existaient, elles passent en completed et leur montant est repris dans la facture de résiliation.

• Cas 2 : Sans génération de facture (option décochée) :

Le système se comporte comme avant : la facturation automatique et les prélèvements sont simplement stoppés après la dernière échéance prévue.

1. La dernière échéance déjà facturée est annulée via un avoir automatique si elle est déjà anticipée.
2. Le club ne récupère pas le montant restant dû jusqu’à la fin de l’engagement ou du préavis.

⚠️ Important : Dans tous les cas, la résiliation immédiate s’applique à l’ensemble des abonnements du client et des options associées, et pas uniquement à l’abonnement lié au rejet de prélèvement.

Une fois les conséquences définies dans le scénario de résiliation, vous pouvez passer à l’onglet Frais de dossier pour compléter la configuration.

• Désinscrire le client de ses réservations à venir : L'ensemble des réservations à venir à compter du lendemain de la date de l'incident seront annulées. Si une réservation a lieu le jour du rejet, alors elle n'est pas annulée. Les contraintes de désinscription indiquées dans les droits de réservation sont outrepassées. 

Attention - Réseau et libre-réservation 🌐

Dans le cas d'un réseau avec planning partagé (ou d’un club depuis lequel vous voyez les réservations du membre dans d'autres clubs) :  le client est désinscrit de toutes les réservations visibles depuis son club de rattachement.

Dans le cas d'une libre-réservation, mais d'un planning non partagé : le client n'est désinscrit que des réservations faites sur son club de rattachement.

• Clôturer le client : il est également possible de clôturer la fiche du client, pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, cliquez ici.

• Frais de dossier liés au scénario

Ajoutez des frais de dossier en cochant la case destinée à cet effet et en renseignant le montant. Il vous sera ensuite proposé de prélever automatiquement ces frais et si oui, à quel moment. Si vous ne choisissez pas de prélever automatiquement les frais, une facture sera simplement créée sur la fiche membre.

• Blocages de réservation et d'accès : v ous avez ici la possibilité de bloquer la réservation en ligne du membre et/ou son accès.
• Recouvrement de paiement si vous tentez de recouvrer le paiement avec la carte bancaire enregistrée.

Ici, vous pouvez indiquer si vous recouvrez le montant dû sur la carte bancaire enregistrée sur la fiche du client ainsi que les frais de dossier s'il y en a.

Quid d'une situation avec recouvrement par CB ?

Si vous avez indiqué dans votre scénario que vous recouvrez par CB un prélèvement, alors aucune conséquence de scénario ne sera appliquée, à l’exception de la création de frais de dossier si cela avait été indiqué.

• Si vous aviez indiqué dans le scénario que vous bloquez les réservations et que le recouvrement via la carte bancaire est un succès, ainsi les réservations ne seront pas bloquées. 
• Si le recouvrement via la carte bancaire échoue, ainsi toutes les conséquences du scénario s’appliquent, y compris le blocage des réservations.